Как да използвате функцията TOCOL в Microsoft Excel

Microsoft Excel може да се похвали с разнообразие от начини да превърнете вашите данни в ценни прозрения и след като се научите да се ориентирате, може лесно да се потопите в това да извлечете максимума от вашата електронна таблица.

Но какво ще стане, ако вашите данни не са готови за използване веднага? Ами ако ви е било дадено в неорганизирана бъркотия? За щастие Excel предлага функции за бързо реорганизиране на вашите данни и един от тези инструменти е функцията TOCOL.

Какво представлява функцията TOCOL в Microsoft Excel?

Функцията TOCOL трансформира определен набор от данни или масив в една колона. Реорганизирането на набори от данни в колони би било предизвикателна и отнемаща време задача за ръчно изпълнение, особено ако искате да изчистите празни пространства или грешки, които тази формула отчита.

Разбиране на синтаксиса на функцията TOCOL

Пълният синтаксис на функцията TOCOL се показва, както следва:

=TOCOL(масив, [игнориране], [сканиране_по_колона])

Функцията TOCOL съдържа три аргумента. The масив аргумент указва клетките, които ще бъдат пренаредени в колона.

Въпреки че не е задължително, можете да посочите дали клетките могат да се пропускат (и при какви критерии) чрез игнорирайте аргумент. Аргументът за игнориране позволява четири критерия:

• "0", по подразбиране, запазва всички стойности.
• „1“ казва на функцията да изключи празни клетки.
• „2“ инструктира функцията да изключи клетки, които съдържат грешки (като „#NAME!“ или „#VALUE!“, например).
• „3“ инструктира функцията да игнорира както празните клетки, така и клетките с грешки.

Можете да инструктирате Excel как да компилира колоната чрез опцията сканиране_по_колона аргумент. Ако този аргумент е включен и зададен на TRUE, функцията ще добави стойностите във вертикален ред, колона по колона. Ако аргументът е зададен на false или не е включен във функцията, TOCOL ще добави стойности в хоризонтален ред, ред по ред.

Ето пример за разликата, както се показва чрез масив от календарни дни с изключение на празни клетки:

Функциите, които са част от масив, ще бъдат пренесени в новата колона. Въпреки това е добра идея да проверите отново и да се уверите, че са разрешени правилно, независимо дали е a проста логическа функция в Excel или нещо по-необичайно, като една от функциите COUNT за анализ на по-високо ниво.

Използване на функцията TOCOL в Microsoft Excel

Нека създадем пример, в който имаме масив от разхвърляни данни, които бихме искали да организираме по-добре. Това са предимно числа, но също така включва някои празни места и грешки, които не са полезни за нас.

За да преобразувате този масив в колона, щракнете върху клетка H2 и в клетката или лентата с формули въведете формулата по-долу и натиснете Въведете.

=TOCOL(B2:F5)

Виждаме, че нашият масив е преобразуван в колона, но забележете, че грешките все още са налице. Празните места в оригиналния масив са попълнени с нули. Въпреки това можем лесно да редактираме формулата, за да премахнем тези проблеми.

Щракнете върху клетка J2 и в клетката или лентата с формули въведете формулата по-долу и натиснете Въведете.

=TOCOL(B2:F5;3)

Това е същата формула като тази до нея в H2, с изключение на това, че добавя аргумента „игнориране“, зададен на стойност „3“, „игнориране на празни места и грешки“, за премахване на тези записи от нашия нов набор от данни. Единственият буквено-цифров запис, който остава, всъщност не е грешка; тя просто служи като начин да се покаже, че тази формула работи както с текстови, така и с числови стойности.

Лесно организирайте вашите данни за подобрена продуктивност

Обърканите данни понякога могат да изглеждат като неочаквано препятствие пред производителността на електронните ви таблици в Excel. Но с функции като функцията TOCOL не е задължително да е така. Можете бързо и лесно да реорганизирате вашите данни, за да ги направите по-управляеми за работа, без това да ви забавя или да ви държи далеч от други задачи.

Има и много други начини да организирате и изчистите електронната си таблица, като ускорите работата си и направите листите си гъвкави и разбираеми.