Когато изпращате файл, по-добре е да го изпратите в поне два формата, за да сте сигурни, че получателят може да го отвори. Ако сте създали електронна таблица в Excel, трябва да добавите PDF файл към този имейл, тъй като това е един от най-често срещаните файлови формати.
Използвайки вградените инструменти на Excel, можете да запазите електронната си таблица като PDF файл или дори да я споделите по имейл. Освен това можете да използвате онлайн инструмент за конвертиране на вашите Excel файлове в PDF. В тази статия ще разгледаме подробно всеки метод.
Подгответе електронната таблица
Когато конвертирате Excel файл в PDF, може да се окажете с липсваща информация, ненужни празни клетки или странно изглеждащи таблици. За да го избегнете, използвайте Оформление на страница инструменти за задаване на областта за печат, избор на ориентация на страницата или добавяне на прекъсвания на страници.
Ако планирате да изпратите файла на колега, може да си струва да отделите време и организирайте своите електронни таблици в Excel, така че ще имате добре изглеждащи PDF файлове.
1. Запазете файла като PDF
Ако искате да конвертирате Excel файл в PDF, това е най-лесният метод, който можете да използвате. В Excel отворете Файл меню, щракнете Запази катои изберете местоположение. Отворете падащото меню и изберете PDF (*.pdf) опция. След това щракнете Запазване.
В прозореца Запиши като щракнете върху Настроики бутон. Можете да изберете дали искате да запазите само активния лист или цялата работна книга, обхвата на страниците и коя информация Excel трябва да включва, когато записва файла.
Забележка: Преди да запазите файла, премахнете всички празни редове във вашата електронна таблица в Excel, тъй като може да развали цялостния вид на PDF файла.
2. Експортирайте електронната таблица като PDF
Тази опция е подобна на първата, тъй като можете да експортирате файла като PDF с помощта на инструменти на Excel. От лентата с инструменти отворете Файл раздел. След това изберете Експортиране и щракнете Създайте PDF/XPS документ. След като изберете местоположението на файла, щракнете Публикувайи Excel ще превърне електронната таблица в PDF файл.
Ако често ви се налага да запазвате електронни таблици на Excel като PDF, можете да добавите Публикувайте като PDF или XPS команда към лентата с инструменти. Ето как можете да го направите:
- Отидете на Файл > Опции.
- В левия прозорец изберете Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп.
- Комплект Изберете команда от да се Всички команди.
- От списъка с команди изберете Публикувайте като PDF или XPS и щракнете Добавете.
- Кликнете Добре за да добавите командата.
3. Споделете файла като PDF
Excel също ви позволява да споделяте електронната таблица като PDF, без да се налага да я записвате на вашия компютър. Изберете Файл раздел и щракнете върху Дял.
За да качите файла във вашия акаунт в OneDrive, щракнете Споделете с хора. Стига да сте настроили акаунта си в OneDrive, а не сте мястото за съхранение се изчерпва, не би трябвало да имате проблем със споделянето на файла. Ако искате да го изпратите по имейл, щракнете върху електронна поща бутон и изберете Изпратете като PDF.
Имайте предвид, че можете да използвате Изпратете като PDF опция, ако сте свързали своя акаунт в Outlook.
4. Използвайте онлайн конвертор
Ако използвате компютър, който не е инсталирал пакета Office, можете да използвате онлайн инструмент, за да конвертирате електронната таблица на Excel в PDF файл. Препоръчваме да използвате Cleverpdf.com.
За да конвертирате файла, просто щракнете върху Excel в PDF плочка, качете вашата електронна таблица и щракнете Стартиране на преобразуването. След като приключите, можете да изтеглите PDF на вашия компютър.
Най-добрата част за Cleverpdf е, че можете да го използвате за много повече, тъй като има повече от 40 спретнато организирани безплатни конвертора.
Преобразувайте Excel файлове в PDF за нула време
Вече знаете как можете да конвертирате Excel файлове в PDF. Въпреки че не е трудно да се научи, става много по-трудно, когато някой от вашите колеги поиска PDF и вие трябва бързо да намерите точни инструкции онлайн.
Ако искате да подобрите знанията си за Excel, има няколко безплатни уебсайта и курсове, които можете да използвате, за да станете майстор на електронни таблици.
