Кажете сбогом на проблемите с воденето на бележки и здравейте на подобрената продуктивност.
Ако отговаряте за воденето на бележки от срещата и споделянето им с вашия екип, знаете колко трудно може да бъде да следите всичко, докато срещата се развива. Трябва да останете организирани, да напишете ключови точки, да прецизирате детайлите и да посочите елементи за действие за присъстващите, докато участвате в срещата.
За щастие, шаблонът за бележки от срещи на Google Документи опростява този процес. Тази функция е проста, но може значително да подобри продуктивността на вашата среща.
Как да създавате и споделяте бележки от срещи в Google Документи
Шаблоните са хлябът и маслото на продуктивността. Вместо да харчите ценно време за изграждане на последователна структура за вашите бележки, можете да използвате Шаблони на Google Документи и се фокусирайте върху важните неща. Този шаблон получава подробностите за срещата от вашия дневен ред на срещата в Google Календар— което ви позволява бързо да си водите бележки и да ги споделяте с колеги.
Създаването и споделянето на бележки от срещи с помощта на вградения шаблон на Google Документи е доста лесно. Ето какво ще трябва да направите:
- Отворете файла си в Google Документи.
- Тип @ в документа и изберете Бележки от срещата (намира се под Изграждащи блокове) от падащото меню.
- Ще се появи меню, попълнено с всички събития от вашия календар в Google. Изберете съответната среща или събитие.
- Добавете присъстващите и започнете да записвате бележките си.
За да прикачите бележките от срещата към събитието в календара, щракнете върху Прикрепете бутон вдясно. Това ще позволи на присъстващите да имат достъп до бележките на срещата от своя календар в Google.
Като алтернатива можете да изберете да изпратите бележките от срещата на присъстващите по имейл. За да направите това, щракнете върху икона на плик наляво.
Можете също да прикачите всякакви допълнителни файлове от Диск към вашите бележки от срещата. За да направите това, щракнете върху трите точки вляво и щракнете Прикачете файлове от Диск.
Как да създавате и присвоявате елементи за действие в Google Документи
По време на срещата вашият екип вероятно ще се споразумее за някои елементи за действие които трябва да бъдат завършени. Google Документи предоставя лесен начин за записване на тези елементи за действие и присвояването им на конкретни членове на вашите екипи, което позволява лесни последващи действия. Ето как можете да направите това:
- Избройте задачите, които трябва да бъдат изпълнени под Екшън елементи.
- Щракнете двукратно върху задачата, за да я маркирате.
- Щракнете върху Добави коментар икона и въведете своя коментар.
- В същото текстово поле въведете знак при (@), последвано от името на лицето, отговорно за задачата.
- Поставете отметка в полето за коментар, за да възложите задачата. Трябва да поставите отметка в това квадратче, за да може лицето да получи известие за елемента за действие.
- Накрая щракнете Присвояване.
Предимства от използването на Google Документи за водене на бележки
Използването на шаблон за водене на бележки на Google Документи може да повиши производителността на вашата среща и да увеличи сътрудничеството. Основното предимство на използването на Google Документи пред други инструменти за водене на бележки за срещи е, че ще работите в познато работно пространство и не е нужно да инсталирате нищо ново.
Ето още няколко причини, поради които трябва да започнете да използвате Google Документи, за да записвате важни бележки и елементи за действие:
1. Сътрудничество в реално време
Инструменти за сътрудничество в реално време на Google Документи позволи на всички присъстващи на срещата да виждат актуализации, възложени задачи и завършени елементи, когато се случват.
2. По-добра отчетност
Присвояването на елементи за действие с квадратчета за отметка на подходящи членове на екипа гарантира отчетност и може да насърчи екипа ви да изпълнява задачите навреме.
3. Отдалечена достъпност
Тъй като Google Docs е базиран на облак, вашите бележки от срещата са достъпни от всяко място с интернет връзка. Членовете на екипа могат да преглеждат, редактират и проследяват бележки и задачи, независимо от тяхното физическо местоположение.
4. Времева ефективност
Удобният за потребителя интерфейс и вграденият шаблон за водене на бележки ви освобождават от досадното организиране на бележки по време на срещата. Това ви позволява да участвате активно в срещата, вместо да се затъвате във водене на бележки и организация.
Оптимизирайте бележките от срещите с Google Документи
Създаването на бележки за срещи с помощта на Google Документи е възможно най-лесно. Тази изящна функция ви позволява да записвате бележки по-бързо и по-ефективно от преди.
Освен това безпроблемната интеграция с Google Календар гарантира, че вие и всички други участници можете да преглеждате, сътрудничите и проследявате задачи в реално време. Възприемайки този шаблон, можете да увеличите производителността и да подобрите сътрудничеството във вашия екип.
