Как да използвате метода на Ivy Lee в Microsoft To Do

Обичайно е да гледате списъка си със задачи и да се чудите откъде да започнете. С толкова много неща, изборът на начална точка всяка сутрин може да бъде предизвикателство - да не говорим за стрес.

Използвайки метода на Айви Лий, за да планирате своите задачи, вие ще знаете точно откъде да започнете всеки ден. И като го съчетаете с простите оформления на контролни списъци в Microsoft To Do, ще получите солиден процес за управление на задачи. Искате ли да научите как? Първо, ще се потопим в кратко обяснение на метода на Айви Лий.

Какво представлява методът на Айви Лий?

Методът на Айви Лий е отличен начин да премахнете стреса от ежедневното планиране. Ето кратък преглед на това как работи:

• Записвайте шест задачи всяка вечер, за да се съсредоточите върху следващия ден.
• Избройте ги по ред, като поставите елементите с по-висок приоритет на първо място.
instagram viewer
• На следващия ден прегледайте списъка си и отмятайте елементите, докато вървите.
• Ако завършите списъка си, избягвайте да добавяте повече задачи - може би използвайте времето, за да наваксате по-малки неща или малко релаксация.
• Каквото и да е останало в списъка ви, пренесете го на следващия ден, докато пишете новия си списък.

Идеята е да знаете точно откъде да започнете следващия ден и каква задача следва. Ако ти сравнете Apple Reminders, Google Keep и Microsoft To Do, ще забележите, че всички предлагат формат на контролен списък. Но последното изглежда, че е предназначено за метода на Айви Лий, благодарение на него Моят ден и Задачи списъчни изгледи.

Може да се чудите какво се случва с всичките ви други задачи, шестте, които не влизат в ежедневния списък. Моят ден и задачите работят заедно, за да предотвратят нещата да пропаднат през пукнатините. My Day е вашият ежедневен списък, а Tasks е за всичко останало. Можете да наречете това вашето изоставане.

Създаване на Backlog в Microsoft To Do

Назад е мястото, където съхранявате всичките си задачи. Може да звучи някак хаотично, но няма нужда да ставате твърде детайлни. Помислете за работни задачи, задължения и проекти, които не се случват като част от ежедневието ви. Например, корекция на доклад или писане на маркетингово предложение, без да проверявате имейлите си или да миете чинии.

Когато научите за задачата, вие я добавяте към натрупаната си работа, където няма да бъде забравена, няма да ви разсейва и е лесно достъпна по всяко време.

Идеалното място за вашите натрупани задачи в Microsoft To Do е в раздела Задачи. Ще го намерите в страничната лента вляво. Създаването на списък със задачи тук е толкова просто, колкото да въведете елементите, които искате да включите в добавете задача поле и натискане на enter.

Ако искате да добавите повече подробности към задачите, щракнете върху тази, която искате да разширите, и ще се отвори дясна странична лента. Тук можете да:

• Добавете задачата към вашия списък Моят ден.
• Създавайте напомняния.
• Дайте краен срок на задачата си.
• Поставете го на повторение - превръщайки го в повтаряща се задача ежедневно, седмично, месечно, годишно или по избор.
• Категоризирайте задачите си.
• Прикачете файл.
• Напишете бележка.

Не е необходимо да бъдете прекалено подробни, но ще искате да включите достатъчно информация за задачата, за да запомните подробности по-късно. Това е особено важно за артикули, които може да стоят в изоставането ви за известно време.

След като изброите всичките си задачи, ще използвате изоставането си, за да планирате ежедневния си списък със задачи.

Писане на вашия ежедневен списък със задачи в Microsoft To Do

Точно като изоставането, Microsoft To Do предлага идеалното място за вашия ежедневен списък, the Моят ден раздел. Можете да го намерите в лявата странична лента в горната част. Важно е да запомните, че вашият списък ще се изчисти автоматично, след като датата се промени, така че няма да искате да местите елементи, докато избирате какво искате да правите на следващия ден.

Вместо това, докато преглеждате елементите в изоставането си, щракнете върху звездата върху шестте елемента, върху които искате да работите.

На сутринта щракнете върху задачите, които искате да преместите, и изберете Добави към моя ден да го направя. Те също така ще останат в раздела „Назад“ или „Задачи“ с етикета Моят ден. Когато Microsoft To Do изчисти всички незавършени елементи, можете бързо да ги намерите отново, благодарение на звездите, които сте поставили върху тях преди това.

Разбира се, би било по-лесно, ако списъкът ви не се изчиства всяка вечер, но това ви дава време да прегледате задачите си сутрин, а също и нов старт всеки ден. В рамките на вашия Моят ден можете да щракнете и плъзнете елементите тук, за да ги приоритизирате. Можете също така да погледнете още веднъж някои от елементите в изоставането си, като щракнете Предложения в горния десен ъгъл.

Когато отметнете задача, можете да я намерите в Завършено раздел на вашия раздел Задачи. Освен това можете да включите Завършено интелигентен списък във вашите настройки—зъбното колело в горния десен ъгъл на екрана—за да покажете завършените си задачи в страничната лента.

Може да намерите различен брой задачи, които работят за вас. Без проблем, ако не можете да намерите шест всеки ден, особено ако знаете, че няма да завършите толкова много.

Интелигентни списъци за използване заедно с метода на Ivy Lee в Microsoft To Do

Има много продуктивни начини за използване на Microsoft To Do. Наред с простите си оформления на списъци със задачи, Microsoft To Do предлага интелигентни списъци, които да ви помогнат да останете организирани и да свършите нещата. Те са особено удобни, ако искате да поддържате допълнителни списъци за напомняния, идеи или произволни неща, за да им попречите да претрупват вашия списък със задачи или натрупване.

Ето какво правят:

• важно—щракването върху звездата до всеки елемент го оценява като важен. След това Microsoft To Do събира тези задачи в раздела „Важни“ в приложението, така че можете да ги намерите всички на едно място. Това е особено полезно, ако изоставането ви е дълго и искате бързо да намерите елементите си със звезда.
• Планирано—Microsoft To Do също така събира всички елементи, на които задавате дата в раздела Планирани. Тук ще намерите вашите задачи в групи като Днес, утре, Следващата седмица, и По късно.
• Възложено на мен – ако си сътрудничите с други в Microsoft To Do или Microsoft Planner, можете също да проверите тук за задачи, които те са ви делегирали.
• всичко—този интелигентен списък показва всяка задача, която създавате в Microsoft To Do.
• Завършено— място за всички ваши завършени задачи. След като отметнете даден артикул, можете да го намерите тук или в Завършено раздел от неговия списък.

Ако не искате едно или някое от тях да се показва в страничната ви лента, можете да ги изключите в настройките си под иконата на зъбно колело горе вдясно. Освен това можете автоматично да скриете празните интелигентни списъци и да скриете заглавията на страничната лента от свързани приложения—Плановик и Маркиран имейл.

Възможността да скриете това, което не използвате, придава повече фокус върху функциите, които правите. По този начин обръщате внимание само на най-важното и е по-малко вероятно задачите да бъдат пренебрегнати или забравени.

Предотвратете падането на задачи между пукнатините с Microsoft To Do

Microsoft To Do изглежда сякаш разработчиците му са имали предвид метода на Ivy Lee. Неговите раздели „Задачи“ и „Моят ден“ се комбинират, за да ви предоставят безпроблемен ежедневен списък, който ще ви помогне да направите планирането лесно. Ако трябва да вземете списъка си със задачи в движение, просто изтеглете мобилното приложение. Още по-добре, Microsoft To Do се предлага безплатно с акаунт в Microsoft.