Сътрудничеството с вашите колеги трябва да бъде лесно, с толкова много начини да достигнете до тях. Но понякога използването на множество инструменти за комуникация може да стане непосилно, а използването на грешен може да попречи на разговора.

И така, кога е най-ефективно да напишете имейл, да изпратите съобщение или да използвате софтуер за управление на проекти? Прочетете, за да научите кой инструмент за комуникация е идеален за вашата дискусия.

Кога да изпратите имейл

Ако имате много информация за обобщение и подробности, които да включите в съобщението си, изпращането на имейл е идеалният вариант. Това е и най-добрият маршрут за заявки.

Тъй като разговорът по имейл обикновено е по-бавен от този, който се провежда в приложение за съобщения, той дава на получателя ви повече време да обмисли информацията. Те могат да седят с него, ако трябва, и да предоставят обмислен отговор, когато са готови.

Въпреки че е обичайно да мислите, че вашите колеги няма да оценят дългите имейли, има много начини можете да форматирате дълги имейли

instagram viewer
така че важната информация да се откроява. В никакъв случай не искате да пишете роман, но имейлът ви позволява да представите цялата информация наведнъж, в среда, която ви се струва по-малко спешна.

Просто помислете за собствените си предпочитания. Бихте ли предпочели да получите един дълъг, но точен имейл, който смятате, че имате време да обмислите, или да получите дълго съобщение в Slack, докато се опитвате да се съсредоточите върху други проекти?

Освен че се чувствате по-малко прибързани, имейлите се намират по-бързо и се препращат по-късно, лесно се препращат на някой друг и е лесно да се включват други хора извън работното ви място. Освен това дава на вашето съобщение повече формалност спрямо Slack или подобно приложение. Някои ситуации, в които имейлът вероятно е идеален, са:

  • Обобщаване на събитие, доклад, проект или обратна връзка.
  • Отправяне на заявка.
  • Изпращане на нещо официално.
  • Включително някой извън вашето работно място.
  • Всичко продължително или важно – особено ако получателят ще трябва да се позовава на него по-късно.

Кога да изпратите съобщение

Инструментите за съобщения като Slack вероятно ще ви дадат по-бърз отговор от имейла. Това е отлично място да задавате прости въпроси, бързо да проверявате с колегите си и да споделяте идеи.

Докато бързите отговори понякога са това, от което се нуждаете, важно е да имате предвид, че ще трябва да поддържате въпросите си прости, за да се случи това. Поради бързите отговори, типични за приложението, за получателите е лесно да пренебрегнат подробности или цели съобщения, особено в шумен канал или работно пространство.

Това може да доведе до по-дълги от необходимото разговори или важни актуализации да останат незабелязани – особено ако каналът е толкова зает, че вашите колеги са го заглушили.

Използване на споменавания в Slack може малко да помогне за насочването на разговорите в групи или канали, но най-добре е съобщенията ви да са кратки и по същество. Ако не можете и Slack е любимото място на вашия екип, опитайте да използвате точки, за да обобщите. Също така искате да помислите дали имате време за разговор, когато изпращате съобщение. Вашият колега може бързо да проследи, да търси разяснения или да задава собствени въпроси.

Ако някога разговорът в Slack се проточи, защото нещата са неясни, може да е по-бързо да се обадите на колегата си по телефона или да използвате Инструментът за сбирка само с глас на Slack да се изяснят. Slack със сигурност не е единственият наличен инструмент за съобщения, но ако искате да поддържате нещата рационализирани, най-добре е да изберете едно приложение, което всички във вашата организация ще използват.

Освен това, ако искате да запазите нещата професионални, ще искате да избягвате използването на лични приложения като Facebook Messenger или текстови съобщения. Някои ситуации, в които приложението за съобщения е идеално, са:

  • Задаване на бързи въпроси.
  • Споделяне на идеи и сътрудничество.
  • Изпращане на бързи актуализации.
  • Правете съобщения – в правилния канал.

Кога да използвате софтуер за управление на проекти

Понякога е идеално да използвате комуникационни инструменти в софтуер за управление на проекти като ClickUp. Най-голямата полза от това е, че вие ​​и вашите колегите ще прекарват по-малко време в общуване, както и в търсене на части от информация във вашите пощенски кутии, съобщения и навсякъде другаде, което обсъждате работа.

Използвайки ClickUp, можете да съхранявате всичко, свързано със задача или проект, на едно място.

Секцията за коментари в карта със задачи в ClickUp ви позволява да изпращате въпроси или разяснения на вашите колеги. Тук можете да маркирате други, да задавате коментари и да прикачвате подкрепящи документи.

Можете също да споделите задача или проект, като попълните правилната информация и назначите някой друг към самия проект или като наблюдател. Просто не забравяйте да използвате раздела за описание, за да добавите повече подробности – подобно на имейл.

Освен това можете създайте табло за заявка на проект в ClickUp като начин вие и вашият екип бързо да си възлагате задачи и да поискате помощ. Някои ситуации, в които комуникацията със софтуера за управление на проекти е идеална:

  • За да зададете въпрос, специфичен за проекта.
  • За да споделите коментар, идея или предложение за конкретен проект.
  • Имате задача да делегирате на някой друг.
  • Имате подкрепящи документи, които ще ви помогнат с проект.

Други съвети за ефективна комуникация

Без значение коя медия изберете, ето списък с още съвети, които да ви помогнат да общувате ефективно:

  • Изпратете всичко наведнъж— ако имате новини, обратна връзка, актуализация или наистина каквото и да е да кажете, изпратете ги наведнъж, а не битове наведнъж. Поддържането на всичко заедно помага за ограничаване на известията – и разсейването или очакването, което идва, след като някой изпрати съобщение „хей“.
  • Използвайте теми и канали— не само поддържането на подходящи линии и канали ще ви помогне да получите отговорите, които търсите, но вие и вашите колеги също ще можете да намерите информацията по-късно.
  • Придържайте се към един метод— ако получите имейл, отговорете по имейл. Ако е съобщение, отговорете в същото приложение. Ако останете последователни, разговорите ви ще бъдат достъпни и организирани.

Оптимизирайте комуникацията и увеличете своята производителност

Въпреки че наличието на толкова много комуникационни инструменти на една ръка разстояние прави разговора с колегите ви удобен, понякога използването на грешен може да се превърне в пречка. Ако имате много да кажете, имейлът е най-добрият ви залог. Ако искате да сте бързи и точни, използвайте месинджър като Slack.

В крайна сметка, ако вашата мисъл или идея се отнасят до дадена задача, направете услуга на себе си и на колегите си, като я споделите във вашия софтуер за управление на проекти под съответната задача. Докато провеждате разговора, трябва също да помислите как вие и вашите колеги ще го намерите по-късно, ако е необходимо.