Често крием клетки по някаква причина в нашите електронни таблици и въпреки че те може да са наложителни за изчисленията, може да не искате да копирате тази част от данните. За съжаление, Google Sheets копира всички маркирани колони и редове по подразбиране.
Но с правилния метод можете да изберете да копирате само видимите клетки. Прочетете, за да научите как да пропускате скритите клетки, когато копирате в Google Таблици.
Защо да пропускаме невидимите клетки при копиране?
Може да има няколко причини, поради които може да искате да пропуснете невидимите клетки при копиране. Може да бъде полезно, когато искате да съберете данни от други електронни таблици и да ги съберете в един лист. Като алтернатива можете да създадете отделна електронна таблица, съдържаща само един тип данни, или да филтрирате данните, за да ги използвате в друга част на електронната таблица.
Как да копирате и поставите само видими клетки в Google Таблици
Най-бързият начин за копиране и поставяне, без да включвате скрити колони или редове, е да изберете отделно диапазоните от клетки, като задържите натиснат
Ctrl ключ. Ръководствата по-долу ще го изяснят.За потребители на Mac: Ръководствата по-долу казват да се използва Ctrl като част от клавишните комбинации. Но ако сте на компютър Mac, използвайте командване ключ вместо това. Ето ръководство за разлики в клавишните комбинации между двете операционни системи.
В този пример имаме електронна таблица, съдържаща имената на клиентите и тяхната друга информация. Нуждаем се обаче само от тяхното име, град и телефонен номер, така че сме скрили колоните между тях. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да копирате само видимите клетки в Google Таблици:
- Натиснете и задръжте Ctrl клавиш на вашата клавиатура.
- Щракнете и плъзнете върху първия диапазон от данни преди скритата колона или ред. В нашия пример по-горе първо подчертахме A1: A11. В резултат на това се уверяваме, че избраните видими данни не се припокриват със скритите колони.
- с Ctrl все още задържани, маркирайте останалите данни в отделен диапазон.
- Сега, когато желаните клетки са избрани, трябва да ги копираме. Можете или да щракнете с десния бутон върху клетките и да щракнете върху копие или използвайте Ctrl + C клавишна комбинация.
- Сега щракнете върху желаното място, където искате да поставите клетките.
- Поставете ги там, като щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Залепете. Можете също да използвате Ctrl + V клавишна комбинация, за да направите това.
Избиране на отделните диапазони от клетки (с Ctrl или командване задържани), а не целият набор от данни ще изключи скритите редове. Това се случва просто защото изобщо не сме избрали скритите клетки. Вместо това избрахме да включим диапазоните от клетки около скритите клетки.
Едно нещо, което трябва да се отбележи, е, че няма да има допълнителни интервали за отчитане на липсващите колони и редове. Те ще бъдат копирани като един блок от клетки.
Освен това, тъй като вашият лист съдържа скрити редове или колони, уверете се, че когато поставяте стойностите, не ги поставяте в област, съдържаща скрити редове или колони. Данните, които биха се поместили в тези секции, автоматично ще бъдат скрити.
Можете също да копирате данни в Google Таблици, като задържите Ctrl или командване и избиране на клетки отделно по диапазон от различни области и преместването им в друга секция (Натисни Ctrl + V), дори ако няма скрити редове или колони.
Това може да бъде супер удобно, ако трябва да вземете данни от две отделни таблици и да ги преместите в една област. Той също така работи като начин за премахване на данни от таблица, за да ги превърнете в графика с включени само важни точки от данни.
Как да филтрирате данни за копиране в Google Таблици
Много пъти трябва да филтрираме данните, за да намерим необходимите данни. Използване на филтри във вашите Google Таблици ще ви позволи да анализирате и сортирате данните си, без да е необходимо да превъртате ръчно листа. Прилагането на филтри към вашата електронна таблица също спира ненужните данни да претрупват екрана ви.
В този пример имаме набор от данни с 4 колони, съдържащи данните на няколко от студентите, кандидатстващи за прием в университет. Искаме да използваме филтър, за да намерим студентите, които желаят да се присъединят към Computer Sciences, и искаме да направим копие на данните в отделна част от електронната таблица. Правенето на това е много лесно и изисква да следвате няколко прости стъпки:
- Първо, трябва да приложим филтъра. За да направите това, изберете клетките, съдържащи данните.
- Кликнете върху Данни меню в главната горна лента.
- Там щракнете върху Създайте филтър в падащото меню.
- Това ще покаже икона, подобна на фуния, до заглавните ленти. Кликнете върху този до заглавието, където искате да приложите филтъра. В този случай това е Отдел колона.
- Ще се отвори малък прозорец, който ви позволява да изберете филтъра, който искате да приложите. Тук искаме да видим само студентите, записани в компютърни науки. Премахнете отметката от други възможни резултати от икономика, маркетинг, и Статистика.
- Кликнете върху зеленото Добре бутон за прилагане на филтъра.
- Щракнете и плъзнете курсора, за да изберете клетките, които искате да копирате.
- Щракнете с десния бутон вътре в селекцията, след което щракнете върху копие, или използвайте Ctrl + C пряк път.
- Сега щракнете върху клетката, която ще бъде първият запис от поставения набор от данни.
- Щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Залепете или използвайте Ctrl + V пряк път.
Както ще видите, не е нужно да избирате клетките поотделно. Всичко, което трябва да направите, е да копирате и поставите стойностите и това ще включва само филтрираните резултати. Т.е. Google Sheets ще включва само видимите редове и колони в копиране и поставяне, когато използвате филтър.
Ефективното копиране спестява време
И двата метода по-горе ще ви помогнат да намалите колективните часове от работата си с електронни таблици. Филтрите са наистина важни при работа с големи набори от данни и ако това ръководство ви даде преднина да научите за тях, това е нещо добро. Същото важи и за продължителен избор чрез задържане Ctrl или командване.