Ще отнеме много време, ако трябва да изпратите много персонализирани имейли ръчно. Добре, че има Mail Merge — добавка за Google Sheet, която ви позволява да използвате база данни, за да изпращате бързо персонализирани имейли. След като настроите добавката във вашите таблици в Google, трябва само да подготвите шаблон за имейл с контейнери и сте готови.

Възползвайте се от тази функция, ако трябва да изпратите куп насочени имейли, но не искате да се ангажирате с автоматизирано маркетингово решение. Вижте как да настроите и използвате циркулярни документи в Google Таблици.

Как да използвате циркулярни документи в Google Таблици

Разделихме стъпките за използване на циркулярни документи в Google Таблици на три части, с няколко стъпки за всяка.

Следвайте внимателно инструкциите по-долу, за да разберете процеса и да го приложите успешно.

Част 1: Инсталирайте Mail Merge

Първото нещо, което трябва да направите, за да започнете, е да инсталирате Mail Merge.

Просто се насочете към Обединяване на писма в Google Workspace Marketplace

instagram viewer
и удари Инсталирай бутон. Изберете продължи в подканата за потвърждение.

След това изберете предпочитания имейл акаунт и щракнете Позволява за да се гарантира, че добавката има необходимия достъп. След като процесът на инсталиране приключи, настройте функцията в Google Таблици.

Следвайте стъпките по-долу, за да продължите с това:

  1. Стартирайте Google Таблици и щракнете върху Раздел Разширения в менюто на лентата.
  2. Избирам Обединяване на пощас прикачени файлове от контекстното меню и щракнете върху Активиране на циркулярни документи.
  3. След като разширението е активирано, отидете до Обединяване на писма с прикачени файлове > Създаване на лист за сливане.
  4. Сега трябва да видите шаблон за сливане с колони като име, фамилия, имейл адрес, планирани данни и др. в електронната таблица. Можете да въведете информацията ръчно, за да започнете, както и да добавите още колони според вашите предпочитания.
  5. Ако искате да добавите контактите си в Google към електронната таблица, отидете на Обединяване на писма с прикачени файлове в раздела Разширения и изберете Импортирайте Google Контакти.
  6. В следващия диалогов прозорец изберете група контакти и след това натиснете ИмпортиранеКонтакти бутон.

След като контактите бъдат експортирани, можете да започнете веднага. Това, което наистина харесваме в разширението за циркулярни документи с прикачени файлове, е, че можете да планирате имейли според вашите предпочитания, като изпращане на напомняния в понеделник до една група и в сряда до друг. Уверете се обаче, че използвате формата за дата и час дд/мм/гггг чч: мм за този раздел, за да избегнете грешки.

Второ, можете да вмъкнете прикачени файлове под формата на връзки за определени потребители. Просто се насочете към вашия Google Drive и копирайте връзката към файл, който искате да споделите. Вмъкнете тази връзка в Прикачени файлове и сте готови. Докато го правите, вие също можете използвайте алтернативни цветове в Google Таблици или смени цялата тема за да оживите вашия документ.

Стъпка 2: Създайте шаблон

След като сте подготвили своя Google Sheet, е време да създадете имейл шаблон за получателите.

Ще използваме {{име на поле}} като контейнер в този метод.

Ето всичко, което трябва да направите:

  1. Насочете се към раздела Разширение в Google Таблици и Обединяване на писма с прикачени файлове > Конфигурирайте циркулярни документи.
  2. Избирам Създайте имейл шаблон от наличните опции, след което щракнете върху редактиране бутон до опцията Използване на визуален редактор.
  3. Въведете темата на имейла в Предметно поле. Можете да добавите контейнер като {{First Name}}.
  4. След това добавете тялото на имейла, като използвате същия метод. Ако изпращате имейла до множество получатели за една и съща цел (като напомняне за среща), можете също да прикачите файлове в черновата.
  5. Кликнете Запазване да използвате тази чернова в бъдеще.

Стъпка 3: Тествайте функцията

След като електронната таблица и черновата на имейла са готови, можете да започнете да изпращате имейлите. Но преди да започнете да ги изпращате на реални хора, можете да инструктирате Mail Merge с прикачени файлове да ви изпрати тестов имейл.

Ето как можете да проверите дали добавката работи добре:

  1. Разширете Изпратете имейл кампания раздел на контекстното меню, което сте отворили по-рано.
  2. Кликнете върху Изпратете тестов имейл опция и изберете Отивам.

Сега трябва да получите тестов имейл в акаунта в Gmail, с който сте се регистрирали. Ако всичко е наред, можете да изберете Стартирайте Mail Merge следващия път, за да продължите.

Изпращайте персонализирани имейли с Google Sheets и Mail Merge

Досега трябва да можете да настроите разширението за циркулярни документи в Google Таблици и да го използвате ефективно за работа, особено за маркетингови задачи. Всеки път, когато искате да спрете да използвате тази функция в бъдеще, можете да се върнете на страницата на Google Marketplace на Mail Merge и да щракнете върху бутона Деинсталиране.