Омръзна ли ви да казвате „Не съм се чувал с вас“? Ето няколко по-добри начина да поискате последващи действия в имейл.
Хората често започват последващи имейли с една и съща начална линия: „Все още не съм чул от вас“. Въпреки че е директен, той изглежда и груб. Трябва внимателно да изберете израза си, за да предадете настоятелен, но учтив тон, когато изпращате служебни имейли.
Получателите вероятно получават десетки съобщения, започващи с „Все още не съм получил от вас“, така че опитайте да използвате друг начален ред. Ето някои професионални, лесни за работа начини да поискате последващи действия.
1. „Просто проследяване, ако сте имали възможност да [Вмъкнете предварителна заявка]“
„Само проследяване, ако сте имали възможност да [искате]“ е скромно, но проактивно последващо съобщение. Насърчава бързите отговори, без да звучи пасивно-агресивно. Получателите предпочитат нежни побутвания и фини препратки към предишни молби по-добре от отваряне, предизвикващо вина.
Освен това този ред предполага, че всеки забавен отговор е непреднамерен. Емпатичният подход изгражда разбирателство – по-вероятно е да предизвикате положителна реакция, ако проявите внимание към ситуацията на другата страна.
Вземете имейла по-долу като пример. Подателят избягва продажбен тон, като задава внимателен, но проактивен въпрос, преди да вмъкне кратък призив за действие (CTA).
2. „Беше страхотно да те видя на [Събитие или събиране]“
Редът „Беше страхотно да те видя на [събитие или събиране]“ е удобен ледоразбивач. Установява, че вече сте се срещали лично с получателя и си припомня споделени моменти. Хората дават приоритет на имейлите от тези, които познават, а не от непознати.
Позоваването на предишни разговори също ви помага да преминете към всякакви оферти или представяния, без да звучите продажно. Внезапното отпадане на CTA само ще отблъсне читателите. За да предизвикате благоприятен отговор, първо изградете професионални отношения и спечелете доверието на другата страна.
Работата в мрежа надхвърля простото изпращане на покани в LinkedIn. Използвайте ефективно съвети за работа в мрежа за напредък в кариерата, като изграждане на онлайн присъствие и дефиниране на ясни цели.
3. „Просто изпращам това съобщение в горната част на входящата ви кутия“
Кажете „Просто изпратете това съобщение в горната част на вашата входяща кутия“ за безгрижно, но спешно отваряне. Той подчертава важността на бързите отговори, без да ви кара да изглеждате нетърпеливи. Получателите ще оценят вашето внимание към техните заети входящи кутии.
Използването на тази линия също ви спестява досадното изпращане на съобщения. Просто се уверете, че отговаряте на правилната нишка, така че получателите да могат бързо да препратят предишни части от разговора.
4. „Входящата ви кутия трябва да бъде заредена веднага. Бихте ли предпочели да обсъдим [Вмъкнете въпрос] пред бързо обаждане?“
Проследяването на по-сложни теми се нуждае от конкретни планове за действие. Вместо просто да изпратите друго съобщение, предложете ясно, просто решение за постигане на общи цели. Да приемем, че представяте критичен проект. Можете да ускорите процеса, като кажете: „Входящата ви кутия трябва да се зареди точно сега. Бихте ли предпочели да обсъдим [въпрос] вместо бързо обаждане?“ Това е директно и проактивно, но уважително.
Използвайте приложения за планиране на срещи като Calendly или Rally, когато решавате часа и датата на вашето обаждане. Те елиминират ненужните имейли напред-назад при запазване на срещи.
5. „Просто изпращам нежно напомняне за [Вмъкване на задача], тъй като е чувствително към времето“
Поемете контрола над разговора, като кажете: „Просто изпращам нежно напомняне за [задача], тъй като е чувствително към времето.“ Това е авторитетно, но изпълнено с уважение начало, което привлича вниманието на читателя. И като обяснят спешността на ситуацията, те ще разберат по-добре защо сте изпратили последващо съобщение.
Използвайте тази линия пестеливо - постоянно заяждане и микроуправлението на вашия екип възпрепятства продуктивността.
6. „Извиняваме се за неудобството, но [Вмъкнете заявка]“
Редът „Извинете за неудобството, но [заявка].“ е кротко, учтиво начало за последващи действия. Използвайте го, когато молите за услуги или помощ. Получателите може да ви игнорират напълно, ако вашият имейл просто ги бомбардира с искания.
Макар и уважително, съветваме да не го казвате в началото на разговорите. Хората с лоши намерения се възползват от тези, които са ненужно извинителни или прекалено учтиви. Запомнете: не всеки заслужава вашата доброта.
7. „Просто исках да проверя дали [Вмъкнете въпрос]?“
„Просто исках да проверя отново дали [вмъкнете въпрос]?“ е неутрален. За разлика от други отвори, това не предполага, че читателят е пренебрегнал вашите предишни имейли. Това е просто, ясно проследяване, което позволява на другата страна да се извини за забавянето или да обясни ситуацията.
Кратките начални редове също премахват бъркотията във вашите имейли. Получателите често забавят четенето и отговарянето на съобщения с дълго, досадно въведение. Спрете да се мотаете около храста, иначе ще загубите вниманието им.
8. „Има ли нещо друго, с което бихме могли да помогнем [Вмъкнете проект или задача], за да тръгнете топката?“
Можете да кажете: „Има ли нещо друго, с което бихме могли да помогнем [вмъкнете проект или задача], за да тръгнете топката?“ за по-агресивни, директни терени. Той казва на получателите, че сте готови да сключите сделката по всяко време. Като се има предвид неговият продажбен тон, използвайте го само за тези, които вече се интересуват от правене на бизнес с вас.
9. „Исках да попитам дали все още се интересувате от [Вмъкнете оферта] и да проверя отново с вас, преди да финализираме всичко от наша страна“
„Исках да попитам дали все още се интересувате от [оферта] и да проверя отново с вас, преди да финализираме всичко от наша страна.“ Това е проактивен, но учтив начин за сключване на сделки. Първата част изисква директно потвърждение. Това означава, че сте протегнали ръка, защото получателят се интересува от вашата оферта.
Междувременно второто твърдение демонстрира мислене, ориентирано към клиента. Независимо от естеството на вашата сделка, бизнес партньорите са по-склонни да реагират положително, ако дадете приоритет на техните нужди.
Рационализирайте процеса на затваряне с софтуерни програми за управление на договори. Той създава защитени цифрови копия на вашето споразумение, които всички страни могат да подпишат.
10. „Просто сблъсквам това съобщение, в случай че се е изплъзнало из мрежата“
Казването на израза „просто сблъсквам това съобщение, в случай че се е промъкнало в мрежата“ звучи достъпно. Изпраща нежно напомняне, като същевременно поддържа положителен тон. Другата страна няма да се чувства неудобно от ненавременната си реакция, като по този начин насърчава отношения на сътрудничество и разбиране.
Това каза, избирайте внимателно вашите идиоми. Въпреки че придават цвят на разговорите, необичайните фрази създават недоразумения. Използвайте само едно на всеки няколко съобщения и се уверете, че читателите ще го разберат въз основа на контекста.
Изпращайте учтиви, професионални последващи имейли
Няма универсален шаблон за работна комуникация, така че персонализирайте началните редове по-горе съответно. Общият ви тон ще зависи от характера на вашия разговор. Например, можете да използвате небрежни фрази с връстниците си, но сериозните работни имейли изискват официален език.
И не спирайте да редактирате в началния ред. Вашият имейл трябва да има солидно въведение, ангажираща основна част и силна заключителна линия, за да оставите солидно впечатление. В противен случай получателите може да не ви приемат на сериозно. Редактирайте черновата си няколко пъти за проблеми, които ви карат да изглеждате непрофесионално, например правописни грешки, пух и ненужни прикачени файлове.
