Читатели като вас помагат в подкрепа на MUO. Когато правите покупка чрез връзки на нашия сайт, ние може да спечелим комисионна за партньор. Прочетете още.

Базата данни за инвентара е от съществено значение за процъфтяването на всеки базиран на продукти бизнес. Той осигурява лесен достъп до ценни данни и помага при вземането на ключови бизнес решения, като например поръчка на нов инвентар.

Въпреки че можете да намерите няколко сложни и подробни софтуера за управление на инвентара в интернет, също е възможно да създадете проста система за инвентаризация в Excel. Не само е възможно, но е и доста лесно.

Създаване на проста база данни с инвентаризация в Excel

За да разберете процеса на създаване на система за инвентаризация в Excel, нека създадем база данни за инвентаризация за магазин за мобилни телефони, като следвате стъпките по-долу:

  1. Създайте следните заглавки в горния ред на нов работен лист на Excel: SKU, Име на модела, Компания, Единична цена, и Брой налични единици (Можете да създадете повече заглавки според вашите изисквания).
    2. instagram viewer
  2. Използвайте удебелени шрифтове за заглавките.
  3. За да направите заглавките видими, добавете фонов цвят към клетките на заглавките.
  4. Изберете всички заглавки и отидете на Шрифт раздел в У дома раздел.
  5. Щракнете върху стрелката до Цвят на запълване опция и изберете желания цвят.

След като заглавките са готови, е време да попълните информацията. Досега трябва да имате нещо подобно:

Можеш добавете граници, за да направите вашата база данни на Excel визуално приятнаи по-лесно за четене, като следвате стъпките по-долу:

  1. Изберете всички клетки във вашата база данни с инвентар.
  2. Отидете на Шрифт раздел в У дома раздел.
  3. Щракнете върху стрелката до Граници икона.
  4. Изберете вида граници, които искате за клетките на вашата база данни с инвентар.

За да добавите филтър опция към вашата база данни:

  1. Изберете която и да е клетка във вашата база данни.
  2. Отидете на Редактиране секция най-вдясно на У дома раздел.
  3. Щракнете върху стрелката до Сортиране и филтриране икона.
  4. Кликнете върху Филтър.

Поздравления, току-що създадохте база данни за инвентара за мобилен магазин.

Можете лесно да актуализирате базата данни, като добавите нови данни или като промените съществуващите данни. Освен това можете да филтрирате желаната информация от новосъздадената база данни с инвентар.

Например, ако искате да филтрирате вашите записи в базата данни за инвентара за конкретна компания:

  1. Щракнете върху стрелката до Компания заглавка.
  2. Изберете желаната фирма/фирми.
  3. Базата данни ще показва само записи (мобилни телефони) само за тези компании.

Използване на функцията VLOOKUP в системата за инвентаризация на Excel

Да предположим, че искате да търсите цената на определен артикул във вашата база данни. Вместо да го търсите в базата данни, можете използвайте функцията VLOOKUP в Excel. Формулата за VLOOKUP е следната:

=VLOOKUP(търсена_стойност, масив_таблица, номер_индекс_на_колона,[търсене_на_диапазон])

Където:

  • LOOKUP_VALUE е стойността, която искате да търсите в първата колона на присвоения табличен масив.
  • TABLE_ARRAY е зададеният диапазон от клетки, в който искате да приложите функцията VLOOKUP.
  • COL_INDEX_NUMBER е номерът на колоната, която съдържа върнатата стойност.
  • RANGE_LOOKUP (по избор) е едно от двете ВЯРНО или НЕВЯРНО. Посочете НЕВЯРНО ако искате Excel да върне точно съвпадение или ВЯРНО ако искате да върне приблизително съвпадение. Ако не посочите никаква стойност, Excel (по подразбиране) ще зададе a ВЯРНО стойност и връща приблизителни съвпадения.

Когато приложите функцията VLOOKUP, Excel намира LOOKUP_VALUE в първата колона на присвоения диапазон от клетки. Ето защо, за да работи функцията VLOOKUP, е важно вашата LOOKUP_VALUE да е в първата колона на TABLE_ARRAY (присвоен диапазон от клетки.)

След като намери LOOKUP_VALUE, Excel преброява броя на клетките въз основа на посочения COL_INDEX_NUMBER и връща резултат. Върнатата стойност ще бъде или точна, или приблизителна, в зависимост от това дали сте посочили FALSE или TRUE стойност за RANGE_LOOKUP.

Сега, след като разбирате добре функцията VLOOKUP, нека я използваме, за да извлечем данни от нашата база данни с инвентара на мобилни телефони. За да търсите цена на определен мобилен телефон от вашата база данни, следвайте стъпките по-долу:

  1. Създайте следните две заглавки в нови клетки: SKU и Цена.
  2. Въведете следната формула под заглавката Цена: 
    =VLOOKUP(
  3. За да предоставите a LOOKUP_VALUE, изберете клетката под SKU заглавка (I5 в нашия случай), след това добавете запетая.
  4. За TABLE_ARRAY изберете всички клетки в базата данни под заглавките (A2:E10 в нашия случай), последвано от запетая.
  5. Искаме да намерим цената на желания SKU, така че ще зададем COL_INDEX_NUMBER до 4 (тъй като заглавката Единична цена е 4-тата колона в нашата база данни) и го последвайте със запетая.
  6. Накрая посочете RANGE_LOOKUP като НЕВЯРНО, тъй като искаме Excel да връща точни стойности.
  7. Натиснете Enter.

Excel ще върне грешка #N/A, но не се притеснявайте. Това е само защото не сме добавили желаната SKU (LOOKUP_VALUE) под заглавката на SKU.

За да разберете цената на конкретна SKU (от нашия зададен диапазон, т.е. нашата база данни), въведете я под заглавката SKU и Excel ще върне точната цена на артикула. Можете да направите това за всеки елемент в базата данни.

За да разберете допълнителна информация за артикула, повторете същия процес. Да приемем, че също искате да разберете броя на наличните единици на артикул. За да направите това, създайте друга заглавка до Цена заглавка и го наименувайте Брой единици. Под тази нова заглавка въведете следната формула:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,НЕВЯРНО)

Забележете, че докато останалата част от формулата е същата, нашият COL_INDEX_NUMBER се промени от 4 (в предишната формула) на 5. Това е така, защото Брой единици заглавката е в 5-та колона на нашата база данни.

Как да създадете система за инвентаризация с помощта на шаблони на Excel

Ако не искате да се налагате да създавате ръчно система за инвентаризация в Excel, можете да изберете по-лесния начин да използвате шаблон за инвентаризация на Excel.

  1. Отидете на уебсайта на Office, за да намерите готови за употреба Шаблони за инвентаризация на Excel.
  2. Изберете шаблона, който искате да използвате, и го изтеглете.
  3. След като изтеглянето приключи, щракнете двукратно върху него, за да отворите файла с шаблона.
  4. Кликнете Разрешете редактирането в горната част, за да започнете да правите корекции според вашите изисквания.

Сега можете да добавяте или премахвате заглавки според нуждите си и да започнете да използвате шаблона, за да управлявате инвентара си, като добавяте елементи и актуализирате съответната информация.

Изведете своята система за инвентаризация на Excel на следващото ниво

Сега, след като се запознахте с основите, е време да пренесете вашата система за инвентаризация на Excel на следващото ниво. Можете лесно да направите това, като научите за различни формули на Excel и ги приложите към вашата база данни за инвентаризация на Excel. Това ще ви помогне да станете креативни с вашата база данни с инвентар на Excel и ще можете да я използвате по-ефективно.