8 инструмента за рационализиране на отдалечените работни процеси

Управляването на отдалечен бизнес без централа, гъвкави графици и възможност да отидете навсякъде по света, докато работите, е вълнуващо. Това обаче може да бъде и обезсърчително и изисква много работа.

Хубавото е, че технологията е на ваша страна. Има много софтуер, който можете да използвате, за да повишите ефективността си, да организирате работни процеси, да рационализирате процесите и да подобрите сътрудничеството в екип.

Този списък не е изчерпателен, но ето някои от инструментите, които можете да започнете да използвате за вашия отдалечен бизнес.

1. Системи за проследяване на кандидатите

Независимо дали сте стартираща компания или голяма компания, можете да се възползвате от система за проследяване на кандидати (ATS). Тези софтуерни програми ви позволяват да намерите цялата важна информация за вашия кандидат – от техните имейли, интервюта, графици и съответните данни, всичко това на едно място.

ATS улеснява набирането и наемането на работа, като използва AI за скрининг на кандидати, като ви спестява много време от ръчно отстраняване на кандидати, които не отговарят на изискванията. Те също така ви помагат да намерите най-добрите кандидати, като ги класирате въз основа на техните умения и опит. Някои от най-често използваните ATS включват

работен ден и Зелена къща.

В тази дигитална епоха, където фалшивите сертификати и фалшивите самоличности са широко разпространени, проверките на миналото са жизненоважни за поддържане на сигурно и безопасно работно място както за служителите, така и за клиентите.

Инструменти за проверка на фона като Goodhire и чекр също са от съществено значение за проверка на потенциалната информация, която кандидатите са споделили с тях.

Тези инструменти са съвместими със законовите изисквания и предоставят на бизнеса свое собствено табло за управление, което им помага да управляват и проследяват резултатите от проверките им. Повечето от тези инструменти също се интегрират с ATS и други големи HR платформи.

3. Софтуер за управление на проекти

Управлението на отдалечени екипи може да бъде предизвикателство. Софтуерът за управление на проекти предоставя лесен начин за организиране на работни процеси, проследяване на индивидуалния и екипния напредък, конкретизиране на проекти и получаване на информация за напредъка на екипа.

Ако оглавявате глобален екип, като използвате софтуер за управление на проекти като асана или ClickUp може да ви помогне спестете много време да общувате и да си сътрудничите с вашия екип. Тези инструменти улесняват безпроблемното сътрудничество между членовете на екипа, всички в платформата – няма нужда от имейли и ненужни срещи!

4. Софтуер за електронен подпис

Управляването на отдалечен бизнес не означава, че можете да пропуснете важни процеси като подписване на документи и договори. Отдалечената настройка може да направи подписването на чувствителни документи предизвикателство.

Никой не иска да споделя своите електронни подписи, без първо да се увери, че платформата е безопасна. Хубавото е, че инструментите харесват Pandadoc и DocuSign са, че улесняват разпространението и събирането на чувствителни документи заедно с електронните подписи. Има много други онлайн приложения за подписване на документи там, че можете да проверите.

Е-подписите са признати за еквивалентни на традиционните подписи. Те са правно обвързващи, ако страните ви позволяват да качвате сигурно файлове и да подписвате цифрови документи. Въпреки това, Законността на електронните подписи варира в зависимост от това къде се намирате по света.

5. Уики

Разпространението на информация и обучението може да бъде предизвикателство, когато управлявате отдалечена компания. Бизнес уикито служи като централно хранилище или база данни на знания.

Тя дава на всеки достъп до документи и важни процеси в работните процеси на служителите. Те са лесни за достъп, редактиране и споделяне, така че отдалечените работници остават в течение на промените, актуализациите и новите правила на работа.

Това улеснява въвеждането на работа, като дава възможност на новите служители да се движат по пътя си през компанията. Това улеснява дистанционната работа, като служи като ръководство, където те могат да научат за процесите на компанията. Някои уикита, които можете да считате за такива XWiki и SlimWiki. Има много други уебсайтове, които да ви помогнат да създадете свое собствено Wiki.

6. Софтуер за разпознаване на служители

Поради ограниченото взаимодействие и подкрепа, много отдалечени работници често се чувстват изолирани и невидими. Много проучвания показват, че признаването и навременната, подходяща обратна връзка не само повишава представянето на хората, но също така подобрява задържането и удовлетвореността от работата.

Платформи като Мотивност дайте на членовете на екипа възможността да научат за другите в екипа, да се ценят взаимно и да подчертават своите победи, да дават бонуси за място и да създават персонализирани награди и значки, към които екипите да се стремят.

Motivosity позволява на членовете на екипа да раздават пари на Motivosity, които служителите могат да използват за закупуване на карти за подарък, резервиране на полети или дарение за благотворителност. Други алтернативи за Motivosity включват Бонус и Браво.

7. Приложения за бизнес съобщения

Дистанционната работа няма да лети без платформа, която ще обедини екипа. Въпреки че екипите все още могат да използват имейл, той е обемист, отнема много време и е неорганизиран. Приложения за бизнес съобщения като Отслабване ви позволяват да се свържете с всеки поотделно или в групи.

Можете също интегрирайте други приложения в Slack за повишаване на неговата функционалност и рационализиране на процесите в приложенията. Например, можете да свържете вашата Asana към Slack или да използвате Giphy в Slack, когато искате да добавите забавление към разговорите си. Други приложения, които са подобни на Slack, включват Чат на работното място или Microsoft Teams.

8. Софтуер за планиране

Планирането е друга работа, която отнема време на всички, независимо дали от разстояние или не. Въпреки това, допълнително усложнение в повечето отдалечени работи е реалността на разликите в часовите зони. Освен това много отдалечени работници трябва да жонглират с повече от една работа, което прави планирането на разговори много по-трудно.

Платформи за планиране като Calendly интегрира се с вашите календари и елиминира връщането назад в намирането на най-доброто време и за двете страни. Междувременно приложения като GoReminders ви позволяват да автоматизирате текстовите съобщения, така че да можете да изпращате автоматични съобщения за напомняне за срещи до вашия екип или клиенти.

Това гарантира, че хората ще се появят на срещата, като ви предпазва от загуба на време и пари в очакване на тяхното появяване.

Използвайте технологията, за да повишите нивото на вашия отдалечен бизнес

Отдалечената работа има много предимства. Въпреки това, провеждането на такъв може да бъде трудно, особено ако планирате да правите нещата по традиционния начин. Не само ще имате повече документи, но е трудно, дори невъзможно да общувате добре и да проследявате напредъка на проектите без помощта на инструменти.

Подобрете играта си със софтуер и инструменти, които могат да ускорят и рационализират вашите отдалечени работни процеси и да помогнат за слепването на екипа за постигане на по-добра култура на работното място за вашата компания.

8 съвета за създаване на продуктивна офис среда за отдалечена работа

Прочетете Следващото

За автора