Как да разберем формулите на Excel стъпка по стъпка

Разбирането на формулите може да бъде предизвикателство в моменти, когато нашите таблици с данни станат сложни. За щастие Excel има няколко функции за одит на формули, които ни помагат да ги разберем по-добре.

В тази статия ще разгледаме как функцията за оценка ви помага да разберете сложни формули, като ги разбиете на стъпки, и как други функции за одит опростяват процеса.

Как функциите за одит на формули помагат за по-доброто разбиране на формулите?

Следват някои предимства от използването на функции за одит за по-добро разбиране на формулите:

1. Те са полезни при оценяване на формули, използвани в предварително изчислени листове, създадени от други.
2. Те улесняват намирането и премахването на грешки, както от формули, така и от клетки, от които зависи изпълнението на формулата.

Как работи оценката на функцията?

Ето няколко неща, които трябва да имате предвид, когато използвате функцията за оценка в Excel:

1. Той подчертава частта от формулата, която ще бъде оценена в следващата стъпка.
2. Всеки път, когато щракнете
   instagram viewer
   Оценете, процесът на оценка ще премине към следващата стъпка чрез изчисляване на резултатите от предишната оценка.
3. Ако искате да видите към кои клетки(и) се отнася функцията в подчертаната част, щракнете Влез.
4. Натискане Излезте ще ви върне към процеса на оценяване.

Възможно е да спрете процеса на оценка чрез натискане Близо, но не можете да пропуснете никакви стъпки, включени в процеса на оценяване.

За по-ясно разбиране на това, нека го приложим към набор от данни.

Как да използвате функцията Evaluate Formula, за да разберете формулите стъпка по стъпка

Като пример, разгледайте следната ситуация, при която допустимостта на бонус е изчислена с помощта на вложената формула.

За да видите как Excel е внедрил тази формула, отидете на клетката, където е внедрена формулата, щракнете върху Формули раздел и щракнете Оценете формула в лентата.

Продължете да натискате Оценете бутон, докато оценката достигне крайния резултат.

По-долу е даден списък на всички стъпки, включени в процеса.

Колкото по-сложна е формулата, ще намерите повече стъпки в процеса на оценка. Въпреки това, всяка стъпка се извършва отделно, както се вижда тук.

Въпреки това, както при всяка формула или функция в Excel, функцията за оценка също има някои ограничения. За да научите повече за тези ограничения, посетете раздела за бележки на Страница за поддръжка на Microsoft. Ако някое от тези ограничения ви ограничава да вършите работата си, опцията да преминете към Алтернативи на Excel винаги е на разположение.

Други функции за одит за по-добро разбиране на формулите

Няколко други функции за одит помагат за по-доброто разбиране и анализ на формулата, освен функцията за оценка. Ето няколко от тях:

1. Прецеденти за проследяване

Прецедентите за проследяване е функция за одит на формула, която чертае стрелки, показващи всички клетки, от които зависи крайният изход на избраната клетка.

За примера, показан по-горе, клетка D2 крайният изход зависи от клетките B2 и C2. Веднага след като изберете желаната клетка и щракнете върху Прецеденти за проследяване опция, Excel ще нарисува стрелки, които се отнасят до клетки B2 и C2.

Следователно, когато работите със сложни набори от данни с много формули, можете бързо да проверите зависимостите на всички формули и да филтрирате клетки, за да направите необходимите промени.

2. Проследяващи зависими

Зависимите от трасиране правят обратното на прецедентите за проследяване в Excel. Той бързо ви показва кои формули или клетки ще бъдат засегнати, ако промените стойностите в избраните от вас клетки.

Следователно тази функция е полезна и при промяна на стойностите в набора от данни чрез проследяване на стрелките, за да се избегне нарушаването на формулите, които вече са на място.

Както е показано в примера по-горе, промяна на стойностите в клетка C2 ще промени изхода на формулата в клетката D2.

Следователно е полезно да проследите техните зависими и прецеденти, за да разберете по-добре или да оцените формулите и техните зависимости. След като анализирате формулата, щракнете върху Премахване на стрелките за премахване на следите.

3. Покажи формула

Друга функция, показване на формула, показва формулите във всяка клетка, а не изходните стойности. По този начин, ако има много формули, разпределени в електронна таблица, можете бързо да разгледате всяка от тях за бързо разбиране.

4. Проверка на грешка

С помощта на проверка на грешки можете бързо да идентифицирате вида на грешките във формула. Той ви показва точната грешка, какъв тип грешка е и кратко описание, за да ви помогне да я разберете по-добре. По този начин можете бързо да идентифицирате грешките и да ги отстраните само с няколко щраквания.

Освен това, тази функция помага да се намерят грешки в сложни формули, които иначе биха били трудни за намиране. В допълнение, това помага, когато формули, изпълнявани в някои клетки, не успяват да генерират изход за други.

Ограничения на функциите за одит на формула

Едно от съществените ограничения на четирите функции за одит на формули е, че те работят само на един лист. Докато зависимите и прецеденти на трасиране показват, че формулата зависи от клетки в друг лист, тя не може да ги намери, както може в същия лист.

Следователно, ако искате да проверите зависимостта на клетките в един лист или работна книга със стойности в други листове или работни книги, те няма да помогнат много и ще трябва да ги намерите ръчно.

Прозорецът за наблюдение, друга функция за одит в Excel, ви позволява да проверявате кръстосано информация в различни листове, без да превключвате листовете многократно. Нека видим как ви помага да разберете формулите.

Как да използвате функцията Watch Window, за да разбирате по-добре формулите

Прозорецът за часовник действа като малък прозорец, съдържащ информацията, която сте добавили, и остава видим, когато сменяте листове в същата работна книга. Можете да го използвате, за да анализирате зависимостта на формулите в един лист на Excel, като промените стойностите в друг работен лист и наблюдавате ефекта, без да превключвате между листове.

Нека го използваме в набор от данни, за да изясним въпроса. По-долу можете да видите, че формулата в клетка F3 зависи от клетка в лист 2. Тъй като показва грешка, нека анализираме формулата по-добре, като създадем прозорец за наблюдение.

1. Изберете клетка F3 и щракнете върху Прозорец за часовник.
2. Отидете на лист 2.
3. Можете да коригирате грешката в лист 2, като използвате Проверка на грешка отличителен белег.
4. Въведете нова стойност в клетката B4 в лист 2.
5. Удари Въведете.

Горните стъпки ще променят данните в лист 1, който може да се види в прозореца за наблюдение, без да се превключва към лист 1.

Следователно, докато анализирате сложни формули с множество зависимости в няколко листа, можете да създавате множество прозорци, променете стойности в различни листове и вижте произтичащото въздействие върху вашите формули. Следователно функцията на прозореца за часовник опростява анализа на формулата за нас.

Функциите на Excel ни помагат да разбираме по-добре формулите, но и вие трябва организирайте по-добре вашите електронни таблици, така че те са по-лесни за навигация.

Използвайте функциите за одит на формули, за да разберете по-добре формулите

Функциите за одит на формули ще ви бъдат полезни, когато анализирате и разбирате формулите във вашите електронни таблици. Използвайте ги, когато ви е удобно, за да опростите работата с електронни таблици.

Excel има много разширени функции, които опростяват управлението на данни, като функции за одит на формули, които ви помагат да разбирате по-добре формулите. Те включват размито съвпадение, импортиране на статистически данни от уебсайтове, премахване на дубликати и др.

6 разширени функции на Microsoft Excel, които трябва да знаете

Прочетете Следващото

За автора