Имейлите са основен инструмент за комуникация в съвременния офис. Използването на шаблони за имейли ще гарантира, че следвате неизказаните правила и формати на имейлите на работното място, като същевременно предавате съобщението професионално и учтиво.
Различните работни места имат различни норми за това как обикновено изглеждат имейлите: някои са официални, а други са ежедневни. Ако сте от един тип работна култура и изпратите имейл до получател, свикнал с друг вид работна култура, вашето съобщение може да бъде интерпретирано като грубо или непрофесионално. През годините някои хора са събрали най-добрите съвети за етикета на имейла и са ги превърнали в шаблони или готови отговори. Тези сайтове и приложения ви позволяват да използвате тези шаблони безплатно в Gmail или всяко друго имейл приложение по ваш избор.
1. Изкуството на имейлите (Уеб): 80+ безплатни бизнес шаблона за различни офис задачи и нужди
Art of Emails е уебсайт, посветен единствено на събирането на доказани шаблони за имейли за различни видове офис задачи и нужди. Всички те са достъпни безплатно и се събират въз основа на вашата цел. Например, текущият списък включва шаблони за имейли за задачи като:
- Как да охладите имейл потенциалните клиенти и клиенти
- Как да проследите и съживите изстиналите контакти
- Как да се извините за лоши изживявания на клиентите
- Как да проследите, за да придвижите продажбата напред
- Как да насочите инвеститорите да повишат следващия кръг
- Как да представим пресата и да насочим медийното отразяване
Всяка цел има няколко различни шаблона в себе си, които се отнасят до повече специфики. Например, като се извинявате за лоши изживявания на клиентите, ще се научите как да дадете тактичен отговор на онлайн изреченост или да правите разлика между лошо преживяване или широко разпространен проблем.
Можете бързо да копирате всеки шаблон, да го поставите във вашия имейл клиент и да замените съответните детайли. Можете също да изтеглите всички шаблони като пакет от PDF файлове.
2. Стартова история (Уеб): Шаблони за имейли, за да научите как да казвате не учтиво, но твърдо
Като професионалист е важно да се учиш как да кажа не учтиво но твърдо. В противен случай рискувате хората да ви вървят и да се насилвате. Въпреки това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи, особено ако обичате хората или като цяло се притеснявате да бъдете симпатични. Така че следващия път, когато се борите с това, използвайте този отличен пакет, компилиран от Starter Story от шаблони за имейли, за да кажете „не“.
Неговите 31 шаблона са получени от експерти в професионалната комуникация, като The Muse, Steve Jobs, Tim Ferris, James Clear, Office Ninjas и др. Можете бързо да филтрирате имейлите по това на кого искате да кажете „не“: телефонни чатове, настойчиви хора, инвеститори, социални събития, служители, работа, клиенти, срещи, интервюта, търговци и дори запознанства.
Можете да копирате и поставите всеки имейл във вашия Gmail, за да започнете да го използвате незабавно. Ако използвате Pigeon за Gmail, а продуктивна добавка за Gmail, тогава можете също да импортирате всички шаблони в готовите отговори на добавката.
Resume Worded, един от любимите ни ресурси за автобиографии и търсене на работа, е събрал набор от шаблони за имейли, които да помогнат при намирането на работа. По същество те са разделени на пет категории с допълнителни подкатегории:
- Последващи имейли: Повторно свързване със стар контакт, проследяване след кандидатстване за работа и дори проследяване, след като не получите отговор
- Информационни интервюта: Как да поискате информационно интервю, където да получите представа от експерт в областта, в която кандидатствате
- Благодарствени имейли: Изпращане на благодарности след интервюта, информационни интервюта или до наематели
- Съобщения в LinkedIn: Получаване на въведения в LinkedIn, търсене на работа или искане на препоръки в LinkedIn
- други: Искане за обратна връзка, искане за представяне, представяне и много други
Всяка подкатегория има множество шаблони, които можете да разгледате, и можете просто да ги копирате и поставите в имейла си. Всеки шаблон споменава няколко съвета в страничната лента, за да обясни защо е формулиран по този начин и как можете да го подобрите или персонализирате за себе си. Resume Worded също така добавя допълнителна информация, като най-добрите теми за използване въз основа на процента на отговор.
4. Шаблони за Дувър (Уеб): Най-добрите имейли за отхвърляне или набиране на кандидати
Dover е работен инструмент за компаниите, за да открият кандидати и да разберат кого искат да наемат. Естествено, екипът е работил с няколко топ компании и е запознат с имейлите, изпращани от елитните мениджъри по наемане. Dover ги анализира, за да ви даде няколко шаблона безплатно.
В момента можете да получите примери за най-добрите имейли за отказ (общо 36) и най-добрите имейли за набиране на персонал (общо 20). Освен това ще намерите имейли от Google, IKEA, Apple, Facebook, NASA, NPR, Y Combinator и др. Те са налични като PDF файлове, които ще ви бъдат изпратени по имейл, когато дадете своя имейл адрес на Dover.
В тези имейли има някои завладяващи прозрения за това как един добър мениджър по наемане може да осигури потенциален кандидат се чувства ценен или как да смекчи удара, докато отхвърляш някого, така че да се почувства, че може да приложи отново в бъдеще. Това са някои от най-добрите инструменти, за да бъдете по-добър мениджър.
5. Шаблони за ловци (Уеб): Шаблони за изпращане на студени имейли, които получават отговор
Най-трудният тип бизнес имейл за съставяне е студеният имейл. Ако получателят не ви познава, защо трябва да ви дава времето от деня? Как ще ги заинтересувате от ограниченото внимание, което ви отделят? Професионалното приложение за имейл Hunter предлага малко помощ с колекция от безплатни изпитани шаблони за студени имейли, които са получили отговор.
Hunter предлага 266 шаблона за студени имейли в шест широки категории: продажби, последващи действия, SEO, набиране, работа в мрежа и маркетинг. Можете да сортирате шаблоните по уместност или актуалност и да отидете в допълнителни подкатегории, като щракнете върху етикетите под всеки имейл. За да използвате имейл, просто го копирайте и поставете в полето за създаване.
Когато повечето други шаблони предлагат само указател като „[[Представете се]]“, Hunter ви дава възможност да видите примерни данни. Това е малка, но полезна функция, за да видите как изглежда успешният имейл и след това да го персонализирате със собствените си данни.
AI е бъдещето на имейл шаблоните
Между тези пет сайта ще можете да намерите шаблони за имейли за всяка професионална или работна ситуация. Също така е добра идея да запазите тези шаблони като консервирани отговори във вашия имейл клиент, за да ги имате на ваше разположение за в бъдеще.
Но като говорим за бъдещето, може да не се налага да разчитате дълго на тези шаблони. Все повече инструменти за изкуствен интелект за електронна поща насочват потребителите как да пишат ефективни съобщения. Въпреки че в момента това са всички платени приложения, които имат повече смисъл за компаниите, не е далеч денят преди Gmail и Outlook да включат тези функции.