Какво е Canva Docs? Ето всичко, което трябва да знаете

Наистина ли имаме нужда от друго приложение за обработка на документи, след като вече имаме мощни инструменти като Microsoft Word и Google Docs? Освен това много системи за продуктивност като Notion, Coda, ClickUp, Monday и Asana идват с вградени функции за редактиране на документи.

Остава въпросът: защо някой трябва да се занимава с Canva Docs? Нека разберем какво представлява Canva Docs, какво го отличава от останалите и защо си струва да опитате.

Какво е Canva Docs?

За начало, Canva е платформа за графичен дизайн, популярна сред фрийлансъри и малки фирми, които я използват за създаване на цифрови активи, за да развиват своите марки. Някои от тези активи включват създаване на цифрови планери, проектиране на имейл подписи, и визитки.

Напоследък Canva се разширява в работно пространство, като добавя функции като презентации, редактиране на видео и бели дъски. Обработката на документи е най-новата функция в блока.

Canva Docs е визуален създател на документи, който съчетава ключови функции за обработка на документи с интерактивни визуални елементи като изображения, графики, диаграми и видеоклипове.

Топ 10 функции на Canva Docs

На пръв поглед Canva Docs изглежда много обикновен. Ще се изненадате обаче да откриете някои мощни функции, скрити под прекалено опростения интерфейс. Нека се потопим дълбоко и проучим наличните функции в Canva Docs.

1. Шаблони за документи

В истинския стил на Canva, Canva Docs идва с шаблони, които да ви помогнат да започнете.

В момента има над 100 естетични шаблона за документи, които покриват различни случаи на употреба, включително:

• Бизнес предложения
• Стратегия за социални медии
• Протокол от срещата
• Урочни планове

2. Магическо писане

Magic Write е AI асистент за писане на Canva Docs, който ви помага да превърнете идеята си в първа чернова за секунди.

Можете да го използвате за:

• Мозъчна атака на нови идеи (напр. идеи за публикации в блогове).
• Генериране на контури за структурирани части от съдържание.
• Генериране на текст в кратка форма (напр. копие от социални медии) и дълга форма (напр. публикации в блогове, есета).

3. Таблици и диаграми

Можете лесно да добавяте таблици и диаграми към вашия документ.

Първоначално таблиците на Canva изглеждат много ясни, но можете лесно да ги персонализирате според вашия вкус. За да добавите диаграма към вашия документ, имате възможност ръчно да въведете данните в таблица или да импортирате данни от CSV файл или Google Таблици.

Една уникална функция, която отличава Canva Docs от своите конкуренти, е достъпът до висококачествени медийни файлове.

Подобно на интерфейса за графичен дизайн на Canva, имате достъп до стокови снимки, видеоклипове, GIF файлове и графични елементи направо в Canva Docs.

5. Дизайн

Можете да създавате и добавяте нови дизайни към вашите Canva документи.

Тази функция отваря изскачащо пространство за дизайн, където можете да създавате нови дизайни от нулата или да избирате от библиотека с предварително направени шаблони. Тези дизайни приличат повече на банери поради техния фиксиран правоъгълен формат.

6. Вграждане

Функцията за вграждане ви позволява да вграждате връзки към уебсайтове, видеоклипове в YouTube, публикации в социални медии и т.н. направо в Canva Docs.

Освен това можете да вградите всеки от вашите минали Canva проекти (графични дизайни, слайдове, видеоклипове, бели дъски) чрез връзка за вграждане или просто като ги плъзнете и пуснете от раздела Проекти вляво меню.

7. Магически команди

Всички функции, споменати по-горе, които са свързани със създаването и редактирането на вашия документ, могат да бъдат достъпни чрез магически команди в командно поле. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху иконата плюс в документа или да натиснете клавиша с наклонена черта (/) на вашата клавиатура.

Можете да изберете да въведете командата, която искате, да използвате клавишите със стрелки, за да превъртите през опциите и да натиснете Enter. Това означава, че можете лесно да добавяте всякакъв тип съдържание в Canva Docs, без да вдигате пръст от клавиатурата си.

8. Сътрудничество

Можете да поканите конкретни хора да си сътрудничат върху документ или да споделите обществени връзки към вашия документ.

За всяка опция можете да зададете разрешения за преглед, коментар или редактиране. Освен това има функция за таймер в долния ляв ъгъл за проследяване на времето, прекарано по време на сесии за сътрудничество. Можете също да го използвате, ако работите сами и искате да проследите времето, прекарано в работа върху документ.

9. Прозрения

Тази функция ви дава общ преглед на вашия документ: брой думи, брой знаци и прочетете часа.

Ако споделяте връзки към вашия документ, можете да видите неговите анализи и в този раздел. Имате достъп до ключови показатели като показвания на страници, брой зрители, общ брой коментари и др.

10. Презентация

Ако обикновено създавате слайдове от вашите документи, тази функция ще ви спести много време и главоболия. Тя ви позволява да трансформирате вашия документ в слайд дек само с едно натискане на бутон.

Canva не само прехвърля вашето съдържание в колоди, но също така се справя с организацията, дизайна и форматирането. Имате и опцията да променяте съдържанието и дизайна на автоматично генерирания набор от слайдове.

Ограничения на Canva Docs

Настройките на страницата на Canva са силно ограничени. Когато за първи път отворите Canva, веднага ще забележите, че това е документ без страници, без опция за създаване на отделни страници или задаване на размер на документ (напр. Letter, A4 и т.н.).

Това означава, че докато редактирате документа си, няма начин да разберете кои части от съдържанието се побират на различни страници. Това идва с други ограничения, като например:

• Без прекъсвания на страници
• Няма настройки за ориентация на страницата
• Няма номера на страници
• Без горни и долни колонтитули
• Без промени в маржа

Друго ограничение, което трябва да имате предвид, е, че не можете да разделяте съдържанието си на отделни колони. Например, не можете да поставяте изображения отляво или отдясно, а текстът да тече около тях. Освен това можете да експортирате документа си само като PDF файл със следните опции за размер: A3, A4, Letter и Legal.

Кой трябва да използва Canva Docs?

Подобно на съществуващите инструменти за обработка на документи, Canva Docs има своите уникални силни и слаби страни. В резултат на това не можете да разчитате напълно на него за създаване на всички видове документи. И така, в какви случаи трябва да обмислите използването на Canva Docs?

Използвайте Canva Docs, ако:

• Вече използвате Canva за проектиране на цифрови активи.
• Искате да използвате прост инструмент за обработка на документи с плъзгане и пускане.
• Вие сте креативен човек, който иска да създава изключително визуални и интерактивни документи.
• Искате да имате висококачествени стокови изображения, видеоклипове и графични елементи на една ръка разстояние.

Canva Docs е тук, за да остане

Въпреки ограниченията си, Canva Docs направи силен дебют с уникални функции, които му дават предимство пред конкурентите му. Изключително лесно е да създавате изключително визуални и професионално изглеждащи документи с малко опит и за нула време.

Ако сте чели до тук, вече знаете какво да очаквате от Canva Docs и дали искате да опитате. Междувременно можете също да разберете как бързо да редактирате PDF файлове в Canva.