Как да добавите или премахнете цифров подпис във файлове на Microsoft Office

Всички подписваме документи за различни цели като официални писма, договори за наем на апартамент, документи за проекти, които да бъдат споделени със сътрудници, и молби за заем.

Въпреки това е по-лесно и често по-сигурно да поставите подписите си върху документи, ако са направени цифрово. Файлове на Microsoft Office като Word, Excel и PowerPoint ви позволяват лесно да добавяте цифрови подписи. Да видим как се прави.

Какво е цифров подпис и защо да добавяте такъв?

Цифровият подпис е вид електронен подпис, който се използва за валидиране на автентичността и целостта на цифрова информация като имейли, транзакции с кредитни карти и документи. Файловете на Microsoft Word и Excel могат да бъдат цифрово подписани и има много начини да подписвате PDF файлове също.

Ако подписвате цифров документ, това ще потвърди, че информацията в документа произхожда от вас и не е била променяна откакто сте го подписали. Така че това е като виртуален пръстов отпечатък или електронно представяне на вашия ръкописен подпис.

Въпреки че има много приложения за подписване на документи онлайн, Microsoft Office ви позволява да създавате цифрови подписи във файлове на Word, Excel и PowerPoint. Не е нужно да правите разпечатка на документ, да подписвате с химикал и след това да го сканирате и изпращате. Можете просто да създадете цифров подпис във файл на Office и да го изпратите по имейл.

Добавянето на цифров подпис помага да се направи документът автентичен и официален. Той също така гарантира неотказ, което означава, че доказва на всички страни произхода на подписаното съдържание.

Освен това, според Microsoft, подписите във файловете на Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint, които са маркирани по време от защитен сървър за времеви печати, при определени обстоятелства имат валидността на a нотариална заверка.

Как да направите цифров подпис официален

Трябва да имате сертификат за цифров подпис, за да потвърдите самоличността си и да я направите официална. Когато изпращате цифрово подписан файл на Microsoft Office, цифровият сертификат се включва в него заедно с публичен ключ.

Цифровите сертификати се издават от сертифициращ орган (CA). Сертификатът обикновено е валиден за една година, след което подписващият трябва да поднови или да получи нов сертификат за подпис, за да установи самоличност.

Ако не искате да закупите сертификат или трябва незабавно да подпишете документа, можете също да създадете своя сертификат. В Windows процесът за създаване на вашия сертификат зависи от това коя версия на Windows използвате — Windows 10, 8, 7, Vista или XP.

За да научите повече за услугите за цифрови сертификати или инструкции за създаване на вашия сертификат, посетете тази страница за поддръжка на Microsoft.

Как да добавите цифров подпис към файл на Microsoft Office

Можете да добавяте цифрови подписи към файлове на Word, Excel и PowerPoint. За да добавите цифров подпис, трябва да имате отворен документ на Word или лист на Excel. Процесът за Word и Excel е подобен, така че нека да проучим как да добавим цифров подпис към файл на Word.

1. В отворения Word файл, например, в края, където подписвате документ, поставете показалеца там, където искате да създадете цифров подпис.
2. Кликнете върху Вмъкване раздел. Списъкът с линии за подпис ще бъде в текстовата група горе вдясно.
3. Щракнете върху Подпис на Microsoft Office линия. Отваря се раздел за настройка на подписа, който можете да попълните с няколко полета.
4. Добавете подходяща информация в диалоговия прозорец Настройка на подписа: Предложен подписващ: (това би било вашето име), Заглавие на подписващия: (вашето обозначение) и Имейл адрес на подписващия: (вашият имейл адрес, ако искате да го дадете).
5. Под инструкциите на подписващия ще има инструкция по подразбиране: Преди да подпишете този документ, проверете дали съдържанието, което подписвате, е правилно. Тази инструкция може да бъде променена и по-долу ще има две опции, които можете да зададете, като поставите отметка квадратчета за отметка: Позволете на подписващия да добавя коментари в диалоговия прозорец Подпис и Показване на датата на подпис в подписа линия.
6. След като попълните данните си, щракнете Добре. Вече ще можете да видите ред за подпис с вашето име и заглавие под него.

Сега нека видим как да добавим подпис на реда за подпис.

1. Кликнете с десния бутон реда за подпис във файла. След това изберете Знак от менюто.
2. Можете да добавите своя подпис по следните три начина:
   • Ако искате да добавите свой отпечатан знак, просто въведете името си близо до х символ.
   • Ако имате изображение на вашия подпис, щракнете върху Изберете Изображение на подписа раздел и щракнете Изберете Изображение— File Explorer ще се отвори и можете да добавите изображението на подписа си, като прегледате вашия компютър.
   • На трето място, ако имате таблетен компютър, можете също да добавите ръкописен подпис, като се подпишете до х на реда за подпис.
3. Можете също да добавите подробности за подписващия (който ще бъдете вие), като вашата роля и адреса на мястото на производство, като щракнете върху Подробности бутон.
4. След това в края щракнете върху Знак на дъното.
5. Ще получите подкана за потвърждение на подписа. След това вашият подпис ще се появи на реда за подпис във вашия документ. Сега можете да изпратите своя цифрово подписан документ.

Как да премахнете цифров подпис

Премахването на цифров подпис е въпрос на няколко щраквания.

1. Отворете файла на Microsoft Word или Excel с цифров подпис.
2. Щракнете с десния бутон върху Ред за подпис.
3. Щракнете върху Премахване на подписа. Ще се появи подкана с молба да потвърдите изтриването на подписа.

Вашият цифров подпис ще бъде премахнат от документа. Редактирането на документа ще премахне и подписите от него.

Как да добавите или премахнете невидим цифров подпис

За разлика от видимия подпис, невидимият цифров подпис не добавя никакви знаци или текст в документа. По-скоро невидимият подпис добавя само метаданни към файла с документа, за да гарантира автентичността на документа, без да променя съдържанието му.

Можете да добавите невидим цифров подпис към файл на Microsoft Office със следните стъпки:

1. Отворете документа на Word, Excel или PowerPoint и щракнете Файл. В Информация ще се отвори раздел.
2. Изберете Защита на документа.
3. След това от падащото меню изберете Добавете цифров подпис.
4. Ще се отвори полето за цифров подпис. Въведете целта за подписване на документа в диалоговия прозорец.
5. След това щракнете Знак.
6. В Информация раздел ще покаже, че документът е подписан и маркиран като окончателен.

След като файлът е цифрово подписан, той ще стане документ само за четене, за да се предотвратят всякакви по-нататъшни промени.

Също така е лесно да премахнете невидим цифров подпис.

1. Отворете файла с невидимия цифров подпис. Ще видите две съобщения отгоре – едното, че документът е маркиран като окончателен, а второто, което казва, че документът съдържа валидни подписи.
2. На втория Подписи ред за съобщение, щракнете върху Преглед на подписите. В Подписи панелът ще се отвори от дясната страна на документа.
3. Щракнете върху стрелка до името на подписа.
4. След това щракнете Премахване на подписа от падащото меню.
5. Накрая щракнете да на подкана, който се появява. И вашият невидим цифров подпис ще бъде премахнат.

Осигурете автентичност и сигурност на документите си в Office с вашия цифров подпис

Цифровите подписи добавят слой на доверие и автентичност към вашите документи. Това вдъхва доверие на вашите сътрудници и получатели на вашите документи.

Освен това имате спокойствие, че вашите документи са защитени и не могат да бъдат подправени. Така че направете вашите официални и лични транзакции по-лесни и сигурни, като добавите цифрови подписи към вашите файлове на Microsoft Office.

Как да подпишете цифрово документ на Microsoft Word

Прочетете Следващото

За автора