Трудите се да намерите точния човек, на когото да изпратите имейл? Научете как да рационализирате процеса си и да намирате правилния контакт всеки път за професионални имейли.

Спрете да казвате „Надявам се, че сте правилният човек за това“ в служебните имейли. Погрешно насочените съобщения рядко предизвикват положителен отговор. Те ви карат да звучите несигурни и непрофесионални, защото не сте проучили вашето лице за контакт.

Създайте си навик да проверявате получателите. Ето седем съвета, за да сте сигурни, че винаги ще намерите правилното лице за контакт за служебни имейли.

1. Google човека, на когото трябва да изпратите съобщение

Преди всичко друго опитайте да използвате Google. Това е мощна търсачка с над 100 трилиона индексирани страници. Можете да търсите всеки. Бързо търсене ще покаже техните профили в социални медии, лични уебсайтове, снимки, блогове, трудов опит и данни за контакт.

Като се има предвид обширната база данни на Google, прецизните резултати се нуждаят от точни заявки. Може да не намерите подходяща информация, освен ако не знаете пълното име на лицето. Например „Хосе Луансинг младши“ има 7350 посещения. Междувременно въвеждането на „Хосе“ в Google създава 2,6 милиарда страници, които биха се оказали трудни за сортиране.

instagram viewer

За прецизни резултати дайте на Google допълнителна информация. Ако знаете само първото име на лицето, потърсете неговата компания или бизнес уебсайт. Повечето марки имат страница Запознайте се с екипа. Използвайки горния пример, добавянето на „makeuseof.com writer“ към термина „Jose“ намалява резултатите до 10,1 милиона.

Трудно се намират хора с общи имена. Освен ако нямат силно онлайн присъствие, те няма да се показват в първите няколко Google SERP. Имена като Джон, Джо, Смит и Мери имат милиарди посещения. Дори за влиятелни личности и знаменитости, изпреварването на исторически личности със същото име няма да е лесно.

Вместо да преглеждате стотици резултати от търсенето, обърнете се към социалните медии. Все пак ще измислите няколко хита. Повечето платформи обаче ви позволяват да филтрирате опциите си въз основа на местоположение, общи приятели, образование и работа. Няма да губите време за неуместни резултати.

След като намерите профила на потенциалния си клиент, потърсете неговия професионален имейл адрес. Въздържайте се да ги добавяте или следвате. Не всеки се чувства комфортно да има свои колеги и бизнес партньори в социалните медии.

Разгледайте нишови социални мрежи ако не можете да намерите вашето лице за контакт в Twitter, Facebook или Instagram. Мнозина предпочитат да използват немасови канали.

3. Познайте имейли и кръстосана проверка в Google

Отгатването на имейл адреси включва по-малко несигурност, отколкото хората си мислят. Въпреки че процесът изисква проба и грешка, не е нужно да изпращате съобщения на случайни непознати. Просто проверете данните за контакт онлайн. С Google, платформи за пощенски услуги и сайтове за социални медии ще елиминирате точно неправилните предположения.

Служебните имейл адреси следват подобни формати. Да приемем, че търсите информацията за контакт на Хосе Луансинг, щатен писател в MakeUseOf. Неговият имейл адрес вероятно ще бъде:

След като изброите възможните комбинации, потърсете ги онлайн. Facebook, Twitter и Instagram често крият имейл адреси – ще имате повече късмет, ако ги потвърдите в Google и LinkedIn.

Също така проверете дали имейл адресът има профил в Gmail. Въведете вашите потенциални адреси в чернова на Gmail, след което задръжте курсора на мишката над всеки контакт. На снимката по-долу само един адрес има профил.

4. Използвайте платформи за търсене на WHOIS

Горните съвети работят само при проследяване на лица. Може да не ги намерите за полезни, ако трябва да се свържете със собственици на уебсайтове, които не познавате. Компаниите рядко представят своите уеб администратори. В повечето случаи страницата на марката Meet the Team включва нейните основатели, изпълнителен директор, борд на директорите и мениджъри на средно ниво.

За да намерите техническа информация за уебсайт, използвайте Инструменти за търсене в WHOIS. Те могат да ви кажат собственика на всеки домейн, данни за контакт, информация за регистратора и регистрирано местоположение. Някои сайтове дори разкриват техните бизнес номера. Просто не забравяйте да поискате разрешение и да се представите, преди да се обадите.

5. Попитайте вашата мрежа

Ако вашето изследване стигне до задънена улица, потърсете помощ онлайн. Вижте дали някой ще ви насочи към човека или отдела, от който се нуждаете. Кой знае? Вашите онлайн приятели може да знаят вашето лице за контакт. Можете дори да поискате случайно представяне, така че да не се налага да изпращате студен имейл.

Качете кратка публикация във вашите социални медийни платформи. Споменете отдела или лицето, което търсите, обяснете защо имате нужда от тях и попитайте за най-добрия начин да се свържете. Дано някой отвътре ти отговори. Ако не, съберете полезни подробности – използвайте ги, за да генерирате точни резултати в Google и социалните медии.

За по-добри отговори посетете групи, специфични за индустрията. Да приемем, че имате нужда от конкретни данни за контакт на блогър. Вместо да публикувате на стената си, попитайте наоколо общности за писатели на свободна практика.

Докато горните съвети дават точни резултати, изпълнението им отнема време. Може да прекарате няколко часа в търсене на страници в Google или в разпитване в социалните медии.

Ако проследявате няколко души, помислете дали да не използвате инструменти за търсене на имейли. Въпреки че повечето премиум платформи таксуват абонаментни такси, те прецизно проверяват имейл адресите групово. Ще спестите много време.

Да вземем Snov.io като пример. Стартовият пакет струва $30 до $39 на месец. Въпреки това, той проверява хиляди имейл адреси едновременно, плюс можете да извлечете всички регистрирани имейл адреси в рамките на домейн.

7. Просто изпратете своя имейл

Ако все още не можете да проследите правилния имейл адрес въпреки горните съвети, потърсете алтернативи. Вашите потенциални клиенти трябваше поне да са се стеснили. Намерете такива, свързани с вашето лице за контакт, и вижте кой може да ви помогне.

Както винаги, поддържайте правилния тон. Въпреки че не сте сигурни за получателя си, избягвайте общи, полуизпечени редове, които правят имейлите непрофесионални, като:

  • Надявам се, че този имейл те намира добре.
  • За когото може да се отнася.
  • Здравейте всички!
  • Надявам се, че сте правилният човек за това.

Помня: Хората получават десетки имейли редовно. Имате нужда от персонализирано съдържание, съобразено с нуждите на другата страна, за да пресечете шума. В противен случай няма да предадете съобщението си. И вместо да използвате общи откази от отговорност, обяснете ситуацията си. Ако сте учтиви и искрени, получателите ще ви насочат към правилното лице за контакт.

Независимо дали изпращате рекламни предложения или задавате работни въпроси, намерете подходящото лице за контакт. Няма извинение за неправилно насочени имейли. Търсачките, сайтовете за социални медии и инструментите за търсене направиха потвърждаването на имейл по-лесно от всякога. С малко проучване ще намерите нечия информация за контакт.

Освен двойна проверка на получателите, редактирайте въведението си. Изрежете общи, прекалено използвани фрази. Уверена, уникална начална линия, която резонира с получателя, ще увеличи честотата на отваряне на вашия имейл. Само персонализирани съобщения могат да пресекат шума.