Използването на Kanban дъски за вашите проекти е чудесен начин да рационализирате процеса и да увеличите производителността. Независимо дали работите с екип или работите самостоятелно, Kanban дъските визуално представят вашия напредък, което го прави по-лесен за управление.
Тази статия предоставя ръководство стъпка по стъпка за създаване и използване на дъска Kanban в Excel.
Създаване на Backlog за вашата Kanban дъска
Нека започнем, като отворим нова работна книга на Excel. След като отворите, ще намерите раздел с име Лист1 в долната част на работната книга. Щракнете двукратно върху раздела и ще получите Преименуване на лист изскачащ прозорец. Преименувайте листа на Назад.
Ще използваме този лист, за да настроим таблица с неизпълнени задачи на всички задачи на работния процес, които ще формират основата на нашата Kanban дъска.
За да създадете изоставане, следвайте стъпките по-долу:
- Изберете първите няколко клетки от горните два реда и ги обединете, като щракнете върху Обединяване икона, разположена в лентата с инструменти.
- Сега пиши Назад вътре в обединените клетки, за да дадете заглавие на вашата таблица.
- Регулирайте размера на шрифта, цвета на клетката и подравняването на текста на заглавието според вашите предпочитания.
- Тъй като създаваме обикновена канбан дъска, ще добавим две колони към нашето изоставане (под заглавието): Заглавие на задачата и Описание на задачата. (За по-подробно изоставане просто добавете необходимите колони).
- За да добавите граници към таблицата, изберете 12 реда (или колкото е необходимо) под Заглавие на задачата колона. Отидете на Граници икона (до Удебелен икона) и щракнете върху стрелката за падащо меню. Изберете Извън границите опция.
- Направете същото за редовете под Описание на задачата колона.
Вашата таблица с изоставане е готова. Всичко, което трябва да направите сега, е да го попълните и трябва да имате нещо подобно:
Създаване на Kanban Board
Сега, след като имаме нашето изоставане, е време да създадем дъската Kanban, която ще използваме в нашата дъска Kanban. За целта щракнете върху плюс подпишете в долната част на листа, за да създадете и отворите нов лист.
В новия лист нека създадем дъска Kanban, като следваме стъпките, дадени по-долу:
- Създайте заглавието на дъската, като обедините горните клетки и напишете заглавието. Можете да регулирате размера на шрифта и цвета на клетката по ваш вкус.
- Тъй като тук се стремим към простота, ще добавим само три секции на дъската, т.е. Да направя, В ход, и Свършен. (Можете да добавите повече секции, ако вашият работен процес има повече фази).
- Добавете дебели граници към секциите на дъската Kanban, като използвате Граници икона.
Дъската Kanban е почти готова, така че ще преминем към създаването на картите.
Създаване на Kanban карти
Следвайте стъпките по-долу, за да създадете Kanban карти:
- Щракнете с десния бутон върху заглавието на реда и изберете Височина на реда.
- Ще се отвори изскачащ прозорец, където трябва да въведете желаната височина; 25 в нашия случай.
- По същия начин регулирайте височината на реда под него на 50, а този под него на 25.
- Ще получите карта, състояща се от 3 клетки с височините на редовете, както следва: 25:50:25
- Изберете всяка от трите клетки на Канбан картата и добавете граници, като отидете на Граници икона и избиране Дебели външни граници.
- Копирайте новосъздадената карта, за да създадете толкова карти, колкото искате.
- Ще забележите, че размерите на клетките ще бъдат зададени по подразбиране. Така че ще трябва да коригирате размерите на клетките една по една.
- За да стане по-бързо, натиснете Ctrl и изберете всички клетки, които трябва да имат височина на реда 25. Сега щракнете с десния бутон върху някое от заглавията на избраните редове и коригирайте височината на реда (както беше споменато по-горе). Всички избрани редове вече ще имат височина на реда 25.
- Повторете същия процес за всички клетки, които се нуждаят от височина на реда 50.
- Поставете дебела рамка около областта около картите и я запълнете с цвят на фона, за да изглежда естетически.
За да свържете данните в нашия backlog с Kanban картите, следвайте стъпките по-долу:
Добавяне на заглавия на задачи към Канбан картите
За да получим заглавието на първата ни задача от Назад лист:
- Изберете горната клетка (B5) на първата карта и напишете =.
- Отидете на Назад лист и изберете първата клетка (C4) под Заглавие на задачата колона.
- Върнете се към листа Kanban Board и ще видите следната формула:
=Назад! C4
- Натиснете и въведете и ще върне данните в клетката (C4) от листа с неизпълнени задачи (т.е. Проучване в нашия случай).
- Копирайте формулата =Назад! C4 в горните клетки на останалите Канбан карти и променете номерата на клетките за всяка карта. Така че формулата ще бъде =Назад! C5 (съответстваща на второто заглавие на задачата) за втората карта и =Назад! C6 за третото заглавие на задачата и т.н. Канбан картите трябва да изглеждат по следния начин:
Използване на условно форматиране, за да направите картите визуално приятни
Ще видите, че горните клетки на всички карти вече връщат стойностите на Заглавия на задачите колона от Назад лист. Въпреки това, няколко карти (в нашия случай, последните две) връщат 0 в горните си клетки, защото няма стойност в съответните клетки в Назад. За да направим картите визуално приятни, ние ще използвайте условно форматиране в Excel за форматиране на данни и премахнете 0с:
- Изберете всички горни клетки на Канбан картите и отидете на Условно форматиране > Задайте ново правило.
- В Условно форматиране изберете стойността на клетката равно на 0, променете цвят на шрифта до бяло и щракнете Свършен.
Добавяне на описания на задачи към Канбан картите
Ще следваме подобен подход, за да върнем описанията на задачите от Назад към средните клетки на Канбан картите. Само този път формулите ще бъдат =Назад! D4, =Назад! D5и т.н. Точно както при заглавията на задачите, черните клетки от Назад Ще се върне 0, което можете да коригирате чрез условно форматиране, както вече споменахме.
Друг проблем, който ще забележите, когато добавяте описания на задачите към картите Kanban, е, че текстът ще излезе извън клетките. За да предотвратим това, ние ще обвиване на текст в Excel клетки:
- Изберете всички средни клетки на картите.
- Щракнете върху Увийте икона (до Подравнете икона) в лентата с инструменти.
Добавяне на последни щрихи
Въпреки че картите Kanban са готови (и свързани с изоставането), ето няколко допълнителни стъпки, за да ги направите още по-добри:
- Използвайте долната клетка на картите, за да добавите (ръчно) лицето, на което е възложена задачата.
- Подравнете клетъчните данни в центъра на клетката, като използвате Подравнете икона.
- Премахване на линиите на мрежата: Отидете в лентата с инструменти, щракнете върху Преглед раздел и премахнете отметката от квадратчето до Мрежови линии за да ги премахнете.
Създаване на подвижни канбан карти
Ако сте следвали стъпките досега, трябва да имате готови натрупаните задачи, Канбан дъската и Канбан картите. Но няма да можете лесно да местите тези карти по дъската. Следвайте стъпките по-долу, за да направите Kanban картите подвижни:
- Копирайте Канбан картата, която искате да поставите на дъската.
- Щракнете с десния бутон върху дъската, където искате да поставите картата.
- Отидете на Специална паста и изберете Свързана снимка опция (която е последната опция под Други опции за поставяне).
- Следвайте същата процедура за други Kanban карти.
Увеличете ефективността си с помощта на Kanban дъски
Сега, когато имате основна структура на вашата Kanban дъска, зависи от вас да я персонализирате, за да отговаря на изискванията на вашия проект. Чудесен начин да увеличите максимално потенциала на техниката Kanban е да я комбинирате с друга стратегия за продуктивност, като метода GTD.