Как да си сътрудничим в реално време върху Word документ

Работата с други хора върху документ на Word може да бъде истинско предизвикателство. Дори за опитни потребители на Microsoft 365 може да се окаже предизвикателство да редактират и преглеждат споделени документи.

Въпреки това можете лесно да си сътрудничите в реално време върху документ на Word, като същевременно следите всички промени и ги одобрявате или отхвърляте. Ще разгледаме необходимите инструменти и как можете да ги използвате за най-ефективно сътрудничество.

Какво ви е необходимо, за да работите съвместно върху документ на Word?

Ако искате да си сътрудничите в реално време върху документ на Word, трябва да го запишете във вашия акаунт в OneDrive. За да направите това, отворете документа, отидете на Файл > Запиши като, и го запазете в OneDrive.

Освен това препоръчваме да използвате по-нова версия на Microsoft 365 и да имате активен абонамент. Според Microsoft, все още можете да редактирате документа едновременно с други хора, но няма да имате функцията за сътрудничество в реално време.

За да видите промените на други хора, трябва периодично да опреснявате документа. Ако абонаментът ви е изтекъл, има няколко начина да го направите вземете отстъпка за нов абонамент за Microsoft 365.

Как да споделяте документ на Word

След като вече знаете какво ви трябва, за да работите с други хора върху един и същ документ на Word, нека да разгледаме как можете да го споделите. Първата опция е да го споделите от Word. Отвори Файл меню и изберете Дял.

Ще забележите, че има две различни опции:

• Споделете с имейл. Трябва да въведете имейл адресите на хората, с които искате да споделите документа.
• Споделете с връзка. По този начин всеки, който има връзката, може да получи достъп до документа. Ако трябва да споделите документа с много хора, тази опция може да е по-ефективна. Ако обаче работите върху нещо поверително, може би е по-добре да добавите ръчно всеки участник.

Без значение кой метод използвате, отделете време и задайте правилните разрешения. Щракнете върху редактиране и изберете дали хората, с които споделяте документа, могат само да го преглеждат или редактират.

След това щракнете върху Настройки за споделяне опция. Там можете да зададете дата на изтичане на документа и дори да зададете парола, за да запазите информацията защитена. След като сте доволни от настройките си за споделяне, щракнете Приложи.

Като алтернатива можете да споделите документа на Word чрез OneDrive, като щракнете с десния бутон върху файла и изберете OneDrive > Споделяне. След това ще трябва да зададете настройките за споделяне, както е показано по-горе.

Как да проследявате и преглеждате промените в Microsoft Word

В зависимост от зададеното разрешение хората, с които сте споделили документа, могат да го редактират. За да следите промените, направени от всички, трябва да включите Проследяване на промените особеност.

За да направите това, отворете Преглед и се насочете към Проследяване меню. Ето, отворете Проследяване на промените меню и изберете За всички. Когато функцията е активирана, Word ще подчертае добавения текст, докато премахнатият ще бъде маркиран със зачертано.

Сега, ако искате да попречите на някой друг случайно да изключи тази функция, щракнете върху Проследяване на заключване опция и задайте парола. По този начин можете да сте сигурни, че не пропускате никакви промени, направени в документа.

Изберете Как се променя дисплеят на Microsoft Word

За по-голяма ефективност Word ви позволява да изберете как да показва промените, направени в документа. В Преглед отворете падащото меню до Показване за преглед икона. Там изберете една от следните опции:

• Оригинален. Показва ви оригиналния документ. Това обаче няма да премахне никакви коментари или промени, направени от други.
• Без маркиране. Премахва маркирането и ще покаже документа с промените, които вече сте одобрили.
• Цялата маркировка. Показва всички промени, като използва различен цвят за всеки сътрудник.
• Обикновено маркиране. Маркира промените с червена линия.

Как да приемете или отхвърлите промени в Microsoft Word

За да приемете или отхвърлите промени, щракнете с десния бутон върху проследената промяна и изберете някоя от двете Приемете вмъкването или Отхвърляне на вмъкването, в зависимост от това дали някой е добавил или изтрил текст. Ако някой друг е изтрил част от документа, ще видите Приемете изтриването и Отхвърляне на изтриването настроики.

Въпреки че процесът е прост, може да пропуснете някои промени, ако има много сътрудници, които работят върху един и същ документ. Ако искате да сте сигурни, че не пропускате нищо, използвайте Промени раздел вместо ръчно преминаване през документа. Ето, използвайте Предишен и Следващия бутони за навигиране през промените.

Има повече начини за управление на проследяваните промени. Например, можете да щракнете Приемам > Приемам и преминете към следващия. Ако вече сте обсъдили с вашите колеги редакциите, можете да използвате Приемете всички промени опция.

По същия начин можете да отхвърлите промените, като щракнете върху Отхвърляне бутон или Отхвърляне > Отхвърляне и преминаване към следващия. За да изтриете всички промени, отидете в раздела Преглед, щракнете върху стрелката по-долу Отхвърлянеи изберете Отхвърляне на всички промени. Това може да бъде наистина полезно, ако някой импортира голям обем данни в Word без първо да се консултира с вас.

Използвайте панела за преглед, за да проследявате промените в Microsoft Word

Друг ефикасен начин за проследяване на всички модификации е използването на панела за преглед. Този инструмент ще ви покаже броя на видимите проследени промени и коментари във вашия документ.

За достъп до него отидете на Преглед > Проследяване и щракнете върху Панел за преглед. След това изберете един от Вертикален панел за преглед или Хоризонтален панел за преглед настроики.

Как да проследявате промените, направени от определени хора в Microsoft Word

Може да е по-ефективно да сортирате промените по автор. За да направите това в Microsoft Word, отидете на Преглед > Проследяване и разширете Показване на маркиране меню. Там изберете Конкретни хора и премахнете отметките от всички квадратчета, с изключение на тези, съответстващи на авторите, чиито промени искате да прегледате.

Как да спрете споделянето на документа или да промените разрешенията в Microsoft Word

Ако искате да спрете да споделяте документа с конкретни сътрудници, отворете документа и се насочете към Дял меню. Там изберете Управление на достъпа.

За да премахнете достъпа до някой от сътрудниците, изберете потребителското му име. След това щракнете Директен достъп и отворете падащото меню. Изберете Премахване на достъпа и потвърдете действието. Друга възможност е да използвате същото меню, за да промените начина, по който те могат да имат достъп до споделения документ.

Сътрудничете с лекота в Microsoft Word

Използването на инструментите за сътрудничество на Microsoft Word може да ви спести много време, тъй като не е нужно да изпращате имейл на членовете на екипа си за промени, направени в документа. Освен капацитета си за сътрудничество, Microsoft Word има много функции и инструменти, така че не се нуждаете от друг текстообработващ процесор, за да завършите проектите си. Например, можете да конвертирате таблици в графики или да превеждате езици в движение.