Направете отговорите на вашите имейли в Outlook бързи и ефективни.

Outlook е страхотен имейл клиент, независимо дали изпращате или отговаряте на имейли. Но когато става въпрос за отговори, има няколко начина, по които можете да персонализирате процеса. В това ръководство ще разгледаме как да създадете шаблон за бърз отговор, да промените външния вид на оригиналното съобщение и да промените адреса си за отговор.

Въпреки че използваме Outlook за Microsoft 365 в това ръководство, тези инструкции ще работят и за Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и 2021. Да започваме.

Как да създадете шаблон за бърз отговор в Outlook

Откривате ли, че постоянно отговаряте на няколко имейла дума по дума? Вместо да повтаряте един и същ отговор, можете просто да създадете шаблон за бърз отговор и да отговорите с едно кликване. Можете да направите това, като създадете Quick Step, за да автоматизирате тази досадна задача.

За повече информация относно Бързите стъпки, моля, вижте нашето ръководство за създаване и използване на Бързи стъпки в Outlook.

instagram viewer

Ето стъпките за създаване на шаблон за бърз отговор в Outlook:

  1. Стартирайте Outlook и се уверете, че имате У дома избран раздел.
  2. Изберете имейл акаунта, за който искате да създадете шаблон за бърз отговор. Ако имате повече от един имейл адрес в Outlook, ще трябва да напишете шаблон за бърз отговор за всеки от тях.
  3. В Бързи стъпки група, щракнете върху Създай нов.
  4. Дайте име на Quick Step в Име текстово поле — наименувахме нашето Бърз отговор.
  5. В Действия раздел, щракнете върху Изберете действие падащо меню и изберете Отговор.
  6. Щракнете върху Покажи опциите връзка директно под падащото меню, за да разкриете повече полета.
  7. За да направите този урок бърз и лесен, можете да оставите всяко друго поле, като напр Да се и Предмет, както е – или Outlook автоматично ще го попълни въз основа на естеството на оригиналния имейл, или ще се приложат настройките по подразбиране. Въведете обаче съобщението, което искате да изпратите в Текст текстово поле.
  8. Кликнете завършек.

Когато искате да изпратите точно това съобщение до някого, просто отворете неговия имейл и натиснете Бърз отговор или както го нарекохте в Бързи действия група. За повече начини да бъдете по-продуктивни с помощта на този имейл клиент, моля, прочетете нашето ръководство за най-добри практики за подобряване на вашия работен процес в Outlook.

Как да промените външния вид на оригиналните съобщения в Outlook

Когато отговаряте или препращате съобщение, можете или да изключите оригиналното съобщение, или да промените начина, по който то изглежда, за да стане по-ясно къде свършва вашето съобщение и къде започва оригиналното. Можете също да прикачите оригиналния имейл, ако не искате претрупан.

За да направите това, следвайте инструкциите по-долу:

  1. В Outlook щракнете върху Файл в горния ляв ъгъл.
  2. В менюто отляво щракнете върху Настроики.
  3. Изберете поща в левия прозорец.
  4. Превъртете надолу до Отговори и препращания раздел, докато не видите Когато отговаряте на съобщение и При препращане на съобщение падащи менюта.
  5. По подразбиране падащите менюта ще бъдат зададени на Включете оригиналния текст на съобщението. Все пак можете да ги разширите и изберете Не включвайте оригиналното съобщение, Прикачете оригинално съобщение, Включване и отстъп на оригиналното съобщение, или Префикс всеки ред от оригиналното съобщение.

Ето какво правят тези други опции:

  • Не включвайте оригиналното съобщение: Изпратете вашия отговор или препратено съобщение без текст от оригиналния имейл.
  • Прикачете оригинално съобщение: Включете текст от оригиналния имейл като прикачен файл.
  • Включване и отстъп на оригиналното съобщение: Това включва текст от оригиналния имейл, но ще бъде с отстъп вдясно – все едно да натискате клавиша Tab във всеки ред на оригиналното съобщение.
  • Префикс всеки ред от оригиналното съобщение: Това е като отстъп на оригиналното съобщение. Но вместо празно място, ще има знак, който да обозначава къде започва всеки ред от оригиналния имейл.

Как да промените адреса за отговор на вашия имейл адрес в Outlook

Промяната на адреса за отговор за имейл в Outlook означава, че всеки отговор, изпратен до избрания акаунт, ще бъде пренасочен към друг.

Ето как да направите това:

  1. В Outlook щракнете върху Файл в горния ляв ъгъл.
  2. Кликнете върху Настройки на акаунта за да разширите менюто, след което изберете Настройки на акаунта.
  3. В изскачащия прозорец щракнете върху имейл адреса, който искате да редактирате, и след това щракнете върху промяна (това е в менюто под разделите). Можете също така просто да щракнете двукратно върху имейл адреса.
  4. В текстовото поле до Адрес за отговор, въведете имейл адреса, към който искате да пренасочвате имейлите.
  5. Кликнете Следващия за да приложите промените.

Накарайте персонализирането на отговорите на Outlook да работи за вас

Като следвате простите инструкции по-горе, можете лесно да персонализирате отговорите в Outlook. Това малко ръководство едва драска повърхността на нивото на персонализиране, което Microsoft е вградило в своя имейл клиент. Това обаче е достатъчно, за да започнете как да направите отговорите си по-чисти и по-ефективни.