Въпреки че приложенията за производителност са предназначени да ви позволят да работите по-ефективно, понякога изглежда, че правят обратното. Това е така, защото едно е да имате изключителни инструменти за производителност на ваше разположение. Но друго е да ги използвате по начин, който ви прави по-продуктивни.
Всичко се свежда до това как ги използвате. Тази статия обхваща съвети, които да ви помогнат да увеличите максимално своите инструменти за производителност.
Първата стъпка към по-ефективното използване на вашите инструменти за производителност е осъзнаването, че те не могат да направят много самостоятелно. Въпреки че почти всяко приложение за производителност на пазара обещава да „направи“ живота ви по-лесен, истината е, че те могат само толкова много. Някои може да се похвалят с уникални функции и възможности с потенциала да ви помогнат да направите повече за по-малко време, но в крайна сметка те са само помощници.
За да увеличите максимално ползите от вашите инструменти за производителност, трябва да сте наясно с целите и задачите си и да имате уменията и системите, за да ги поддържате. Това е подобно на фотограф, който има най-добрата и най-пълна с функции камера, но все още не може да прави страхотни снимки. Познаването на това и намаляването на очакванията ви за това, което вашите инструменти за производителност могат да ви помогнат да постигнете, е чудесна отправна точка.
Имате нужда от системи и процеси, които поддържат вашите инструменти за производителност, за да ги използвате ефективно. Тези са стълбове на производителността, които държат всичко заедно и ви позволяват да извлечете максимума от вашите приложения. Без тях постоянно ще преследвате най-новото приложение за производителност, което обещава света, но никога няма да стигнете доникъде.
Например, записването на всичките ви задачи в приложение за списък със задачи е безсмислено, ако нямате система за справяне с тях. Една от причините за това е, че всяка задача има различно ниво на спешност и важност и всеки ден разполагате само с ограничено време и енергия. Така че в този случай ще ви трябва а система за приоритизиране, като матрицата на Айзенхауер, за да ви помогне да разберете кои задачи да свършите първо и да гарантирате, че постигате напредък по нещата, които са най-важни.
В други случаи може да се нуждаете от система, която ви помага да поддържате фокуса си и да ограничавате разсейването или превключването на контекста. Групирането на задачи е подходяща система за производителност което може да помогне за това. Това включва групиране на подобни задачи заедно и работа върху тях една след друга, за да сведете до минимум разсейването и да увеличите фокуса си.
Като цяло целта е да намерите или настроите системи, които поддържат вашите инструменти за производителност и ви помагат да постигнете желаните резултати.
С широката гама от инструменти за производителност, достъпни на една ръка разстояние, това може да бъде предизвикателство да изберете правилния за работата или да се изкушавате да използвате няколко опции едновременно за една и съща задача. Но по-често, отколкото не, използването на различни инструменти за производителност за едно и също нещо може да доведе до объркване и всъщност да ви направи по-малко продуктивни. Затова е жизненоважно внимателно да изберете правилния инструмент за производителност, който ще работи най-добре за вас въз основа на вашите нужди, цели и обстоятелства.
За да направите това, започнете с оценка на вашите нужди и конкретната задача, която се опитвате да изпълните. Оттам проучете, сравнете различни опции и ги изпробвайте (ако е възможно), за да видите коя работи най-добре за вас. Може да се наложи да експериментирате с няколко инструмента, преди да намерите идеалното прилягане, но в крайна сметка ще си струва.
След като намерите правилния инструмент, избягвайте изкушението да търсите постоянно най-новото приложение с лъскави нови функции. Вероятно няма да е необходимо да добавяте повече инструменти за производителност за същата задача, защото този, който вече имате, отговаря на всичките ви нужди. Така че можете да се придържате към настоящите си инструменти и да се съсредоточите върху използването им по-ефективно.
Сега трябва да научите тънкостите на текущия си инструментариум за производителност. Това е от съществено значение, ако искате да извлечете максимума от тях и да постигнете желаните резултати. Освен това, тъй като крайната им цел е да спестят време, познаването на всяко кътче на вашите инструменти ще ви помогне да ги използвате по-ефективно и да направите повече за по-малко време.
Например, ако сте а Slack потребител, изучаването на най-модерните му функции ще улесни работния ви процес, спестете време и направете комуникацията с вашия екип по-ефективна. Освен това можете също да захранвате работното си пространство в Slack, като добавите някои интеграции.
Същото важи и за потребителите на Gmail. Ученето е най-много полезни клавишни комбинации ще ви помогне да преглеждате входящата си кутия по-бързо, спестявайки ви време за други важни задачи. Като цяло, отделянето на време, за да се научите как да използвате инструментите си по-ефективно, ще се отплати в дългосрочен план, като увеличи производителността ви.
Вече установихме, че в повечето случаи няма да имате нужда от няколко приложения за една и съща задача. Въпреки това, на типично работно място ще ви трябват различни решения за комуникация, управление на задачи, съхранение в облак и др. Това означава, че ще губите ценно време, постоянно превключвайки между приложенията и рискувате да загубите важна информация.
За да избегнете това, трябва да интегрирате вашите инструменти за производителност, за да ги накарате да работят заедно безпроблемно. За щастие, най-популярните инструменти за производителност предлагат интеграция с широка гама от приложения, така че можете лесно да свържете тези, които използвате, и да рационализирате работния си процес. Можете също да използвате Интеграции на Zapier за автоматизиране на вашия работен процес за управление на задачи.
Като алтернатива, когато търсите правилните инструменти за вашите нужди, можете да изберете пакет за работно пространство, който включва всичко необходимо на едно място. Например, Notion е работно пространство всичко в едно, което съчетава няколко функции, включително управление на задачи, водене на бележки и сътрудничество с документи на една и съща платформа.
6. Персонализирайте вашите известия
И накрая, но също толкова важно, трябва внимателно да управлявате известията си, за да избегнете разсейването и да се съсредоточите върху работата си. По подразбиране повечето приложения са настроени да изпращат известия за всичко, което може бързо да стане непосилно и да затрудни концентрацията.
Първо определете кои известия са от съществено значение за вас и колко често искате да ги получавате. След това можете да влезете в настройките на приложението си и да настроите фино предпочитанията си за уведомяване, за да отговарят на вашите нужди. Друг път, когато работите върху досадна задача, изискваща дълбок фокус, можете да деактивирате всички известия, за да останете фокусирани.
Инструментите за производителност могат да ви помогнат да постигнете повече за по-малко време, но само ако ги използвате по правилния начин. С толкова много опции, налични на пазара, е лесно да се хванете в синдрома на лъскавото ново приложение и да загубите представа за вашите нужди и цели.
Ключът е да бъдете стратегически за вашия инструментариум за производителност и да използвате само инструментите, които отговарят на вашите специфични нужди. Съветите, които споделихме по-горе, ще ви помогнат да направите това и ще издигнете производителността си на следващото ниво.
