Ключът към успешното сътрудничество е комуникацията. Не само да се уверите, че общувате достатъчно, но и да се уверите, че не прекалявате.
Вероятно сте били там. Имате чувството, че сте отговорили на въпрос няколко пъти или за един и същи проект се водят повече от един разговор. От друга страна, може да ви е разсейващо да получавате същите съобщения при повторение.
Ако искате да научите как можете да избегнете прекомерната комуникация, прочетете нататък. Тук ще научите как да прекарвате по-малко време в общуване — и повече време на работа — с ClickUp.
Как да намалите имейлите с помощта на ClickUp Tasks
За да делегирате или споделяте задачи, не е необходимо да създавате перфектния имейл. Нито е нужно да преглеждате поредица от отговори с хора, изпратени и изведени. Всичко, от което се нуждаете, е отличен софтуер за управление на проекти.
Има много спестяващи време ползи от използването на софтуер за управление на проекти. Едно от най-добрите предимства на използването ClickUp това ще помогне за намаляване на броя на имейлите, които изпращате и получавате относно задачи или задачи.
Това е така, защото давате на колегите си подробен преглед на основната информация от самото начало. Не само те, но и всеки, който има достъп до задачата.
Това може да бъде целият ви отдел, цялата ви компания или дори малък екип, който се занимава заедно с проекти. Това обаче не означава, че всеки ще получава известия.
Можете бързо да включите необходимите колеги в цикъла, като ги добавите като наблюдател, като използвате иконата на окото в картата със задача. За разлика от изпращането на CC на някого в имейл, като наблюдател, той автоматично ще получава всички актуализации занапред. Освен това те ще виждат по-стара информация, дори ако ги добавите към заданието по-късно.
Основното предимство от използването на задачи в ClickUp е, че когато някой за първи път види задачата, той може да види основната информация веднага. Освен това е по-малко вероятно да пропуснете сами да добавите подробности, защото всяка задача, която създавате, започва основно с шаблон, съставен от колоните във вашия списък.
Как допълнително да намалите имейлите с помощта на описания на задачи ClickUp
В допълнение към включването на името на задачата, крайната дата, приоритета и други елементи, които обикновено включвате, ClickUp предлага редица пространства за сътрудничество. Най-забележителното за подмяна на имейли с заявка за проекти е полето за описание, което се намира в картите със задачи.
Полето за описание е точно както звучи, но предлага повече от просто място за залепване на текст. Тук можете да добавите уникални специфики на проекта, които иначе не биха се побрали в колони, и да ги обличате с помощта на команди.
Когато използвате това пространство, важна информация също няма да бъде заровена във входящата поща на колега или в супер дълга нишка, защото остава поставена – дори когато я редактирате или добавяте към нея. Нещо повече, това поле предлага история на версиите, която ви позволява да се върнете към предишни издания на описанието, ако е необходимо.
Как да прекарвате по-малко време в срещи с помощта на ClickUp
ClickUp предлага разнообразие от полезни изгледи за да ви помогне да организирате вашите проекти и да си сътрудничите с други. Едно от тези възгледи е Чат.
Като добавите изглед за чат към вашия списък, вие и вашите колеги можете да общувате за подробности за проекта в реално време. Освен това всеки ще знае къде да се обърне към темата по-късно, ако има нужда от опресняване.
В чата на ClickUp можете да споменавате други хора, за да им изпратите известие, или всеки, който използва @watchers. Ако споменете задача, можете да създадете директна връзка към нея. Можете също така да получите по-задълбочена информация с помощта на команди, записи на екрана или добавяне на файлове.
Удобна функция в изгледа за чат е възлагането на други да коментират. Ако някой има въпрос или коментар, на който колега може да отговори, можете да го обърнете на вниманието му или да го зададете на себе си като напомняне за по-късно.
Подобно на Slack, можете да отговорите в нишка, ако искате да поддържате нещата подредени и организирани. С това разнообразие от функции можете да използвате изглед за чат, за да замените специфични за проекта срещи или ежедневни изправни срещи. Друго предимство от това, че този месинджър е наличен точно в пространството на вашия проект е, че той ще помогне да се сведе до минимум несвързаното бърборене.
Как да оптимизирате комуникацията в ClickUp
Има много начини да общувате с колегите си. Можете да направите това чрез месинджър, текст, имейл, бързо обаждане или кратко посещение. По-късно, когато имате нужда от освежаване, може да се запомните с кое приложение сте говорили или къде сте го записали.
Секцията за коментари на ClickUp помага да се елиминира необходимостта от прелистване на множество приложения и медии, защото всичко е точно там в един софтуер. Ако имате въпрос относно конкретна задача, можете да го зададете направо в съответната карта.
Подобно на изгледа за чат, можете да споменавате други хора, да споменавате задачи, да присвоявате хора към коментари и да използвате команди, записи на екрана или да добавяте файлове, за да ви помогне да обясните. Освен това можете да създавате нови документи в коментари, където вие и вашите колеги можете да си сътрудничите.
Как бързо да си сътрудничите в ClickUp Documents
Сътрудничеството в документи ClickUp работи подобно на Google Docs. Можете да ги запазите поверителни или да поканите колегите си да допринесат за страницата.
Тук можете да работите в страницата, като използвате команди за добавяне на текст и елементи. Можете също да коментирате напред-назад с колегите си, ако не искате да правите промени наведнъж.
Докато работите, можете да виждате курсора и редакциите на вашия колега в реално време. Ако искате да сте сигурни, че виждат нещо, можете да привлечете вниманието към конкретни линии в пространството, за да зададете въпроси или да съобщите идеи.
Освен това, след като вие и вашият колега сте готови, можете да го експортирате като PDF, ако искате да го споделите извън ClickUp.
Прекарвайте по-малко време в връщане напред и назад с ClickUp
Благодарение на многобройните си комуникационни инструменти, ClickUp ще ви помогне да намалите обратното и обратното сътрудничество и делегиране на проекти. Освен това ще откриете, че прекарвате много по-малко време в прелистване между приложения и ровене в разговори, за да намерите информацията, от която се нуждаете.
Независимо дали търсите бърз начин да общувате с целия си екип по проекти или с конкретни хора по задачи, това е мястото, където трябва да бъдете. Ако прекомерното общуване е блокирало напредъка ви, защо не опитате?
