Как да спрем да забравяме нещата по време на работа

Представете си това: понеделник сутрин е. Забелязали сте наум всичките си задачи за деня и сте развълнувани от разбиването на целите си. Но до обяд вече сте забравили половината неща, които е трябвало да направите, което ви кара да се чувствате разочаровани.

Това е сценарий, който всички познаваме твърде добре. Да имаш работа често означава да имаш много задачи за изпълнение за един ден. И опитът да запомните всички тези задачи може да бъде работа сам по себе си.

Ако имате склонност да забравяте да правите неща на работа, можете да промените това. Тази статия ще ви даде някои полезни съвети, които да ви помогнат да спрете да забравяте нещата по време на работа, за да можете да се чувствате по-завършени до края на деня. Ето как да останете в крак с това, което трябва да направите:

1. Използвайте контролни списъци

Създайте контролни списъци за вашите повтарящи се задачи и за еднократни задачи. За повтарящи се задачи използвайте приложение, което ви позволява да проверявате и премахвате отметките от елементи, за да избегнете създаването на списък всеки път.

За еднократни задачи създайте ръкописен списък и го съхранявайте на видимо и лесно достъпно място на бюрото си. Опитайте се да използвате един бележник и изхвърлете всички страници с бележки, които сте завършили.

2. Създайте списък със задачи за следващия ден

Списъците със задачи не са нищо ново, но промяната на играта създава вашия списък със задачи ден преди работния ви ден. Вечер, когато сте спокойни, помислете какво трябва да свършите на следващия ден и го запишете.

Бонус съвет: създайте списък с "големите пет" с вашите топ пет цели или задачи за следващия ден. Маркирайте или отделете тези задачи от останалата част от списъка си, тъй като това са елементите, които ще дадете приоритет. Дори ако се появи нещо, ще знаете да не го позволявате да пречи на задачите в този списък.

3. Потвърдете вашия списък със задачи

Преди да започнете работа, прегледайте списъка, който сте направили предната вечер, за да освежите ума си за това, върху което ще работите през деня.

И ако получите повече задачи, добавени към чинията си през деня, запитайте се дали новите задачи са по-важни от някой от елементите в списъка ви с „големите пет“. Ако е така, заменете тези елементи с новите задачи. Но ако не, просто ги добавете към списъка и можете да стигнете до тях по-късно.

4. Използвайте етикети (или всяка друга система за маркиране) за проследяване на важни имейли

Маркирането на вашите имейли с етикети или категории е интелигентен начин за проследяване на напредъка на вашите имейли. Ако можете да добавите няколко маркера към един имейл, можете да го маркирате според неговия приоритет, напредък и проектите и екипите, към които принадлежи.

Например, ако работите върху задача за „Проект X“, можете да добавите четири маркера към имейл, свързан с тази задача: първият етикет ще бъде за проекта. Вторият етикет ще бъде за екипа, за който е предназначен проектът. Третият ще покаже колко важен е имейлът, а четвъртият етикет ще покаже, че е в ход.

5. Автоматизирайте каквото можете

Използвайте технологията, за да ви помогне да свършите нещата навреме. Например, можете насрочете имейли в Outlook, за да могат да бъдат изпратени по-късно. Ако сте мениджър на социални медии, планирайте всичките си публикации в приложение.

Автоматизирането на задачите премахва натиска да не забравяте да правите нещата навреме, особено ако имате няколко задачи, които са чувствителни към времето.

6. Делегирайте това, което можете

Не трябва да правиш всичко сам, ако не ти се налага. Вашите колеги са там, за да ви помогнат да постигнете общата цел. Докоснете се до силните страни и способностите на членовете на вашия екип, за да помогнете за облекчаване на натоварването, като делегирате определени задачи.

Просто не забравяйте да общувате с членовете на вашия екип преди време, за да консолидирате приоритетите си за деня и да прецените дали могат да ви помогнат.

7. Настройте напомняния на вашия телефон или лаптоп

Приложението за напомняния е безценен инструмент за всеки, който е забравил или зает. Използвайте го като допълнителна стъпка в допълнение към вашия списък със задачи. Ако искате да избегнете изтеглянето на повече приложения от това, което вече имате, използвайте тези, с които вашето устройство е дошло.

Доколкото приложението, което използвате, ви позволява да настройвате напомняния еднократно, ежедневно или седмично – според вашите нужди. Не забравяйте да настроите аларма, която да се включва заедно с вашето напомняне, за да не го пропуснете. И ако бързате, използвайте функцията за гласови команди на телефона си, за да зададете напомняне за секунди.

8. Използвайте приложение за проследяване на навици

За повтарящи се задачи използвайте приложение за проследяване на навиците. Приложения за проследяване на навиците помагат да ви държим отговорни. Те са най-подходящи за ежедневни и седмични приоритети. Habitica, например, има цел „Работи по най-важната задача на днешния ден“.

Примерите за задачи, които можете да добавите, включват седмични наваксвания на екипа, проверка на имейли всяка сутрин и дори отделяне на време за обяд. Въпреки че това може да изглежда като прости неща за запомняне, е лесно да забравите да ги направите, когато преследвате краен срок.

Изтегли: Habitica за iOS | Google Play (Безплатно)

9. Настройте визуални средства

Трудно е да забравите да направите нещо, когато имате ярки бележки около себе си. Ето защо цветните лепкави бележки са чудесен начин да държите важните задачи на първо място.

Залепете ги на вашия лаптоп или календар. Подредете ги по важност и винаги използвайте едни и същи цветове за едни и същи проекти. Можете дори да преминете към цифровизация с приложението за бележки Post-it®, за да избегнете претрупване на бюрото си с куп хартия.

Изтегли: Post-it® за App Store | Google Play (Безплатно)

10. Спрете многозадачността!

Колко често сте се опитвали да направите твърде много наведнъж, само за да забравите да завършите дадена задача? Съсредоточете се върху изпълнението на една задача и след това преминете към следващата. Започнете първо с най-големите си приоритети, след това преминете към най-малко важните задачи.

Това гарантира, че най-важните ви задачи са изпълнени, дори ако ви изтече времето или се разсейвате от срещи в последния момент и непланирани обаждания.

11. Дръжте ума си ангажиран

Дайте на мозъчните си клетки обеден тласък с бърза игра, за да избегнете умствена умора. Опитайте игри, базирани на браузър, като просто отворите нов раздел и играете – харесвате Wordle, пъзел играта, която ви кара да отгатвате различна дума всеки ден.

И ако не разполагате с време, можете да играете I/O Pinball, персонализираната, увлекателна игра на пинбол на Google, която е освежаващо завъртане на любима от детството.

12. Направете почивка

Бъдете умишлени да правите почивки, за да изчистите ума си и да се отпуснете. Използвайте тази възможност, за да прегледате отново списъка си със задачи, за да определите какви задачи ви остават да завършите.

Отделянето на време за това в спокойно състояние ви помага да запомните нещата по-добре, за разлика от това, когато сте под напрежение на бюрото си.

13. Задайте аларми

Задайте еднократни или повтарящи се аларми, за да си напомните да си направите почивка, да се обадите или да присъствате на среща. Просто се уверете, че сте настроили алармата си да се включва няколко минути преди задачата, за да можете да се подготвите да се заемете с нея.

Например, ако ви предстои среща, можете да настроите алармата си за 15 минути преди срещата, така че да завършите всичко, с което сте заети в момента. Това ще ви попречи да се тревожите, когато дойде време да присъствате на срещата.

Бъдете активни, за да спрете да забравяте нещата по време на работа

Ключът към запомнянето на задачите, които трябва да изпълнявате, е да бъдете проактивни. Отделянето на време за подготовка за деня ви прави всичко различно.

Независимо дали става въпрос за съставяне на списък със задачи, насрочване на имейл или настройване на аларма, отделянето на няколко минути, за да се организирате, ще ви помогне да поемете контрола над деня си. Това от своя страна ще ви помогне да спрете да забравяте нещата по време на работа.

Как да създадете продуктивен отдалечен работен график

Прочетете Следващото