Има много случаи, в които може да искате да маркирате дубликати в електронна таблица и може би вече знаете как да го направите. И все пак понякога може да се наложи да маркирате отделни стойности в Google Таблици (уникални стойности). Това ръководство ще покаже два начина за идентифициране на отделни стойности в Google Таблици. Прочетете, за да научите повече.

Какво представляват отделните стойности?

Различните стойности са данни, които се открояват в набор от данни в електронна таблица като единствен екземпляр, съдържащ тази стойност. Например, ако сте измерили височината на петима души, двама от тях са били 180 см, двама са били 165 см, а последният човек е бил 155 см, различната стойност ще бъде 155 см.

Как да маркирате различни стойности в Google Таблици

Има два начина, по които можете да маркирате различни стойности във вашата електронна таблица. Първият е лесен за изпълнение и бързо идентифицира уникални стойности в нов диапазон от клетки. Вторият метод изисква повече работа, но е идеален за подчертаване на различни стойности в цели електронни таблици.

instagram viewer

1. УНИКАЛНАТА функция

Един от начините за извличане на отделните стойности в набор от данни е чрез използване на функцията UNIQUE. Преди да разгледаме как да използвате формулата във вашата електронна таблица, нека да разгледаме формулата. Ето синтаксиса за УНИКАЛНАТА формула в Google Таблици:

=УНИКАЛЕН(обхват от клетки)

Формулата изисква само един параметър. Той дефинира стойностите или адресите за клетките, съдържащи стойностите. Когато се изпълни, формулата ще върне всички отделни стойности от набора от данни и ще ги покаже в различен диапазон от клетки.

Сега, когато знаем как работи УНИКАЛНАТА формула в Google Таблици, нека да разгледаме как можете да го използвате във вашата електронна таблица. За този пример имаме колона, съдържаща 13 стойности. Ще приложим формулата, за да извлечем отделните стойности. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да направите това:

  1. Щракнете върху клетката и напишете началната част на формулата, която е =УНИКАЛНО(.
  2. Сега трябва да напишем параметъра, определящ диапазона от клетки. За този пример това е диапазонът A2:A14.
  3. Добавяне на скоба.
  4. Натиснете Въведете или Връщане.

Тази формула може да бъде чудесен вариант, особено ако имате дълъг списък с подобни данни, като имена, идентификационни номера или адреси. Можете също така да вложите други функции в UNIQUE, за да получите допълнителна функционалност, като сортиране или номериране на извлечените данни.

2. Условно форматиране

Условно форматиране в Google Таблици е чудесен начин за подчертаване на клетки, които отговарят на определено условие. Тези условия са правила, базирани на съвпадащ текст или числови стойности. Това може да е по-добре за потребители, които желаят само да маркират отделния текст, а не да създават нови клетки. Това може да отнеме малко повече усилия, за да направите вашата електронна таблица, но резултатите ще компенсират повече от усилията, които ще положите.

За тази демонстрация ще използваме същия набор от данни, който използвахме в предишния пример. Ето стъпките, които трябва да направите, за да използвате условно форматиране, за да маркирате отделни стойности във вашата електронна таблица:

  1. Щракнете и плъзнете, за да маркирате клетките, където искате да извършите условно форматиране. Акцентът може да се види от плътната синя рамка около клетките.
  2. Кликнете върху формат в главната горна лента и щракнете върху Условно форматиране.
  3. От дясната страна на екрана ще се отвори странична лента. Избраният диапазон от клетки трябва вече да е добавен към Прилагане към диапазон текстово поле. Ако не, въведете адреса на клетката там.
  4. Ще използваме формула като правило за форматиране, така че щракнете върху Форматиране на клетки, ако опция и изберете Персонализирана формула опция.
  5. Избирането на опцията ще покаже ново текстово поле. Ще добавим формулата COUNTIF там. За да направите това, въведете първата част от формулата, която е =COUNTIF(.
  6. За първия параметър ще запишем диапазона с абсолютни стойности, който е $A$2:$A$14.
  7. Поставете запетая, за да разделите параметрите и напишете втория параметър, A2, в такъв случай. (Използвайте началната клетка на колоната, реда или таблицата, ако го правите в собствената си електронна таблица.)
  8. Поставете скоба, за да завършите формулата COUNTIF.
  9. Искаме да подчертаем стойностите, които се срещат по-малко от два пъти, така че в този случай ще добавим a <2 след формулата COUNTIF.
  10. По желание можете да промените визуалните елементи на условно форматираните данни в Стил на форматиране раздел.
  11. Кликнете върху зеленото Свършен бутон за финализиране на правилото.

Цялата формула, която въведохме в полето за персонализирана формула за примера по-горе, е:

=COUNTIF($A$2:$A$14,A2)<2

Можете просто да го копирате и поставите в електронната си таблица и да промените стойностите в скобите, за да съответстват на диапазона, който искате да маркирате.

Неща, които трябва да знаете, когато подчертавате различни стойности

Ето няколко неща, които трябва да имате предвид, когато маркирате отделни стойности във вашата електронна таблица:

  1. Уверете се, че няма липсващи интервали във вашите търсения. Маркирайте всяка клетка, която искате да покриете, и се опитайте да избягвате клетки с празни данни, където е възможно.
  2. Уверете се, че други правила за условно форматиране не пречат на новото. Ако са, направете промени или изтрийте старото правило; в противен случай Sheets може да ви даде грешни резултати.

Потенциални проблеми при маркиране на различни стойности в Google Таблици

Дори ако изпълните стъпките правилно, Google Sheets често може да не успее да подчертае правилно данните. Ето някои причини, поради които Google Таблици може да не подчертават правилно отделните стойности.

Допълнително пространство в клетките

Когато използвате методите, споменати по-горе, Google Sheets ще търси точно съвпадение на стойностите. Частично съвпадение пак ще означава, че стойностите се считат за две отделни единици. Тъй като Google Sheets ще търси точно съвпадение, ако има допълнително място (или правописни грешки) в клетките, това може да доведе до неподходяща стойност, което означава, че стойността ще бъде подчертана, когато не трябва да бъде.

Можете да използвате формулите TRIM и CLEAN, за да премахнете този проблем. Те ще ви помогнат да се отървете от излишните ненужни интервали и знаци. Формулата за Функция TRIM в Google Таблици е:

=TRIM(текст)

Текстовият параметър дефинира низа или препратката към низа, който искате да почистите.

Неправилни препратки

Когато формула или функция не работи правилно, виновникът може да е неправилна препратка. Преди да разгледаме проблема, нека обсъдим типовете препратки към клетки в Google Таблици. Това са:

  1. Относителна справка: Тази препратка ще промени местоположенията на клетката спрямо формулата. Например, A2.
  2. Абсолютна справка: В тази справка адресите на клетките се запазват същите, независимо къде е местоположението на предишната стойност. Например, $2 $.
  3. Смесена препратка: Това е комбинация от двете по-горе препратки. Например, $A2 или 2 австралийски долара.

Да използвам функцията COUNTIF за да подчертаете отделни стойности в Google Таблици, вие трябва да използвайте абсолютна препратка за първия аргумент и относителна препратка за втория.

Научете повече за маркирането на данни

Надяваме се, че това ръководство ви научи на всичко, което трябва да знаете за идентифицирането на различни стойности в Google Таблици. Но има още много да научите за намирането на правилните данни в Google Таблици, не се притеснявайте да научите всичко, което можете.