Докато прегръщате днешната виртуална работна среда и дигитализирани процеси, важно е да обмислите как най-добре да управлявате документацията на вашето работно място. Ефективната стратегия за цифрова документация е от решаващо значение за поддържането на сплотена работна сила. Това става по-уместно, когато имате географски разпръснати екипи, както често се случва с отдалечената работна сила.
Вашите хора вече не могат да разчитат на картотеки и документация на хартиен носител за достъп и проследяване на информацията на работното място. Тази статия ще обхване най-добрите практики и инструменти за ефективна цифрова документация на вашето отдалечено работно място.
1. Пишете сбито
Читателите ценят стегнатото писане, особено на отдалечено работно място, където хората не могат просто да изскочат, за да поискат разяснение. Това означава, че е жизненоважно да организирате правилно мислите си и да бъдете възможно най-ясни във вашата документация. Когато пишете документи на работното място, избягвайте излишни фрази, дълги изречения и ненужен жаргон.
Използвайте списъци с водещи символи, за да подчертаете ключова информация и да разделите големи части от текст на абзаци. Това е особено полезно, когато искате да съобщите голямо количество информация, тъй като разделя текста на смилаеми хапки и улеснява сканирането. В допълнение, вие също искате да използвате думи, които всеки на вашето работно място ще разбере, независимо от техническия опит. Накрая, винаги саморедактирайте работата си, за да подобрите писането си преди да го изпратите; допълнителен чифт очи също може да помогне за улавяне на грешки.
2. Съхранявайте цифрови документи на централизирано място
Лесният достъп до документи на работното място е от решаващо значение за отдалечената работна сила. Никой не иска да губи време в търсене на съобщения в Slack или стари имейли, за да намери важна информация. Можеш настройте вътрешно wiki или използвайте софтуер за база знания, за да преодолеете това предизвикателство. Вътрешна wiki предоставя централизирано хранилище с възможност за търсене за цялата ви документация на работното място, включително фирмени политики, бележки от срещи, уроци с инструкции и документи за въвеждане, за да назовем само няколко.
Вътрешни уики инструменти като Тетра ви позволяват да създавате, редактирате и съхранявате документи на едно място и да ги споделяте с вашия екип само с няколко кликвания. Като алтернатива, ако вашата организация постоянно взаимодейства с клиенти – и бихте искали да съхранявате вътрешна и външна документация на едно и също място – инструмент за база знания като Документ360 може да е по-добро решение. Базата от знания е по същество онлайн библиотека от вътрешни документи и ресурси за поддръжка на клиенти, като често задавани въпроси, ръководства за потребителя и информация за продукта.
3. Прилагане на правила за контрол на достъпа
Докато наличието на централно хранилище на документи на работното място е от съществено значение, вие също искате да управлявате кой има достъп и прави промени в документите. Може да имате конкретни документи, които са от значение само за определени отдели, или чувствителни файлове, до които само администраторите трябва да имат достъп. Това ви помага да поддържате сигурността на документите и да предотвратявате случайни или неоторизирани промени. Така че, когато избирате своя инструмент за документиране на работното място, изберете такъв, който поддържа тази функция и персонализирайте настройките за контрол на достъпа, за да отговарят на вашите организационни нужди.
Например Document360 предоставя множество акаунти, които ви позволяват да решите нивото на достъп на всеки потребител до вашата документация. Tettra също включва система за разрешения, която ви позволява да контролирате кой може да редактира, преглежда или публикува определени документи.
4. Спазвайте най-добрите практики за онлайн сигурност
Прилагането на политики за контрол на достъпа помага, но не е достатъчно, за да защити документите на работното ви място от заплахи за сигурността. Тъй като все повече и повече фирми се преместват онлайн, киберпрестъпността се увеличава, така че трябва да вземете допълнителни предпазни мерки, за да гарантирате, че вашата цифрова документация е защитена от хакери.
За да създадете ефективна стратегия за цифрова документация с оглед на сигурността, трябва да избягвате често срещаните грешки в сигурността на отдалечената работа като използване на лични устройства за работни задачи, споделяне на пароли и пренебрегване на инсталирането на актуализации за защита. Освен това, освен създаването на силни пароли, искате да сте сигурни, че ги променяте редовно, за да намалите риска от хакване. Освен това можете също да шифровате документите на работното си място, за да добавите допълнителен слой на защита. И накрая, не забравяйте да използвате VPN, за да запазите данните си безопасни и сигурни, особено когато работите в обществен Wi-Fi.
5. Съхранявайте резервни копия
Въпреки всичките ви усилия, винаги има шанс документите ви на работното място да бъдат изгубени или повредени. Въпреки че използването на инструменти за база знания като основно решение за съхранение помага за намаляване на риска от загуба на данни, все пак искате да запазите резервни копия, в случай че нещо се обърка. Това е така, защото тези решения също могат да изпитат технически проблеми извън вашия контрол, което най-малкото означава, че няма да имате достъп до вашите документи през този период.
За по-сигурно можете да помислите за спомагателни решения за архивиране като Google Drive и локални устройства за съхранение. Разбира се, не искате да следите множество копия на един и същ документ, така че установете ясна стратегия за архивиране, преди да използвате каквито и да било инструменти за документиране на работното място. По този начин можете да сте спокойни, че вашите документи са винаги на разположение, когато имате нужда от тях.
6. Дигитализирайте вашите хартиени документи
Ако все още разчитате на хартиена документация, сега е моментът да преминете към дигитални копия или най-малкото да създадете дигитални копия. Това не само улеснява управлението на големи обеми от файлове, но също така подобрява достъпността, сътрудничеството и сигурността.
Можете да използвате скенер, за да дигитализирате вашите хартиени документи. След като имате цифрови копия на документите си, можете да ги качите в избрания от вас инструмент за документиране на работното място за лесен достъп и сътрудничество.
7. Използвайте Clear Indexing за бърза идентификация
Ако имате много документи, може да е предизвикателство да ги следите. Ето защо използването на ясна система за индексиране на вашите документи на работното място е от съществено значение. По този начин можете лесно да намерите файловете, от които се нуждаете, когато имате нужда от тях. Има няколко различни начина за индексиране на вашите документи; например, можете да започнете, като ги категоризирате по тип, дата или проект. Това ще улесни намирането на конкретни документи, когато имате нужда от тях.
Друг вариант е да използвате ключови думи, за да индексирате документите на работното си място. Това може да бъде особено полезно, ако имате много файлове и трябва да можете да ги търсите бързо. Каквато и система за индексиране да използвате, уверете се, че е последователна и лесна за разбиране.
Вашите отдалечени екипи се нуждаят от интелигентна стратегия за документиране
Документацията на отдалеченото работно място е от съществено значение за гладкото функциониране на вашата организация. Чрез създаването на ефективна стратегия за дигитална документация можете да гарантирате, че вашите екипи имат бърз достъп до необходимата им информация и ще останат продуктивни.
