Как да намалите срещите на работното място с помощта на документацията за работния процес на Tango

Срещите в реално време задълбочават ли ви деня? Тези взаимодействия могат ненужно да заемат графика ви, когато работите от разстояние. Разбира се, някои срещи са ценни и никога не бихме спорили противното.

Но ако някога сте стигнали до края на видеообаждане и сте го сметнали за загуба на време или още по-лошо, ако искате да сте си водили повече бележки, ще се радвате да чуете, че има алтернатива: документация на работния процес на Tango инструмент.

Как срещите в реално време намаляват производителността?

Инструментите за видеоконферентна връзка се превърнаха в норма в културите на отдалечена работа. Софтуерът като Zoom, Microsoft Teams и Google Meet е неразделна част от поддържането на свързаните и ангажирани разпределени екипи. Но работят ли? Изследванията показват друго.

Проучване на работното място, "Проучването на уеб камерата: Изтощени или ангажирани?“, разгледа отрицателното въздействие от използването на софтуер за видеоконферентна връзка. 49% от работната сила в САЩ, или 32 милиона души, се чувстват

Изгаряне на мащаба поради увеличените срещи, съчетани с натиска да използват уеб камерата си навсякъде.

Връщането на работа след видеообаждане също не е лесно. Богатство докладва, че са необходими 25 минути за възобновяване на фокуса, когато среща фрагментира работния ви поток.

И а Станфордско проучване разкрива, че една трета от работниците нямат минималния показател от 90% интернет свързаност, необходим за посещение на виртуални срещи. Това може да предизвика стрес за служителите, които не могат да си сътрудничат ефективно със своите съотборници.

Как документирането на работния процес облекчава натиска на видео срещите?

Може би си мислите, „само ако имаше друг начин“. И това е мястото, където инструментът за документиране на работния процес на Tango влиза в игра. Tango е безплатно разширение за браузър Chrome, което създава документация за работния процес, включително инструкции и ръководства.

Документацията за работния процес не е подходяща замяна на всички виртуални срещи. Но ако участвате във взаимодействия в реално време, където трябва споделете екрана си по време на среща в Zoom или обяснете процес на вашите съотборници, тогава Tango е фантастична алтернатива за асинхронно използване.

Използвайки разширението на браузъра, вие ще запишете работния си процес на работния плот и ще преминете през точните действия, които трябва да предприемете. Софтуерът създава подробно обобщение на тези действия, което можете да експортирате и споделяте с аудиторията си. Те ще прегледат това асинхронно в свое време, без стреса да се опитват да насрочят среща в реално време с вас.

Какъв тип срещи елиминира тангото?

Тангото е отлична алтернатива на следните видове срещи:

1. Приобщаване

Създайте документация за работния процес на Tango, за да покажете на новите си служители как да се движат около вашите системи. Ще предоставяте бележки за всичко - от влизане в приложения за първи път до персонализиране на тяхното табло. Очаквайте по-малко проблеми с никненето на зъби и по-плавен процес на въвеждане, като имате последователна документация.

2. Инструкции за обучение

Tango може също да създаде вътрешна документация за обучение, която да съхранява в споделен ресурс, до който вашият персонал може да има достъп.

Пример: ако трябва да научите екипа си как да използва нов инструмент за данни, използвайте Tango, за да създадете ръководство стъпка по стъпка. Можете също така да покажете най-добрите работни практики и как да използвате актуализираните функции на продукта.

3. Демонстрации на продукти

Ако имате невероятен SaaS продукт, който да споделите с клиентите си, Tango улеснява демонстрацията как точно да го използвате. Включете тази документация за работния процес в казуси и я споделете като част от вашата презентация.

4. Представления за продажби

Ако изпращате студени заявки до потенциални клиенти или партньори, вече знаете, че да накарате получателя да отвори имейла ви е битка сама по себе си. Но след като прочетат вашето съобщение, те няма да могат да устоят на гледане на бърза демонстрация като част от вашето представяне.

Как да създадете документация без срещи с помощта на Tango

Готови ли сте да започнете? Първата стъпка е да се регистрирате за a безплатен акаунт в Tango, след което инсталирайте разширението за браузър Tango Chrome.

1. Инсталирайте разширението за браузър Tango Chrome

Изтеглете Tango от Уеб магазин на Google Chrome. След това закрепете разширението си, като отидете в лентата на браузъра и щракнете върху Пъзел парче. Намерете разширението Tango и щракнете върху щифта, за да го запишете в браузъра си.

2. Уловете своя работен процес с помощта на Tango

Придвижете се до раздела, където искате да започнете да записвате работния си поток, и щракнете върху щифта Tango в лентата на браузъра си. Натиснете големия лилав бутон, за да започнете да заснемате работния си процес, когато сте готови, след което преминете през стъпките, които искате да запишете.

Tango ще работи във фонов режим за заснемане на екранни снимки и автоматично генериране на описания на вашия работен процес. Трябва да направите корекции?

Използвайте контролера на работния поток в долния ляв ъгъл на екрана, за да поставите на пауза и да възобновите работния си поток, да го завършите или изхвърлете, ако сте доволни от първото заснемане. След като сте доволни, натиснете зелената отметка, за да завършите проекта си.

3. Редактирайте своя работен процес на танго

От екрана на редактора на Tango ще видите вашия автоматично генериран работен процес. За да предоставите допълнителен контекст, опитайте да добавите текст, да създадете или изтриете стъпки, да качите допълнителни екранни снимки или да пренаредите стъпките, ако предпочитате.

Притеснявате се, че чувствителна информация ще бъде видима? Надстройте до изданието Tango Pro за $16 на месец и можете да използвате едно от двете Размазване на живо режим или Размазване раздел в редактора на изображения, когато преминавате през заснетия работен процес.

Трябва ли да отделите нещо допълнително? Добавете полезни стрелки или полета, като щракнете върху Анотирайте.

4. Споделете своята документация за работния процес

Последната стъпка в създаването на професионална документация за работния процес е експортирането и споделянето й. Стъпките са едни и същи, независимо дали искате да го разпространите на вашия шеф, съотборници или клиенти или дори да го публикувате в социалните медии или вашия уебсайт.

Натиснете Споделяне и експортиране в горния десен ъгъл и изберете следните опции:

• Дял: добавете имейл с разрешения за гледане (или редактор с Pro версията)
• Магическо копие: поставете връзката в Google Docs, Notion, Confluence и т.н. или нещо, което поддържа HTML.
• Изтегли: експортирайте работния си процес като PDF.
• Вграждане: копирайте публичен код за вграждане и го поставете в любимия си инструмент.

Завъртане от конференция към заснемане

Следващия път, когато се подготвяте за отдалечена среща за видео разговор, запитайте се дали ще преведете аудиторията си през някакви процеси стъпка по стъпка. Ако случаят е такъв, ще се възползвате от създаването на документация за работния процес, вместо да се опитвате да обясните действията си в разговор на живо.

Използвайте Tango като основен инструмент за асинхронна комуникация във вашия арсенал за производителност, за да уловите работния си поток и да го разпространявате според нуждите.

4-те най-добри инструменти за асинхронна видео комуникация за отдалечени екипи

Прочетете Следващото