Нека си признаем: повечето работни срещи не са толкова продуктивни и ефективни, колкото би трябвало да бъдат. Като ръководител на екип трябва да гарантирате, че срещите са приятни за всички – от вашите колеги до вашите клиенти. За да подобрите скучните срещи, важно е да разберете проблемите и събирането на обратна връзка от присъстващите е може би най-добрият вариант.
Събирането, проследяването и анализирането на обратна връзка обаче може да стане трудно, ако провеждате чести срещи или имате няколко участници. Но онлайн инструментите, които обсъждаме по-долу, могат да ви помогнат да съберете отзиви за срещата безпроблемно.
Rate My Meeting се стреми да ви помогне да създадете „култура на приобщаваща, честна обратна връзка“. За да сте сигурни, че служителите споделят своите честни отзиви, той поддържа анонимен режим.
Rate My Meeting предлага информация за срещите и анализ на тенденциите, за да анализирате ефективността на вашата среща с един поглед. Чрез добавяне на етикети към срещите ви можете да групирате заедно подобни видове срещи (например срещи с клиенти, колеги и т.н.) за по-добър анализ.
Инструментът е събрал стотици общи въпроси за обратна връзка, за да ви помогне да започнете бързо. Можете да изберете тема на среща и тя автоматично препоръчва въпросите. Освен интеграциите, функциите за автоматично планиране и автоматични покани опростяват работния ви процес.
Rate My Meeting има три плана, включително безплатен. Pro и Teams акаунтът струва приблизително $5 и $10 съответно на месец, като предлага множество допълнителни функции.
RateTheMeeting е инструмент от SurveySparrow, популярен и мощен инструмент за създаване на проучвания и анкети. Инструментът ви позволява да създавате прости формуляри или анкети, като молите присъстващите да оценят срещите от десет.
След като получите отговора, вие ги анализирате и намирате възможности за подобрение. Инструментът се синхронизира безпроблемно с Google Calendar. След първоначалната настройка RateTheMeeting автоматично изпраща анкетата по имейл до всички присъстващи след всяка среща, така че не е нужно да се притеснявате за обратна връзка всеки път.
Decisions е приложение за управление на срещи, предназначено за Microsoft Teams. Неговият пакет от инструменти за онлайн срещи може да ви помогне да провеждате ефективни срещи. В чата за среща на Teams можете просто да помолите респондентите за обратна връзка за срещата.
Участниците могат да дадат оценка от една до пет звезди в зависимост от ефективността на срещите. Този инструмент поддържа опцията за анонимна обратна връзка.
Освен оценката за обратна връзка от срещата, други инструменти на Decisions, като структуриран дневен ред, могат да ви помогнат да провеждате продуктивни срещи. Решенията са на цена от $9,90 за малки екипи (до 25 членове). Освен това ще трябва да поискате оферта. Предлага 14-дневен пробен период.
Ако имате нужда от прост, безпроблемен инструмент за събиране на обратна връзка от екипа, Moored е идеалният избор. По принцип това е а инструмент за членовете на екипа да споделят своите мисли анонимно. Така че можете да го използвате за мозъчна атака, по време на срещи и за обратна връзка.
Просто създайте табло, като помолите съотборниците си да споделят отзивите си. Когато получите отговорите, можете да ги организирате в категории. За съжаление, инструментът не предлага опция за числова или звездна оценка, така че не може да предостави среден резултат.
Не забравяйте, че отговорите са видими за всички участници, но можете да ги изтриете. Това е напълно безплатно, дори без да се регистрирате. Този прост инструмент може да работи добре за малки екипи или за мениджъри, които предпочитат по-описателна обратна връзка.
Хиперконтекстът е инструмент за мениджърите да подобрят своите екипни срещи и морал. Има няколко функции като по-добър дневен ред, бележки и начални разговори. Сред тях има опция за събиране на обратна връзка от срещата.
След срещата можете да изпратите бърза анкета, като помолите всички участници да оценят срещите, като използват трите опции. Той се интегрира с Google Calendar, така че можете да преглеждате срещите си в календара тук. Hypercontext има един безплатен и два платени плана. Въпреки че безплатният поддържа обратна връзка на служителите, другите два могат да предложат много повече. Те струват $5,60 и $8,80 на човек месечно.
Създаден от The Cooperation Company, инструментът за оценка на срещи е прост инструмент за обратна връзка. Просто въведете основните данни и задайте крайния срок за попълване на формуляра. Инструментът споделя връзка и QR код, които присъстващите могат да използват за достъп до проучването за обратна връзка. Анкетата за обратна връзка съдържа два въпроса.
Първият моли участниците да оценят срещата чрез емотикони, а вторият иска предложения за бъдещи срещи. След края на крайния срок ще получите имейл с PDF файл, съдържащ всички отговори. Ако търсите прост инструмент с лесна настройка, това със сигурност е добър избор.
Подобно на Hypercontext, Fellow е инструмент за управление на срещи, който има за цел да направи вашите срещи по-продуктивни. За тази цел той има множество функции с опция за събиране на обратна връзка от срещи, разбира се. Fellow ви позволява да получавате обратна връзка не само за срещи, но и за представяне и проекти. Вашите колеги могат да изпращат своите отзиви както чрез уеб инструмента, така и чрез Slack.
Fellow има няколко шаблона за различни случаи на употреба, за да ви помогне бързо да създадете формуляр за обратна връзка. Поддържа анонимни отговори и проследяване на обратна връзка. Въпреки че Fellow има безплатен план, е необходимо да надстроите до бизнес или корпоративен акаунт за събиране на обратна връзка. За ценообразуване ще трябва да поискате оферта.
Нека не пренебрегваме Google Forms. Този прост, но надежден инструмент може да бъде отличен за събиране на обратна връзка от срещи на екип. С помощта на Google Forms можете да добавяте множество типове въпроси, включително както оценъчни, така и описателни. За преглед на отговорите има различни начини, като диаграми, електронни таблици и колективни отговори.
Освен това можете да събирате отговори анонимно с помощта на Google Forms. Тъй като повечето хора вече са го използвали, няма да има никаква крива на обучение за вас или вашия екип. Преди всичко е безплатно. Освен обратна връзка, има много други творчески начини за използване на Google Forms на работа.
9. електронна поща
Ако нищо от горното не работи за вас, можете просто да изпратите имейли до членовете на вашия екип или клиенти, като ги попитате как е минала срещата.
Това със сигурност не е опция, ако искате да записвате, проследявате и анализирате обратната връзка от срещата. Въпреки това, за тези, които провеждат случайни срещи и искат да избегнат проблемите с настройването на инструменти за обратна връзка, това също не е лош избор.
Направете срещите си продуктивни
Ако искате да направите вашите срещи по-продуктивни, първата стъпка трябва да бъде да поискате обратна връзка от участниците и да разберете техните проблеми.
Инструментите, споменати по-горе, могат да ви помогнат да съберете отзиви за срещи без много време или караница. Някои от тях са прости, самостоятелни инструменти, докато други са пълноправен софтуер за управление на срещи. Така или иначе, всички те ще ви помогнат да постигнете крайната си цел: продуктивни, приятни срещи.