Нищо не е толкова елегантно, колкото писането на вашите онлайн отговори на анкетата директно в електронна таблица на Excel в реално време. За щастие, можете да се насладите на тази функция, ако използвате Microsoft Forms. Има повтарящи се и динамични (автоматизирани) начини за това.
Автоматизираните методи са по-удобни, но в тази статия ще видите как да действате.
Как да експортирате отговори на Microsoft Forms в Excel
Експортирането на отговори от Microsoft Forms в Excel ви помага да получите най-новите отговори на вашата анкета. Това включва изтегляне на отговорите на анкетата на вашия компютър като Excel файл. Процесът е лесен, ако сте създаде вашия формуляр за проучване на Microsoft вече:
- В Microsoft Forms отидете на Отговори в горния десен ъгъл.
- Кликнете Отворете в Excel от дясната страна на екрана, за да изтеглите текущите отговори на вашия компютър.
- Трябва да повтаряте този процес всеки път, когато искате да получите актуализация на отговора.
Но този метод не е най-добрият, тъй като ще трябва често да преоткривате колелото, за да актуализирате електронната си таблица; това означава изтегляне на нов Excel файл всеки път, когато някой изпрати отговор. Това може да бъде изтощително, особено ако много хора отговарят в реално време.
За да улесните живота си, можете да автоматизирате процеса с OneDrive за бизнеса и Power Automate, както е описано в следващите раздели.
Как да синхронизирате Microsoft Forms с Excel чрез OneDrive за бизнеса
Можете да актуализирате своята електронна таблица в Excel динамично, ако имате акаунт в Microsoft 365 Business. За да направите това, ще създадете формуляр за анкета, който може да пише динамично отговори в Excel директно от OneDrive.
Когато използвате OneDrive за бизнеса, за да създадете Microsoft Forms за Excel, той прави версия на електронна таблица на Excel на този формуляр с колони, носещи съответните атрибути на полетата на формуляра.
За да създадете формуляр на Excel, който актуализира автоматично отговорите на Microsoft Forms в реално време:
- Влезте във вашия Център за бизнес администриране на Microsoft 365.
- Щракнете върху иконата на менюто в квадрат горе вляво и отидете на OneDrive.
- След като сте в OneDrive, щракнете Нов в горния ляв ъгъл.
- От опциите изберете Формуляри за Excel.
- Наименувайте анкетата си и щракнете Създавайте.
- OneDrive ще стартира вашия браузър, където можете да създавате вашите полета на формуляри, както искате.
- Електронна таблица на Excel, носеща името на вашия формуляр, ще се появи в OneDrive.
- След като създадете и споделите вашата анкета, отворете електронната таблица на Excel онлайн и сега ще видите нови данни, които се актуализират в реално време.
- Ако споделите електронната таблица на Excel с членовете на вашия екип, те също ще получат актуализация в реално време на отговорите, докато хората отговарят на вашата анкета.
Как да синхронизирате отговорите на Microsoft Forms с Excel чрез Power Automate
Power Automate е a мощен инструмент за автоматизация на рутинни задачи. Интересното е, че той също така предоставя отличен начин за синхронизиране на Microsoft Forms с Excel. Това е най-добрият метод, ако вече сте споделили формуляра си за проучване.
Методът Power Automate работи само с Microsoft Forms, създадени с помощта на вашия Microsoft Business акаунт. И това включва създаване на автоматизиран облачен поток в Power Automate.
Следователно, вие също трябва да имате акаунт в Microsoft Business, за да използвате тази функция за поток в Power Automate. Използвайте стъпките по-долу, за да свържете автоматично Microsoft Forms с Microsoft Excel с помощта на Power Automate:
Вмъкнете таблица във вашата работна книга на Excel онлайн
Вашата онлайн работна книга на Excel трябва да бъде във формат на таблица, тъй като Forms записват само в таблици в електронна таблица на Excel.
Ако сте изтеглили електронна таблица на Excel от отговорите на Microsoft Forms, можете да я качите в OneDrive, да игнорирате този подраздел и да преминете към синхронизиране на Microsoft Forms с Excel.
Така че, преди да започнете, създайте нова електронна таблица на Excel в OneDrive. Уверете се, че имате достъп до OneDrive чрез вашия Microsoft Business акаунт:
- Кликнете Нов в горния ляв ъгъл на OneDrive.
- Изберете Работна книга на Excel.
- От електронната таблица на Excel, отворена в браузъра, щракнете върху Запазено горе вляво. След това въведете предпочитано име в Име на файл поле. Щракнете върху произволно празно пространство, за да затворите това модално поле.
- Сега създайте вашите колони и се уверете, че те съответстват на полетата във вашия формуляр за проучване на Microsoft. Например, ако сте споделили формуляр, който изисква имейл и пол, вашата работна книга на Excel ще има колона за имейл и пол.
- Маркирайте колоните. След това отидете на Поставете на лентата и щракнете Таблица.
- отметка Моята таблица има заглавки отметнете и щракнете Добре.
Синхронизирайте Microsoft Forms с Excel с помощта на Power Automate
- Влезте във вашия Power Automate сметка.
- Кликнете Създавайте в лявата странична лента.
- Изберете Автоматизиран облачен поток.
- След това щракнете Когато се изпрати отговор от модалната кутия.
- След това щракнете Създавайте в долната част на отворената модална кутия.
- Кликнете Впиши се ако бъдете подканени. Уверете се, че използвате акаунт в Microsoft 365 Business, за да влезете, ако използвате личен акаунт в Microsoft. Можете да направите това, като щракнете Използвайте друг акаунт в полето за влизане.
- След като влезете, щракнете върху Изберете форма поле в Power Automate.
- След това изберете от формулярите, които сте създали по-рано.
- Кликнете Нова стъпка. След това използвайте лентата за търсене, за да търсите „формуляри“.
- Кликнете Microsoft Forms и изберете Получете подробности за отговора от опциите под Действия.
- Щракнете върху ID на формуляра поле и изберете формуляра си за проучване отново. След това изберете Идент. № на отговора от Идент. № на отговора поле.
- Кликнете Нова стъпка. След това изберете Excel онлайн.
- След това изберете Добавете ред в таблица от опциите под Действия.
- Под Местоположение поле, изберете OneDrive за бизнеса.
- Изберете OneDrive от Библиотека с документи Поле.
- Щракнете върху файловия браузър на Файл и изберете работната книга на Excel, която сте създали по-рано. Или можете да изберете този, качен от вашия компютър, ако използвате предварително експортирана електронна таблица.
- Изберете името на таблицата от листа на Excel. Сега трябва да се появят нови полета, съответстващи на колоните на Excel в тази електронна таблица. Те също така трябва да корелират с полетата на анкетата.
- Щракнете върху всяко от новите полета и изберете съответното му поле на формуляр от Динамично съдържание настроики.
- Накрая щракнете Запазване.
Това е! Вече създадохте автоматизиран облачен поток за Microsoft Forms в Power Automate.
Power Automate вече ще записва нови отговори динамично във вашата работна книга на Excel, докато отговарящите изпращат отговори в реално време.
Ако досега сте експортирали своите отговори от Microsoft Forms в Excel на вашия компютър, можете да копирате и поставите съществуващите данни в новата автоматизирана работна книга на Excel. Това действие няма да спре вашите потоци на Power Automate.
Актуализирайте отговорите на анкетата в Excel в реално време
Автоматизирането на актуализациите на отговорите на Microsoft Forms в реално време в Microsoft Excel улеснява живота. Докато опцията за директен OneDrive за бизнеса осигурява лесно синхронизиране, ако не сте споделили формуляра си, Power Automate е по-удобен, ако сте споделили своето проучване на Microsoft Forms и хората вече са го направили отговарящ.
Въпреки че можете да използвате Microsoft Forms в личен акаунт, писането на динамични отговори в Excel все още изисква да притежавате Microsoft Business акаунт. Може също да искате да видите как Google Forms се сравнява с тези на Microsoft, тъй като те са близки конкуренти.
