4 причини защо Google Sheets е най-добрият софтуер, който можете да използвате като предприемач

Изграждането на вашия бизнес може да ви струва хиляди долари. Това е преди дори да помислите за добавяне на склад, плащане на персонала, намиране на офис пространство и всичко останало.

В модерната ера имате нужда от правилния софтуер и има буквално хиляди SAAS компании, които се борят за вашите стартови долари. Но знаете ли, че Google Sheets може да изпълнява повечето (ако не всички) задачи, които тези скъпи програми могат да изпълняват? Освен това е безплатно.

Прочетете, за да разберете как Google Таблици може да са най-добрият софтуер, който да вдъхне живот на вашия нов бизнес.

1. Google Sheets е кралят на сътрудничеството

Други инструменти за електронни таблици като Microsoft Excel може да имат повече функции и функции от Google Sheets, но те не се доближават до естествените функции за сътрудничество в Sheets.

Дори ако сте самостоятелен стартъп, ще дойде момент, когато ще трябва да споделяте данни с инвеститори, фрийлансъри, данъчни агенти или адвокати. И така, няма ли смисъл да имате готови за използване електронни таблици за лесно споделяне?

Някои от най-добрите функции за сътрудничество в Google Sheets включват:

• Бързо добавяне на коментари и отговори
• В програмния чат
• Многократно редактиране в реално време от отделни компютри
• Интеграция с Gmail Chatspace
• Интеграция с Google Drive

Защитете данните, докато работите в екипни листове

За да илюстрираме мощните функции за сътрудничество на Google Sheets, нека да разгледаме потенциалния недостатък на сътрудничеството: нежелани промени в данните от членовете на екипа. Можете да избегнете това да се случи чрез защитни диапазони или листове от редакции. За да направите това, всичко, което трябва да направите, е:

1. Маркирайте данните, които искате да защитите, и щракнете с десния бутон, за да отворите меню
2. Навигирайте до Още действия с клетки > Защита на обхвата
3. В изскачащото меню се уверете, че диапазонът, който искате да защитите, е в полето, след което щракнете Задайте разрешения (можете също да изберете Лист за защита на целия лист)
4. Изберете кого искате да можете да правите промени в диапазона

Google Meet и Gmail Chat

Не само самите листове са чудесни за сътрудничество. Безпроблемната интеграция с други Google Apps го прави идеален за представяне на онлайн презентации.

Да речем, че имате важна среща с клиент или потенциален инвеститор и трябва да им покажете данни, за да архивирате изявленията си. Можете да направите това, като заредите електронната си таблица директно в обаждане в Google Meet.

Просто се уверете, че първо използвате всички функции, които Google Таблици има, за да направи данните ви смилаеми. Добра практика би била използването на диаграми, централни таблиции условно форматиране, за да направите вашите необработени данни интерпретируеми с един поглед.

2. Шаблони спестяват време и пари

Ако сте малко неопитни в работата с електронни таблици, лесно е да разгледате всички функции и функции в Google Таблици и да останете претоварени. Но през повечето време има съществуващ шаблон онлайн, който можете да използвате. Дори не е нужно да разбирате точно как работи всяка формула и просто да въвеждате числата си.

Най-хубавото е, че можете намерете шаблони на Google Таблици безплатно през повечето време. Има дори такива на началния екран на Google Таблици.

Ето само няколко примера за аспекти на вашето стартиране, които можете да следите с шаблоните на Google Sheets:

• Управление на проекти
• Фактуриране
• Разписания
• Анкети
• Проследяване на данъци
• Управление на логистиката
• Бюджетиране
• Планиране

След като сте малко по-запознати с програмата, можете дори направете свои собствени шаблони така че отговарят на вашите точни нужди.

3. Можете да създавате лесни за четене табла за управление

Както беше обсъдено по-рано, превръщането на необработените данни в смилаеми е жизненоважно за съвместната работа. Освен това улеснява извършването на точни прогнози за бъдещето на вашия бизнес.

Компаниите на SAAS са наясно с това и много от тях таксуват хиляди долари за специализиран софтуер, който може да се погрижи за това. И все пак Google Sheets може да го направи безплатно.

За да направите сами просто табло за управление, ще трябва да изтеглите данни от лист 2 в таблици и графики на лист 1. Разбира се, ако това звучи малко трудно, винаги можете да изберете шаблони.

В библиотеката с шаблони на Google Таблици има няколко шаблона.

Като алтернатива, обикновено търсене в Google трябва да даде съвпадение за точния тип шаблон, от който се нуждаете.

Някои страхотни идеи за табло включват:

• Проследяване на показателите на уебсайта
• Данни за продажбите
• Ефективност на служителите

Можете дори да създадете табло за управление, което се занимава с всеки източник на данни, запазен в електронни таблици във вашия Google Drive. Тогава просто импортирайте данни в новия си лист и го форматирайте съответно.

4. Можете да получите достъп до вашите данни навсякъде и по всяко време

Много от нас започват собствен бизнес, за да избягат от надпреварата с плъхове 9-5. Само за да открием, че трябва да работим повече часове. Това е особено вярно, когато компанията е в начален стадий.

Докато стартирате бизнеса си, ще откриете, че ще трябва да проследявате данни, когато не сте очаквали. Ето защо разполагането на всичките ви електронни таблици в облака може да бъде благословия.

Ето един прост пример как това може да помогне.

Да приемем, че някой от вашите служители се обажда и казва, че трябва да направи промени в защитен диапазон в създадена от вас електронна таблица. Замисляш се и разбираш, че са прави.

Единственият проблем е, че сте навън със семейството си и не можете да стигнете до компютър. Сега служителят губи време, без да работи по въвеждането на данни. Можете да преминете към телефона си за няколко секунди и да промените разрешенията отвсякъде.

Подобен сценарий може да възникне, когато трябва да направите бързи промени преди среща. какъвто и да е случая, облачни изчисления е бъдещето, особено за развиващия се бизнес.

Увеличете максимално потенциала на фирмата си с Google Таблици

Използването на тези четири функции на Google Sheets ще помогне на вашия бизнес да започне бързо. Но те са само малка част от това, което програмата може да направи за вас. Не забравяйте да разгледате другите ни уроци за Google Таблици, за да разширите това, което вече сте научили, и да продължите да учите, докато бизнесът ви расте.

8-те най-добри начина да използвате Google Sheets като професионалист

Искате ли да извлечете максимума от Google Таблици? Ето как да използвате Google Таблици като професионалист, за да вършите нещата бързо и лесно.

Прочетете Следващото

За автора