Споделянето на файлове е обичайна практика при работа в екип. Но е контрапродуктивно, когато файловете, които споделяте, са неорганизирани и затрупват системата ви. Има толкова много работа, която можете да свършите сред бъркотията.
Организирането на вашите споделени файлове е от ключово значение за рационализиране на работния ви процес. Ако не успеете да направите това, можете да загубите важни файлове или да ги смесите по време на работа. Вижте ефективни начини за организиране на вашите споделени файлове за повишена продуктивност.
1. Преглед на съществуващите файлове
Периодичното преглеждане на съществуващи файлове е необходимо, за да поддържате системата си добре организирана. Има голяма вероятност да имате някои файлове в системата си, които вече не използвате или не са ви необходими. Тези файлове могат да останат там и да заемат място без ваше знание.
Винаги отделяйте време, за да прегледате файловете си, за да можете да изтриете тези, от които вече не се нуждаете, и да актуализирате остарелите, за да извлечете максимална полза от тях. Само преглеждането на вашите файлове може да е трудно за поддържане. Образовайте и научете членовете на вашия екип или служители относно важността на преглеждането на съществуващи файлове. Това просто задължение създава чисто работно пространство за по-висока ефективност.
2. Създайте и наименувайте вашите папки в детайли
Нищо не е по-дезориентиращо от това да прекарвате по-голямата част от работното си време в търсене на файлове във вашата система. Спестете си неприятностите, като създадете различни папки за вашите файлове според техните категории.
Усвояване как да организирате папките си в детайли спестява време и увеличава производителността. Можете бързо да навигирате във вашите файлове или папки, без да ги отваряте за идентифициране или достъп до тях. По подобен начин създаването и наименуването на вашите папки помага на членовете на вашия екип да идентифицират кои файлове им принадлежат за достъп и тези, които съдържат чувствителна информация.
Когато наименувате папката си, опитайте се, доколкото е възможно, да избягвате използването на дълги и сложни имена, защото са трудни за запомняне. Освен това избягвайте използването на специални знаци и символи, защото те не само не се виждат, но са и безсмислени. И накрая, ако трябва да използвате интервали за разделяне на думите, вместо това използвайте долни черти или тирета.
3. Ограничете вашите папки
Въпреки че създаването и именуването на папки е добра практика за организиране на споделени файлове, не прекалявайте. Наличието на една папка за всеки файл, който имате, ще създаде бъркотия. Ще имате твърде много файлове на вашите системи и това може да бъде непосилно.
Така че, вместо да създавате папка за всеки файл, обединете файла в папка с подобно съдържание. Знаете точно къде да търсите, когато търсите файлове в същата категория.
4. Изхвърлете локалното хранилище
Локалното хранилище беше основно нещо, но с цифровизацията има по-жизнеспособни опции. Така че, ако все още използвате локално хранилище, за да запазите вашите файлове, вие сте останали в миналото. Освен че е скъпо за поддръжка поради закупуването на по-голяма честотна лента за съхраняване на повече файлове, локалното хранилище представлява риск за сигурността. Ако някой се намеси във вашето устройство за съхранение, можете да загубите цялата информация, която имате в него.
Така че, вместо локално хранилище, изберете облачно хранилище. С облачното хранилище можете да осъществявате отдалечен достъп до вашите файлове, да разполагате с повече място за съхранение и да прилагате по-силна защита. Разгледайте най-евтините доставчици на облачно хранилище за спестяване на разходи.
5. Приемете софтуер с контрол на версиите
Има голям шанс да се наложи да промените вашите файлове, след като ги създадете. Контролът на версиите ви помага да следите модификациите, направени във файл или колекция от файлове. Проследяването на промените ръчно е обезсърчително и може да ви обърка.
Точно както можете да използвате приложения за контрол на версиите, за да увеличите производителността си, можете да използвате софтуер за организиране на файлове с контрол на версиите, за да проследявате модификациите, които правите във файл, така че да не ги смесвате.
Поддържането на всички членове на екипа на една и съща страница е ролята на системата за контрол на версиите. Най-важното е, че гарантира, че всеки от екипа си сътрудничи и работи по един и същ проект, като същевременно гарантира, че всички използват най-новата версия на файла.
6. Създайте преки пътища и любими
Ако имате ограничен бюджет или се нуждаете от бързо действие, най-добре е да създадете преки пътища и любими. Пряк път е препратка към файл на твърд диск. Програма, файл или папка могат да бъдат определени от нейния указател.
Тъй като съдържа информация за местоположението на оригиналния файл, прекият път е малък файл, който използва много малко място за съхранение. Дубликатът не съвпада точно с оригиналния файл. По този начин оригиналният файл все още е непокътнат, когато премахнете прекия път.
Можете да поставите най-често използваните програми и преки пътища на папки на леснодостъпни места, като работното ви табло или лентата за бързо стартиране с помощта на преки пътища.
7. Предварително създаване на шаблони за папки
Друг начин да организирате вашите споделени файлове е предварително да създадете временен шаблон. Можете да създадете предварително шаблони за папки, ако не сте сигурни кой шаблон да използвате в момента.
Предварителното създаване на шаблон за папка ви помага да запазите някои файлове в папка, вместо да ги оставяте навсякъде във вашата система. Освен това предотвратява изникването на космически гъби. Ако най-накрая определите позицията си по тези предварително създадени папки, можете или не можете да ги преместите във вашето постоянно хранилище.
8. Използвайте автоматизиран софтуер за организиране
Един от най-ефективните начини да организирате вашите споделени файлове е да включите автоматизиран софтуер за организиране във вашата система. Ръчното организиране на файлове е не само досадно, но и отнема много време. Преместването на различни файлове на определени места изисква внимание към детайла.
Въпреки това има тенденция нещата да се изплъзват през пукнатините. Но това е различна игра, когато автоматизирате процеса със софтуер за организиране. Един ефективен софтуер за организиране ще постави вашите споделени файлове на правилните им места с малко или никакъв надзор. Вие и вашият екип ще имате повече време, за да се съсредоточите върху по-важни задачи, за да увеличите производителността си.
9. Изтриване на остарели файлове
Остарелите файлове не са ви полезни. Освен ако не планирате да ги актуализирате, те нямат работа във вашата система. Ако прегледате файловете си, може да откриете, че файловете, които вече не използвате, заемат значително място за съхранение. Изтриването им ще ви даде повече място за създаване и съхраняване на съответните файлове.
Също така, оставянето на остарели файлове във вашите системни файлове може случайно да се слее с по-нови или текущи файлове, причинявайки объркване. Този сценарий може да възникне, когато тези файлове са в ръцете на нови или неопитни служители. За да автоматизирате този процес, можете да изберете софтуер за изтриване на файлове като PrivaZer, Шредер за файлове, и Glary Utilities, между другото.
Организиране на споделени файлове за повишена продуктивност
Чистото работно пространство повишава производителността. Можете лесно да получите достъп до всеки документ, от който се нуждаете, и да премествате нещата без пречки. Организирането на вашите споделени файлове не само ще повиши продуктивността ви, но и ще ви направи по-ефективни, тъй като ще бъдете по-фокусирани върху текущите задачи.
Интересното е, че не е нужно да правите всичко сами. Можете да използвате автоматизирани инструменти, за да извършите повдигането и поставянето, така че да можете да се ангажирате с други задачи, които се нуждаят от вашето внимание.