Как да улесним ефективно отдалечена екипна среща

Независимо дали сте мениджър, имате водеща роля във вашата компания или работите по проект, има вероятност да се наложи да улеснявате срещите на екипа. Голям плюс тук е, че можете да организирате своя собствена среща, както сметнете за добре.

Въпреки това има някои големи разлики между срещите лице в лице и отдалечените срещи, които могат да увеличат или да нарушат тяхната ефикасност. Тук разглеждаме някои трудности с улесняването на отдалечени екипни срещи и как можете да ги преодолеете, за да проведете ефективно една.

Плюсове и минуси на улесняването на срещи от разстояние

Приложенията за видеоконференции като Google Meet, Zoom и Microsoft Teams направиха провеждането на срещи онлайн много популярни. С едно натискане на бутон сте готови да тръгнете. Има много предимства от провеждането на екипни срещи виртуално, включително:

• Лесен достъп до цифрови материали, които трябва да споделите.
• Възможност за запис на сесии.
• Не се изискват времеви съображения за пътуване.
• Няма затруднения с резервирането на зали за срещи.
instagram viewer
• Можете да се срещнете с колеги и външни заинтересовани страни от цял ​​свят.

И още много. Въпреки това, има някои бариери при този метод, които могат да попречат на производителността. Някои примери могат да бъдат:

• Технически проблеми с аудио и видео.
• Умора от видеоконферентна връзка.
• Комуникацията е затруднена, когато има много посетители.
• Забавяне или липса на реакция от екипа поради нормално зрително и слухово изоставане.
• Нарушаване на визуалните знаци и езика на тялото.

Има някои аспекти на разговора лице в лице, които просто не могат да бъдат репликирани виртуално. Добрата новина е, че можете да оптимизирате това изживяване с няколко ефективни съвета и трика.

1. Създавайте органични дискусии с дневен ред

Наличието на план за всяка екипна среща е задължително, независимо от това как се доставя. Дневният ред е просто структуриран преглед на това, което трябва да се обсъди. Обикновено те се споделят с вашите участници преди сесията. Това може да стане по имейл или с приложения като Google Workspace, можете включете дневния ред в поканата си в календара.

Но за да проведете ефективна отдалечена среща, трябва да избягвате да изброявате актуализации и напомняния за всички. Вместо това вашият дневен ред трябва да бъде ангажиращ и да предизвиква дискусия. Ето някои идеи:

• Отделете време за чекиране на екип, което не е свързано с работата.
• Започнете с отворена дискусионна тема, за която знаете, че вашият екип ще има мнение.
• Включете само точки, които искате хората да коментират.
• Дръжте дневния ред кратък (хората могат да се концентрират само за ограничен период от време).

Не е нужно да правите всичко това всеки път, но те определено ще насърчат органичния разговор, колкото повече ги правите.

2. Използвайте стаи за почивка

Обикновено срещите на екипа обикновено се съсредоточават около определен дневен ред и са фокусирани върху обединяването на екипа като цяло. Въпреки това е освежаващо понякога да нарушавате тези традиции и да опитате нещо ново.

Zoom, Microsoft Teams и Google Meet имат възможността да създават стаи за разбивка. Това са мини заседателни зали в рамките на среща, така че вашият екип може да обсъжда нещата в по-малки групи.

Това е удобно, ако имате по-голям екип или се срещате с няколко екипа наведнъж. Той също така решава проблема, споменат по-рано, за колегите, които имат затруднения в комуникацията, когато има много присъстващи.

Стаите за разбивки не винаги са подходящи, например, ако имате по-малко членове на екипа. Трябва също така да гарантирате, че всяка дискусия, която се провежда, е необходима, а не просто за запълване на време. След като всички се върнат в главната заседателна зала, можете да поискате обратна връзка относно дискусиите на вашите колеги. Това е така, за да можете да съберете основните точки и да ги продължите напред.

3. Представяне на информация с помощта на Share Screen

Една от трудностите при споделянето на информация от разстояние е, че понякога хората просто не разбират какво казвате. Ето защо, вместо просто да казвате на екипа си какво да прави, защо да не им покажете? Има много предимства от споделянето на вашия екран в приложения за видеоконферентна връзка, включително:

• Осигурява визуализация на вашия екип.
• Отчита се за различни стилове на обучение.
• Дава на вашия екип шанс да наблюдава процесите.
• Добавя допълнителен слой информация, извън слуховото обяснение.

Въпреки това, това не означава, че трябва просто да споделите дневния си ред на екрана, тъй като това е малко вероятно да привлече вниманието на вашия екип. Вместо това помислете кои точки от дневния ред се нуждаят от допълнително обяснение или се нуждаят от придружаващи доказателства. Някои примери могат да бъдат:

• Ако сте установили, че вашият персонал не изпълнява задачата правилно, покажете им как да следват конкретен процес.
• Представяне на данни и изследвания.
• Възможности за обучение.

4. Кога да бъде домакин на среща срещу Изпращане на имейл

Имаше много проведени проучвания, които заключават, че прекомерните срещи вредят на производителността, благосъстоянието и мотивацията на персонала. Колко пъти сте присъствали на видеообаждане, което може да е просто имейл?

Когато сте домакин на събиране, вие по същество прекъсвате работния процес и концентрацията на вашия екип. Поради тази причина трябва да се уверите, че съдържанието е необходимо. Видео разговорите трябва да бъдат запазени за задълбочена дискусия, сътрудничество и насърчаване на ангажираността на екипа. Само защото виртуалните срещи са лесни за резервиране и посещение, не означава, че трябва да разчитате на тях.

Ето някои случаи, в които можете да изберете алтернативи за видеоконферентна връзка:

• Искане на обратна връзка от изпращане на Google формуляр.
• Използвайте месинджър приложение или приложения за асинхронна комуникация за актуализации на състоянието на отбора.
• Изпратете имейл с последните актуализации или новини (които не се нуждаят от обсъждане).

Понякога вашите колеги просто искат да си починат от писането и вместо това да говорят с хора. Това определено е нещо, което трябва да обмислите, но не губете това за срещи, на които всички са без звук и слушат как говорите.

Ефективните отдалечени срещи изискват планиране

Хостването на срещи чрез приложения за видеоконферентна връзка изисква малко по-различно планиране в сравнение с тези лице в лице. Трудностите възникват главно при липса на внимание към присъстващите.

Въпреки това, всяка отдалечена среща може да бъде ефективна с напълно заоблен дневен ред, който използва времето продуктивно. Това означава да проучите теми за дискусия, които наистина интересуват всички участващи, и просто да се придържате към това, което се изисква. Със съветите, разгледани тук, ще имате много практически начини да организирате вашите отдалечени събирания, като ги поддържате ефективни и подходящи за всички участващи.

Как да започнете да използвате Zoom аватари за забавни срещи

Прочетете Следващото