Как да премахнете безпорядъка от хартия и да организирате живота си цифрово

Безпорядъкът от хартия може да е досаден, за да се отървете от него, особено когато има купчини навсякъде. Независимо колко сте внимателни, хартията се натрупва и организирането на големи количества хартия може да бъде непосилно.

Въпреки това, възприемането на екологичен подход към организацията на хартиените носители и използването на цифрова система поддържа пространството ви свободно и удобно. Ето няколко стъпки, които ще ви помогнат да премахнете бъркотията от хартия и да организирате живота си дигитално.

1. Оценете текущото си положение

Разчистването и организирането на вашето пространство може да бъде непосилен и стресиращ процес. Първоначално може да се почувствате несигурни как и къде да започнете процеса на подреждане. Но отделянето на няколко минути, за да оцените текущата си ситуация с безпорядък от хартия, преди да се потопите в цялостно цифрово преобразяване, помага много.

Можете да започнете, като категоризирате документите си според това колко са важни. След това определете къде имате най-много документи, като офис чекмеджета, бюро или рафтове за книги. Освен това определете какви устройства за съхранение и ресурси ще ви трябват за дигитална организация, като a безплатно решение за съхранение в облак, скенер за изображения и мобилни приложения.

Оценката на вашето пространство улеснява премахването на бъркотията и ви позволява да планирате ефективна стратегия за дигитализация. Можете дори да визуализирате цифровата си система и новото си работно пространство, за да ви мотивират за предстоящите задачи.

2. Дигитализирайте съществуващата документация

Може да търсите конкретен документ, но не можете да го намерите, защото работната ви маса е покрита с купища документи, стари сметки, разписки и отпечатани имейли. Дигитализирането на вашата документация означава, че вече няма нужда да пазите или съхранявате купища документи и фактури. Няма да се налага да търсите в шкафове и чекмеджета, за да намерите конкретни файлове.

Дигитализирайте вашите документи, като ги сканирате и съхранявате, което ви позволява да извличате информация, когато е необходимо. Можете да използвате скенер за изображения или приложения за скенер на вашия iPhone и смартфон с Android за заснемане на вашите документи. След това можете да запазите вашите сканирания като JPG или PDF. Това ще ви позволи лесно да споделяте вашите файлове с други, елиминирайки необходимостта от компилиране и изпращане на документи по куриер.

3. Активиране на онлайн фактуриране и извлечения

Представете си, че получавате всичките си сметки, разписки и финансови отчети по имейл. Няма да има нужда да ровите в купчини касови бележки и фактури в търсене на конкретен фиш и вашето място ще бъде без хартия.

С онлайн фактуриране и извлечения вие значително намалявате количеството хартия около вас. Това ви позволява да практикувате опазване на околната среда чрез намаляване на въздействието върху околната среда от производството на хартия.

Можете да получавате всичките си фактури и касови бележки онлайн, което ги прави лесно достъпни през вашето мобилно устройство или лаптоп. Онлайн таксуването също ви помага да проследявате историята на плащанията си и да записвате транзакции и разходи.

Освен това многобройни приложения за мениджър на разписки и безплатни приложения за фактури предлагат функции като проследяване на разходите и напомняния за плащане, които ви позволяват да сте в крак с новостите и да избегнете пропуснати плащания.

4. Автоматизирайте подписването на цифрови документи

Светът е станал толкова дигитален, че можете лесно да маневрирате с неудобството да подписвате документи с химикал върху хартия. с онлайн приложения за подписване на документи, можете да спестите време и да премахнете бъркотията от хартия, генерирана от отпечатването и подписването на физически копия на документи.

Някои платформи за подписване на цифрови документи също предлагат криптиране на данни като мярка за сигурност, намалявайки риска от подправяне на документи.

Възприемането на практика за подписване на цифрови документи ви помага да култивирате мислене без хартия, където ставате по-възприемчиви към възприемане на други практики за разчистване на хартия и организиране на начина ви на живот дигитално.

5. Съхранявайте документи в облака

Облачното съхранение се превърна в един от най-иновативните начини в света за съхранение и запазване на чувствителни данни. Това е чудесен начин да запазите космическата си хартия чиста и организирана. Вече няма да е необходимо да съхранявате или съхранявате много физически копия на документи, елиминирайки необходимостта да съхранявате документи в шкафове, класьори и рафтове.

Съхраняването на вашите файлове в облака също ви помага да управлявате и организирате документите си по-добре. Множество платформи за облачно съхранение предоставят инструменти за лесна организация, осигуряващи лесно извличане на файлове. Технологията за съхранение в облак също така предлага услуги за сигурност от висок клас, които защитават вашия документ, позволявайки ви да споделяте файлове с други безопасно.

Когато не се съхраняват правилно, физическите документи са по-податливи на повреда, загуба и кражба. Съхраняването на вашите файлове в облака обаче гарантира дългосрочно съхранение, предпазвайки вашите документи от повреда и неправилно поставяне.

Освен това облачното хранилище предлага достатъчно място за съхраняване на колкото искате документи и прехвърлянето им на други чрез вашето мобилно устройство или лаптоп.

6. Задайте Printer Defaults на Double-Sided

Двустранният печат включва персонализиране на вашия принтер за автоматичен печат от двете страни на хартията. Това помага за намаляване на количеството хартия в пространството ви.

Отпечатването на по-малко хартия означава намаляване на броя на документите, които физически съхранявате във вашите шкафове и рафтове. Освен това ви насърчава да сведете до минимум използването на хартия и да се стремите към чиста, организирана среда и начин на живот.

Двустранният печат не само ви помага да намалите наполовина обема на бъркотията с хартия; също така ви позволява да спестите разходи за хартия и насърчава опазването на околната среда чрез намаляване на броя на дърветата, използвани за производството на хартия.

7. Елиминирайте тавите за хартия/писма на бюрото

Тавите за хартия на бюрото често се превръщат в удобно място за подреждане на входящи хартии, което причинява бъркотия с хартия. Можете да започнете да организирате живота си дигитално, като премахнете тавите си за хартия. Да, съхраняването на тави за хартия може да бъде изкушаващо, особено когато искате лесен достъп до вашите файлове.

Въпреки това, ако желаете гладко и организирано работно пространство, трябва да изберете дигитален подход към организацията на хартията. Когато тавите за хартия не ви пречат, можете да обработвате и управлявате входящите документи по-бързо и да поддържате бюрото подредено.

Освен това ще прекарвате по-малко време в организиране и почистване на тавите за хартия на бюрото, когато съхранявате и управлявате документите си цифрово. Премахването на тавите за хартия също ви помага да развиете мислене без бъркотия, което ви влияе да приемете по-организиран начин на живот.

Преход в пространство без хартия

Нормално е хартията да се натрупва с времето по време на работа. Въпреки това, възприемането на дигитален подход за организиране на вашите документи и поддържане на пространство без хартия е по-ефективен и устойчив начин за управление на вашия бизнес и живот.

Ще откриете, че дигитализирането на вашата хартия ви помага да организирате ефективно личния и служебния си живот. Той също така дава приоритет на основните документи, което ги прави лесно достъпни и по-добре съхранени.