Лесното сътрудничество е от изключителна важност в ерата на отдалечената работа. За щастие Google има много опции за споделяне, които позволяват на множество потребители да работят по един и същ проект. Познаването кой е направил промени във файл и кога може да бъде от решаващо значение за ефективното управление на електронни таблици.
За щастие Google Sheets има две функции, които ви позволяват да проследявате промените, направени във вашите електронни таблици. Първият е известията на Google Sheets, докато вторият е историята на версиите. В тази статия ще опишем подробно тези основни функции, ще покажем как можете да ги активирате и ще разгледаме защо те могат да бъдат жизненоважни за вашите електронни таблици.
Защо да използвате известия по имейл в Google Таблици?
Когато работите върху голям лист, където множество служители правят промени в електронна таблица, може да бъде предизвикателство да разберете какви промени са направени от всеки сътрудник. Много по-добре е да знаете кой е направил конкретна промяна, особено за ръководителите на проекти.
Можем да проверим с помощта на историята на версиите, за да видим кой е направил промяната. Но сканирането през историята на версиите може да бъде досадно, ако има много случаи. Вместо това можете да използвате известия от Google Таблици. По този начин Таблици ще ви уведомят чрез имейл(и).
Ако сте в движение, трябва да се уверите, че известията за мобилния ви имейл работят, за да не пропуснете нищо.
Как да активирате известия по имейл в Google Таблици
Включването на известията по имейл отнема само няколко минути и след като го направите, то ще остане активно, докато не направите допълнителни промени в настройките. Следвайте тези стъпки, за да включите известията:
- Отворете електронната си таблица, в която искате да активирате известията по имейл.
- Натиснете Инструменти в горната част на вашата електронна таблица. Ще се покаже падащо меню.
- Натиснете Правила за уведомяване, което отваря нов прозорец в средата на екрана.
- Тук можете да зададете правилата. Ако изберете опция от първия раздел, трябва да изберете кога искате да получавате известия. Или изберете: Всякакви промени се правят, или Потребител подава формуляр.
- Във втория раздел можете да изберете Имейл - ежедневен дайджест или Имейл - Веднага.
- Натиснете Запазете когато сте избрали предпочитаните от вас настройки,
Ще опишем всяка от настройките по-подробно малко по-надолу в статията.
Как да добавяте и изтривате правила за уведомяване в Google Sheets
Ако искате да добавите още правила, да редактирате съществуващи или да ги изтриете, отидете на Задайте опция за правила за уведомяване като щракнете върху Инструменти и Правила за уведомяване.
Ако вече имате съществуващо правило за уведомяване, то ще се появи в списъка. Можете да кликнете върху Изтрий или редактиране, или натиснете Добавете друго правило за уведомяване да създадете нов. След като приключите с промените, щракнете Свършен за да ги спаси.
Разбиране на опциите в правилата за уведомяване
Има два раздела в правилата за уведомяване: първият е Уведоми ме в, а вторият е Уведоми ме с.
1. Уведомете ме на [Вашият имейл], когато…
- Всякакви промени се правят: Когато изберете тази опция, всички промени, които правите в електронната таблица, се записват и се информират на потребителя по имейл, незабавно или в ежедневен четим сборник.
- Потребителят подава формуляр: Избирането на тази опция ще ви предупреждава всеки път, когато някой изпрати формуляр. Google Forms ви позволява да свържете вашите формуляри към вашата електронна таблица. Това може да бъде всичко от анкета до формуляр за кандидатстване в университет.
2. Уведомете ме с…
- Имейл - Ежедневна справка: Всеки път, когато бъде избрана тази опция, списък с потребителски промени ще пристигне, когато денят приключи или в определено време. Ако изберете тази опция, ще получавате известия по-късно, а не веднага след като са били направени. Това е от полза за хората, които не обичат да бъдат уведомявани за промени незабавно. Също така е идеален за тези, които работят за огромна компания, където електронната таблица, върху която работят, непрекъснато се променя, за да се избегне запълването на входящата ви кутия с известия. Уверете се, че сте задали часа на пристигане извън вашия период на блокиране на имейл, ако имате такъв.
- Имейл - Веднага: Когато изберете тази опция, ще получавате имейл всеки път, когато се случи промяна в електронната им таблица. Това е идеално за хора, които се занимават с чувствителна информация и искат да получат имейл, ако нещо се промени.
Не бихме препоръчали да използвате тази настройка за лист с повече от двама или трима сътрудници, за да не бъдете бомбардирани с постоянни известия. Ако трябва да използвате този метод, може да е добра идея настройте папка в Gmail за да получавате всички известия.
Защо да използвате историята на версиите на Google Таблици?
Можете да използвате функцията История на версиите на Google Таблици, ако не искате известия по имейл, но следите промените, направени във вашата електронна таблица. Google Таблици дори ще запази малките промени, ако се появят на достатъчно разстояние един от друг, така че не е нужно да се притеснявате, че ще пропуснете важни промени.
Собственикът на електронната таблица и тези с достъп за редактиране на електронната таблица са единствените, които могат да видят историята на версиите на електронна таблица в Google Таблици.
Тъй като промените са в облака, можете да получите достъп до историята на версиите и да намерите точната версия, която търсите. Това е идеално, ако някой от членовете на вашия екип (или вие) е направил грешка и трябва да се върне към по-стара версия. Можете също да наименувате промените, за да знаете коя версия искате.
Как да видите историята на версиите в Google Таблици
Влизам История на версиите на Google Таблици, уверете се, че са направени достатъчно промени в лист, преди Sheets да може да създаде регистър на промените. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да получите достъп до историята на версиите:
- Кликнете върху Файл в горната лента. Това ще покаже падащо меню.
- Там щракнете върху История на версиите.
- Щракнете върху Вижте историята на версиите от менюто. Като алтернатива можете да използвате Ctrl + Alt + Shift + H.
От дясната страна на екрана ще се отвори странична лента. Там можете да кликнете върху трите вертикални точки до по-старите версии и да кликнете върху Възстановете тази версия. Можете също да кликнете върху Наименувайте тази версия да дадете имена на конкретни спасявания. Ако искате да създадете нов екземпляр на електронна таблица, щракнете върху Направи копие.
Когато направите ново копие на електронната таблица, тя ще започне наново и ще има нова история на версиите. Ако все пак искате да следите промените в новата електронна таблица, може да искате да изтриете по-старата, за да избегнете объркване в бъдеще.
Разлики между известия по имейл и история на версиите
Известието на Google Таблици ви позволява да получавате имейли по всяко време, когато потребител промени електронната таблица. Когато използвате хронология на версиите, промените се регистрират само и не се уведомяват активно за потребителя.
Върхът на айсберга
В повечето случаи е добра идея да използвате и двете функции за важни електронни таблици. Въпреки че двете функции, разгледани в тази статия, са чудесни за сътрудничество, те са само малка част от всички инструменти, които Google Sheets може да предложи на екипите, работещи върху електронни таблици.
Има още много какво да научите, така че продължавайте да четете всичко, което тази мощна програма може да предложи.
