Днес имейлите са от съществено значение за продуктивен живот. Те ви позволяват да общувате, да се регистрирате за услуги, да поддържате акаунти защитени и много други. Това също така означава, че входящата ви поща може лесно да стане непосилна, което е проблем, когато използвате имейли за работа.
Gmail е особено богат на функции и разсейвания, но има начини да управлявате акаунта си и себе си, така че да не се окажете отново в многозадачност. Да можеш да се съсредоточиш върху една работа в даден момент е въпрос на организация и дисциплина. Нека проучим какво точно означава това.
1. Организирайте имейлите си
Първо, можете да кликнете върху звезда или етикет икона до всеки имейл, за да го маркирате като Със звезда или важно. Това ще го изпрати в съответната папка на страничния ви панел, като същевременно ще увеличи вероятността Gmail автоматично да маркира важни имейли в бъдеще.
Можете да отидете дори по-далеч от създаване на цветно кодирани етикети в Gmail и архивиране на имейли в логичен ред, вместо да се налага да минавате през стена от смесени имейли, някои представляващи интерес, други спам.
Така че, когато дойде нова партида имейли, прегледайте ги и ги маркирайте по съответния начин. След това, например, можете да се съсредоточите върху имейли в важно и оставете тези, които сте означили като „Лични“, за по-късно.
2. Използвайте функцията за отлагане на имейли, които могат да чакат
Друг инструмент, който може да ви помогне да приоритизирате кои имейли да се фокусирате, се нарича Дрямка.
Изберете или задръжте курсора на мишката върху имейл и ще видите икона, която прилича на часовник. Кликнете върху него и можете да изберете дължината му Дрямка.
Какъвто и да е вашият избор, имейлът ще изчезне от входящата ви кутия и ще се върне в уречения час. Можете обаче да получите достъп до него преди това, като просто отворите Отложено папка.
3. Променете типа на вашата входяща кутия
Има много начини да персонализирате таблото си за управление на Gmail, така че да ви попречи да извършвате няколко задачи едновременно. Вашият Бързи настройки предлагат много лесен и удобен метод.
Щракнете върху съоръжения икона в горната част на страницата, за да отворите своя Настройки меню. Намери Тип входяща кутия и вижте опциите си:
- По подразбиране
- Първо важно
- Първо непрочетено
- Първо със звезда
- Приоритетна входяща кутия
- Множество входящи кутии
Всеки тип структурира вашата входяща кутия по различен начин. Ще намерите тази функция и в Бързи настройки > Вижте всички настройки > Входящи.
За да промените допълнително оформлението на вашия Gmail, комбинирайте най-продуктивното оформление с филтри, които сортират входящата ви поща в Gmail. С внимателно планиране можете да гарантирате, че вниманието ви винаги пада върху имейлите, които са най-важни за вас.
4. Променете плътността на вашата входяща кутия
Направете входящата си поща възможно най-лесна за очите и забелязването на важни имейли ще бъде по-лесно. Освен това ще избегнете прекалено бързото изморяване, докато работите с Gmail.
Друга функция във вашия Бързи настройки може да ви помогне да постигнете това. Под Плътност, има три опции за това колко близо един до друг трябва да бъдат вашите имейли:
- По подразбиране
- Удобен
- Компактен
Вижте кой от тях ви позволява бързо и лесно да разглеждате входящата си кутия.
5. Променете максималния размер на страницата на своя Gmail акаунт
Gmail ви дава повече контрол върху оформлението на входящата ви поща, включително колко имейла трябва да изброява на страница. За да намерите тази функция, отидете на Бързи настройки > Вижте всички настройки > Общи.
В този раздел е вашият Максимален размер на страницата раздел, където можете да изберете броя на разговорите, които да се показват на всяка страница. Вашите предварително зададени опции варират от 10 до 100, така че наистина можете да разпръснете имейлите си или да ги групирате заедно.
Решете кое оформление ще ви помогне да се съсредоточите най-много върху задачите, докато използвате добре инструментите си за филтриране.
6. Разделете панела си за четене
Можете да спрете многозадачността и да фокусирате вниманието си върху един имейл с още една функция на Gmail. Над вашите имейли е Превключване на режима на разделен панел икона.
Ако щракнете върху него, докато таблото ви за управление е в стандартната си неразделена форма, Вертикално разделение ще се активира, което означава, че вашите имейли получават панел до тях, за да показват съдържанието на всеки разговор, който изберете. Това ви позволява да видите какво има в имейлите ви, без да се налага да ги отваряте напълно. Впоследствие можете да преминете през входящата си поща по-бързо.
Ако щракнете върху стрелката до Превключване на режима на разделен панел икона, ще намерите Хоризонтално разделение опция също.
Всичко това е налично и в Бързи настройки > Вижте всички настройки > Входящи.
Но има много повече, които можете да направите, като персонализирате настройките си в Gmail, като например настройване на повтарящ се отговор при отсъствие. Разгледайте какво друго може да е от полза за вашата моно-задача.
7. Започнете да четете нови имейли от дъното
Когато става въпрос за лични навици, които могат да ви отклонят от многозадачността, един сигурен метод е да четете имейлите си с цел или логичен ред.
Например, в стандартен списък с имейли, най-новите ще бъдат най-отгоре, така че има смисъл да започнете от дъното на всички непрочетени разговори, като първо се заемете с най-старите.
Те може да имат крайни срокове или важна информация, която е от значение за по-късни имейли. Само за по-сигурно и фокусирано, проправете си път към имейлите си.
8. Първо изчистете най-лесните имейли
С разделения панел на Gmail можете бързо да идентифицирате имейли, които не ви интересуват или могат да бъдат обработени бързо. Прегледайте входящата си поща и се заемете първо с най-лесните задачи, като ги махнете от пътя. След това можете да дадете приоритет на по-сложните имейли.
Това е проста стратегия, но която изчиства входящата ви поща бързо и конструктивно, без да ви претоварва.
Вашият акаунт в Gmail има вградени две полезни функции за задаване на задачи и водене на бележки.
Да започнем с Google Tasks, отбелязано с проверка икона в страничната лента. Кликнете върху него и след това Добавяне на задача, ако все още нямате. Можете да дадете на всяка задача заглавие, описание, дата и подзадача. Украсете ги толкова, колкото е необходимо, за да сте организирани.
Точно отгоре Задачи е Google Keepкрушка икона, която отваря панел, изброяващ всички съществуващи записи в Keep под Запиши си бутон. Използвайте това, за да си оставяте бележки за имейлите на определен клиент, например, или да отделяте минути по време на сесии на Google Meet.
И двата инструмента могат да ви напомнят за важни задачи, които трябва да свършите, като същевременно предлагат начини да бъдете по-продуктивни с всяка задача, върху която се фокусирате.
10. Използвайте разширения на браузъра
Ако харесвате поддръжката на удобни инструменти, разгледайте добавките за браузър, които повишават ефективността ви, като структурират работния ви процес или го разделят на части, с които можете да се справите по-лесно.
Запознайте се как Todoist може да подобри вашата продуктивност, например чрез чистата сила на интелигентното управление на задачи. Можете да го синхронизирате с акаунта си в Gmail и да рационализирате всяка важна работа.
Тогава имате Сортиране на входящата кутия на Gmail, разширение, което добавя филтри към вашите стандартни опции на Gmail. Можете да сортирате имейлите си по контакт, компании, прикачени файлове и др.
Ако използвате Google Таблици с имейлите си, помислете Маркер за редове, което прави точно това, което подсказва името: подчертава редове в електронни таблици, така че да можете да ги четете по-бързо.
Дори нещо подобно Monotab може да бъде безценен за онлайн работещите. Това е разширение, което запазва връзки в един раздел, така че да не се окажете с няколко отворени и забавящи браузъра ви.
В крайна сметка се нуждаете от организационни инструменти, както и от дисциплина, за да спрете концентрацията си да се разделя на множество посоки и да обърква продуктивността ви.
Горните съвети и инструменти могат да подредят вашите имейли и всяка друга работа, която вършите в Gmail, в логичен и дори приятен ред. Ще можете да се посветите на задачите, които искате и да спрете да се отклонявате.
Както вече споменахме, вашият самоконтрол играе голяма роля в спирането ви на многозадачност, но наличието на много цифрова поддръжка също е много важно. Така че, вижте какво друго Google може да предложи на своите платформи, от вашия акаунт в Gmail до вашия браузър Chrome.
