10 грешки, които правят имейла ви извън офиса непрофесионален

Ще откриете, че работите срещу часовника, преди да излезете в отпуск. Като повечето служители, вие трябва да делегирате задачи, да завършите чакащи резултати и да организирате срещи. Всички тези задължения могат да отнемат цяла седмица.

Като се има предвид вашият забързан график, може да пренебрегнете привидно незначителни, но критични задачи като настройка на имейли извън офиса (OOO). Да, бързате, но моля, не копирайте и поставяйте шаблони. Поддържайте професионален, уважаван имидж дори в почивката си, като избягвате тези 10 грешки в имейла си извън офиса.

1. Съкращение от Out-of-Office като ООО

Използвайте пестеливо съкращението OOO. Въпреки че повечето хора знаят какво означава това, писането на „извън офиса“ изглежда по-професионално. Поддържа официален тон. Консервативните хора може дори да намерят прекомерната употреба на съкращения за неподходяща в бизнес комуникацията.

Същото правило важи и за други акроними. Винаги изричайте първото им споменаване - използвайте жаргон само след като изрично ги дефинирате. Направете разбирането на вашите имейли възможно най-лесно.

Можете да използвате OOO във вашия тема на имейла ако цялата фраза е твърде дълга. В идеалния случай останете под 60 знака.

2. Прекалена употреба на шеги и каламбури

Много служители се шегуват в имейлите си извън офиса. Остроумните забележки за това, че не отговарят, защото пият маргарита или плуват с делфини, са често срещани. Може дори да сте получили някои преди.

Въпреки че хуморът повишава морала и насърчава приятелството, трябва да го поднасяте внимателно. Има време и място за шеги на работното място. А масовото изпращане на каламбури чрез съобщения за извън офиса може да предизвика недоразумения, особено сред тези, които почти не познавате.

Въздържайте се от използване на шеги в имейли извън офиса. Можете да ги изпратите на близки връстници, но избягвайте обидни закачки за вашия работодател и колеги. Използвайте безопасни за работа шеги или никакви.

3. Без посочване кога ще се върнете в офиса

Макар и необичайно, някои хора забравят да споменат датата на връщане в имейлите си извън офиса. Те или използват общи шаблони, или се фокусират върху ненужна информация. Това е непрофесионална и скъпа грешка. Вашите колеги може дори да си помислят, че сте ненадежден, защото пренебрегвате такива важни подробности.

За да осигурите яснота, разбийте своята наличност. Посочете датите си за отпуск и завръщане, след което задайте периоди, през които ще сте онлайн, за да отговаряте на служебни съобщения. Подробните графици минимизират риска от непоискани или погрешно насочени имейли.

4. Липса на уточняване какво представлява извънредна ситуация

Изрично определете какво представлява спешен случай, ако прикачите алтернативни номера за контакт в имейла си извън офиса. Казвайки „Изпратете SMS в случай на спешност!“ е неясна. Някои получатели може да прекрачат границите и да ви бомбардират с искания, свързани с работата, прекъсвайки почивката ви.

За по-голяма яснота дайте примери за инциденти, които вероятно ще се случат. Посочете подходящите канали за неспешни проблеми и протоколи, когато ви изпращаме съобщения директно. И не се колебайте да игнорирате колеги, които пренебрегват тези инструкции.

5. Кажете на всички своя номер за спешни повиквания

Спрете да прикачвате вашите номера за контакт към всичките си имейли извън офиса. Някои хора пак ще прекрачат границите, дори ако зададете ясни протоколи и инструкции. За съжаление, не всеки уважава почивките на своите колеги.

Вместо да спорите с тези хора, ограничете общуването си с тях напълно. Не им давайте вашите данни за контакт. Поверете номера си на няколко ръчно подбрани хора, с които се разбирате в офиса и извън него.

Назначете временно лице за контакт, вместо масово да изпращате личната си информация за контакт. Помолете ги да обработват вашите съобщения по време на отпуската ви. Те трябва да организират висящите задачи, така че да можете бързо да започнете работа, след като се върнете в офиса.

В случаи като тези, наемане на личен асистент е удобно. Ако не можете да получите такъв, попитайте колегите си дали могат временно да отговорят на служебните ви съобщения. Просто се уверете, че следвате правилния процес. Прехвърлянето на работното ви натоварване върху произволни подчинени е обидно и несправедливо.

7. Споделяне на твърде много подробности за това защо сте в отпуск

Прозрачността на работното място е възхитителна, но прекомерното споделяне в имейли извън офиса ви кара да изглеждате непрофесионално. Пазете личния си живот личен. По-голямата част от вашето съобщение трябва да включва датата на връщане и временната ви точка за контакт, а не причината да вземете отпуск.

Освен това не дължите обяснение на връстниците си. Пазете в тайна причината за почивката си, освен ако това не се отразява на бизнес операциите. Да приемем, че вашият партньор е подложен на операция. Просто кажете, че имате някои лични въпроси, вместо да разказвате на всички за спешната медицинска помощ.

8. Казвайки, че периодично ще проверявате входящата си кутия

Избягвайте да казвате, че ще проверявате съобщенията си. Предлагането на постоянна наличност без съображение отхвърля целта на изпращането на имейли за извън офиса. Получателите може дори да не уважат вашия отпуск. Те ще решат, че е добре да ви се обадят и да ви изпратят съобщения, както правят редовно.

Придържайте се към определената от вас дата за връщане. Разбира се, можете да проверявате входящата си кутия, да отговаряте на критични съобщения и да управлявате задачи, но никога не гарантирате наличността си. Вашите колеги нямат контрол върху личните ви дела.

9. Рециклиране на едни и същи общи шаблони за извън офиса

Заетите работници са склонни да рециклират имейлите си извън офиса. Те просто ще копират и редактират старите си съобщения, спестявайки им досадното писане от нулата. Въпреки че е удобен, изглежда мързелив. Някои получатели може дори да почувстват, че сте им изпратили съобщение като закъснение.

Вместо това демонстрирайте професионализъм, като съставяте нови имейли на OOO всеки път, когато излизате в отпуск. Писането не отнема толкова време, колкото може да се страхувате. Можете дори да се вдъхновите от онлайн шаблони или ChatGPT при писане на трудни имейли– просто не ги копирайте и поставяйте.

10. Само изпращане на имейли извън офиса чрез една комуникационна платформа

Настройте съобщения за извън офиса във вашите работни платформи. С модерните компании, които максимизират цифровите инструменти, в днешно време е обичайно офис служителите да жонглират с множество комуникационни канали. Те използват различни приложения за имейли, незабавни съобщения и видео разговори. Покрийте всички тези платформи, за да съобщите ефективно отпуска си; в противен случай някои може да не получат вашата бележка.

Също така променяйте съобщенията си за извън офиса. Имейлите изискват официално формулиране, но можете да следвате небрежен подход в приложенията за незабавни съобщения. Да приемем, че вашият офис използва Slack. Вместо да поставите един и същ имейл извън офиса, създайте кратко, спокойно съобщение и актуализирайте състоянието на потребителския си профил на „Отсъства“.

Управлението на множество работни приложения е неефективно. Повечето работниците губят часове в превключване между платформи— оптимизирайте вашата система за управление на задачи.

Никога не изпращайте друг непрофесионален имейл за извън офиса

Стремете се към персонализиран имейл извън офиса. Той трябва да отговори на въпросите, които вашите ръководители, партньори и връстници могат да зададат. По този начин отсъствието ви няма да повлияе на бизнес операциите.

И опитайте да използвате нови заключителни редове, за да направите имейлите си извън офиса още по-професионални. Казвайки: „Очаквам с нетърпение да чуя от вас!“ звучи далечно. Получателите на вашия имейл ще оценят персонализиран, но същевременно подходящ за работа изход.