6 практически начина за използване на Google Таблици

Понякога точният софтуер, от който се нуждаете, вече е на една ръка разстояние. Нужно е само малко бърникане и оцветяване извън линиите, за да създадете свое собствено решение.

Докато счетоводството може да е първото нещо, което идва на ум, когато мислите за софтуер за електронни таблици, има много повече възможности отвъд това. И така, какви са другите практически начини, по които можете да използвате Google Таблици? Прочетете, за да разберете.

1. Проследявайте разходите си с Google Таблици

Не е необходимо да сте счетоводител, за проследявайте разходите си в софтуер за електронни таблици. С помощта на Google таблици можете да създадете месечно проследяване, което да ви помогне да следите разходите си и да установите базова линия за бюджета си.

Още по-добре, не е нужно да научавате много сложни формули или функции, за да свършите работата. Използвайки само три колони – място, категория и сума – можете да въвеждате транзакциите си ежедневно и да получавате обща сума за месеца. The SUM функцията ще ви помогне да добавите общата сума, както следва:

1. Тип =SUM() в желаната клетка.
2. Поставете диапазона на колоната между скобите - например =SUM(C: C).
3. Хит Въведете на вашата клавиатура.

И добавянето на суми за категории е лесно SUMIF.

1. Тип =SUMIF() в клетка.
2. Поставете диапазона от колони с категория в скобите, последвани от запетая.
3. Въведете името на категория в кавички, последвано от друга колона.
4. Добавете диапазона на колоната за суми - ще изглежда така =SUMIF(B: B, “бакалия”, C: C), вместо това с диапазони на колони на вашия лист.
5. Хит Въведете на вашата клавиатура.

Използвайки тези две функции, можете да създадете перфектния шаблон, който да ви помогне да стигнете до дъното на това къде отиват вашите пари.

2. Съхранявайте списък със задачи в Google Таблици

Независимо дали става въпрос за непрекъснат контролен списък или планирате ден за наваксване, Google Sheets е отлично място за вашия списък със задачи. Но не е нужно да преоткривате колелото, ако просто искате да започнете. Сред галерията с шаблони на софтуера ще намерите предварително изградено решение.

За да го намерите, отидете на началната страница на Google Таблици. В горната част на екрана ще забележите панел, където можете да изберете Стартирайте нова електронна таблица или прегледайте шепа шаблони.

Ако не го виждате там, щракнете Галерия с шаблони в горния ляв ъгъл и ще го намерите под Лична. След като щракнете, той е готов за работа.

3. Сътрудничество по проекти в Google Таблици

Изборът на правилния инструмент за управление на проекти за вас и вашия екип може да бъде предизвикателство, особено що се отнася до бюджета. Ако не сте готови да инвестирате, можете изградете функционална дъска за сътрудничество в Google Таблици това работи също толкова добре, минус някои от звънците и свирките - но кой има нужда от тях?

Някои примери за колони, които можете да включите, са:

• Име на задачата — за идентифициране на задачи.
• Краен срок — за съобщаване на крайни срокове.
• Приоритет — за да покаже дали задачата е спешна или не.
• Статус — за да уведомите бързо другите къде стои дадена задача.
• Бележки — за споделяне на обхвата, мислите и идеите около дадена задача.
• Собственик — за да зададете задача на себе си и на другите, като уведомите екипа си кой се занимава с нея.

Отнема малко първоначално планиране, за да настроите дъска за проект в Google Таблици, но освен спестяването пари, вашите колеги може вече да знаят основите на софтуера за електронни таблици, така че има по-малко обяснения за вас направи.

4. Създайте календар със съдържание в Google Таблици

Също така няма недостиг на избор при избора на инструменти за календар на съдържанието. Наистина може да бъде непосилно да сравнявате функции – полезни и не. Ако все още се опитвате да изберете любим, можете създайте календар с персонализирано съдържание в Google Таблици което ще задоволи всички ваши нужди - освен да го публикувате, но повечето социални канали имат вграден в тях някакъв планировчик.

Тук можете да картографирате публикациите си в колони, подобно на подкани, като например:

• Сметка – където искате да отиде.
• Статус — на какъв етап е публикацията.
• копие — текстът, който искате да включите.
• Изображение — снимката, която искате да качите.
• Дата – когато искате да го публикувате.
• Бележки — допълнителни мисли и идеи за публикацията и работата, която е свързана с нея.
• Собственик —кой е отговорен за съдържанието.
• Връзки — къде да намеря публикацията по-късно.

Подобно на бутоните за състояние в ClickUp и друг софтуер за управление на проекти, можете също да използвате комбинация от валидиране на данни и условно форматиране, за да направите вашите актуализации на напредъка да могат да се кликват. Ето как:

1. Изберете клетка в колоната за състояние.
2. Отидете на Данни след това в горното меню Потвърждаване на данни.
3. За Критерии, използвайте Списък с елементии въведете думите, които искате да използвате, разделени със запетая.
4. Хит Запазване.
5. Докато падащото меню все още е избрано, отидете на формат меню в горната част на екрана и щракнете Условно форматиране.
6. Под. Правило за форматиране в страничната лента изберете Форматиране на клетка, ако... и Текстът съдържа.
7. Въведете името на състоянието и изберете цвета на фона, който искате да свържете с него.
8. Хит Свършен и повторете стъпки 5-7 с останалите си статуси.

Въпреки че е наличен много софтуер за календар със съдържание, защо не пригодите своя календар към вашите нужди, като създадете такъв в листове? Още по-добре, това е безплатно, без платени стени.

5. Съхранявайте CRM в Google Таблици

Друг софтуер, който може да стане малко прекалено сложен и скъп, е CRM. Можете да създадете свой собствен въз основа на текущите си процеси за продажби или услуги в Google Таблици. Някои колони за включване са име на клиент, телефонен номер, имейл, дата на контакт, състояние и бележки.

Преди да започнеш изграждане на вашия CRM в Google Таблици, вие също ще искате да вземете предвид някои колони, които са уникални за вашия бизнес и цикъл на продажби, като напр желания продукт или услуга, проблема, който се опитвате да разрешите за клиента, или кой притежава сметка.

Може да решите, че сте доволни от вашия Google Sheets CRM, но дори ако преминете към друг софтуер по-късно, много от тях ви позволяват да импортирате данни от електронни таблици.

6. Задайте и проследявайте целите си в Google Таблици

Едно е да имаш цели. Друго е да ги настроите. Можете да използвате Google Таблици, за да направите това, като:

1. Пишете го - какво искате да направите?
2. Конкретизиране – как ще разберете кога сте там?
3. Определяне на вашите цели - какво ще направите, за да ги постигнете?
4. Дайте му график – колко време искате да отнеме?
5. Измерване – как можете да проследявате целта си ежедневно?

Създайте прост лист с колони за вашите изявления за цели, специфики, цели и срокове. Добавете друг за напредък.

Под целите си създайте таблица с дните от седмицата като редове и ежедневните си цели като колони – например четене 20 минути на ден, ходене на 30 минути разходка и т.н. Проследявайте активността си ежедневно и актуализирайте прогреса си всяка седмица.

Бъдете в крак с работното си натоварване с Google Таблици

Не е необходимо да инвестирате в скъп софтуер, за да останете в крак с работното си натоварване. С малко планиране и креативност можете да създадете идеалното решение в Google Таблици. Най-хубавото от всичко е, че можете лесно да ги споделяте с вашите приятели и колеги, за да работите заедно по задачи и проекти.