8 съвета, за да извлечете максимума от вашето приложение за водене на бележки

Воденето на бележки е основно умение, което ви помага да организирате мислите и задачите си и да напредвате ефективно в работата. И тъй като вашият смартфон или лаптоп е вашият ежедневен помощник, воденето на бележки в движение е по-лесно от всякога.

Въпреки че има няколко налични приложения за водене на бележки, всяко от които предоставя уникални функции, повечето от тези инструменти също споделят подобни функции. Независимо от приложението за водене на бележки, което използвате, ето няколко съвета, които да ви помогнат да извлечете максимума от него.

Винаги ще има моменти, когато трябва бързо да напишете идея или важна информация. Приложението ви за водене на бележки обаче може бързо да се обърка, ако нямате начин да организирате бележките си и каква полза би било, ако не можете да намерите информацията, когато имате нужда от нея? Повечето приложения за водене на бележки предлагат няколко начина за организиране на вашите бележки, включително папки и тагове.

Папките са чудесни за групиране на свързани бележки или теми и за отделянето им от другите бележки. Например, можете да създавате папки за работа, училище, четене или филми и да съхранявате всички свързани бележки във всяка папка. Ако използвате конкретни папки повече от други, можете да им дадете място на първия ред, като ги маркирате като любими или ги добавите към страничната лента на приложението.

Етикетите са друг полезен начин за организиране на вашите бележки, тъй като ви позволяват да добавяте ключови думи към всяка бележка, която по-късно можете да използвате за търсене и сортиране на вашите бележки. Например, ако маркирате няколко бележки с конкретна дата, можете бързо да изтеглите всички бележки, свързани с тази дата, независимо от техните папки.

2. Използвайте конвенция за последователно именуване

Добре е да сортирате бележките си с помощта на папки и етикети, но ако нямате последователна конвенция за именуване на бележките си, ще бъде трудно да ги различите.

Колко често сте търсили бележка въз основа на това, което смятате, че сте я кръстили, само за да намерите множество документи с подобни заглавия или нищо? Най-добрият начин да избегнете това е да използвате проста и последователна система за именуване.

Някои най-добри практики за наименуване на вашите бележки включват:

1. Използвайте прост и последователен формат (например YYYYMMDD_Title).
2. Включете кратки и смислени ключови думи в заглавието, така че да е лесно за търсене по-късно.
3. Избягвайте специални знаци като !, ?, или * тъй като те могат да бъдат трудни за търсене.
4. Използвайте обща, съкратена версия на темата/темата, ако е дълга (например „Fin_Strat“ за „Финансови стратегии“).

Следвайки тези най-добри практики или създавайки свои собствени, можете да разработите предвидима система за именуване, която прави много по-лесно намирането на бележките, от които се нуждаете, когато ги търсите. Най-важното е да сте последователни и да използвате система, която работи за вас.

3. Използвайте функцията за запис на глас

Някои от най-добрите приложения за водене на бележки предлагат функции за запис на глас, които ви позволяват да записвате аудио бележки, което ви позволява да улавяте идеи, дори когато нямате време да ги запишете. Тази функция може да бъде полезна по време на срещи или лекции, където искате да заснемете всички подробности, но не можете да пишете толкова бързо, колкото говори говорещият.

По същия начин, ако по някаква причина не можете да напишете бележките си, може би защото ръцете ви са заети с нещо друго, тогава можете да се възползвате от функцията за преобразуване на говор в текст на телефона си, за да диктувате бързо идеи във вашите бележки ап. И двете функции могат да ви спестят време и да улеснят улавянето на мислите ви в движение.

4. Защитете бележките си с парола

Вашето приложение за бележки вероятно съдържа чувствителна лична и професионална информация, като пароли, данни за контакт или финансови записи. За да сте сигурни, че тези данни остават защитени и за да извлечете максимума от приложението си за водене на бележки, е важно да защитите бележките си със силна парола.

По този начин, дори ако някой друг има достъп до вашия смартфон, той няма да има достъп до тази информация. Трябва да намерите тази функция в настройките на повечето приложения за водене на бележки.

5. Синхронизирайте бележките си на различни устройства

Една от най-важните функции, които можете да използвате в приложението си за водене на бележки, е възможността да синхронизирате вашите бележки на множество устройства и платформи. Например, винаги когато имате идея, можете бързо да я запишете в приложението си за водене на бележки на вашия смартфон и след това да получите достъп или да направите ревизии на бележката от вашия лаптоп или таблет.

По този начин можете лесно да следите всичките си идеи и задачи, без да пропускате нищо. Докато повечето приложения за водене на бележки запазват и синхронизират данни автоматично, понякога може да искате да направите това ръчно, ако не сте били свързани с интернет, когато сте създали бележка.

Освен това, за допълнителна предпазна мярка, може да искате да експортирате вашите бележки и да запазите копие на вашия компютър или решение за съхранение в облак. По този начин, ако има проблем с вашето устройство или приложение, винаги можете да възстановите вашите бележки и да гарантирате, че най-важните ви бележки остават в безопасност.

Свързването на вашето приложение за водене на бележки с други инструменти във вашия набор от инструменти е чудесен начин да спестите време и да увеличите максимално ефективността. Например един от най-добрите трикове, за да извлечете максимума от Evernote е да го свържете с вашия акаунт в Google Календар. Това ви дава изглед от птичи поглед на вашите бележки и събития в календара, което ви позволява да планирате деня си по-ефективно.

Това е само върхът на айсберга, тъй като може да успеете да свържете приложението си за водене на бележки със Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook и Gmail, за да назовем само няколко. Това е един от основни неща, които трябва да имате предвид, преди да изберете следващото си приложение за водене на бележки.

7. Използвайте шаблони

Шаблоните са удобна функция, която много приложения за водене на бележки предлагат, тъй като ви помагат да спестите време. Те са особено полезни за повтарящи се задачи, изискващи един и същи вход, като планиране на дневен ред на среща, водене на дневник или водене на бележки по време на мозъчна атака. Тези шаблони обикновено могат да се персонализират, което ви позволява да ги настройвате според вашите нужди.

8. Добавете напомняния към вашите бележки

Един от най-добрите начини да се възползвате максимално от вашето приложение за водене на бележки е да добавяте напомняния към вашите бележки, тъй като това елиминира необходимостта да помните всеки елемент от вашия списък със задачи. Това е особено полезно, ако вашето приложение за водене на бележки се удвои като диспечера на задачите или приложение за списък със задачи. Така че, ако искате да сте сигурни, че ще се справите със задачите си или не забравяйте да прегледате идея, която сте записали, добавянето на напомняния е чудесен начин да го направите.

Увеличете производителността си с тези съвети за водене на бележки

Вашето приложение за водене на бележки е важна част от вашия пъзел за производителност, подобно на „втори мозък“. Прилагането на съветите, които споменахме, ще ви помогне да извлечете максимума от вашите приложения за водене на бележки, както и съдържанието, което запазвате в тях. Правилната комбинация от инструменти и стратегии е ключът към изграждането на втория ви мозък и организирането на вашите цифрови данни.