4-те най-добри съвета за намаляване на претоварването с имейли

В по-голямата си част прекарването на часове от работния си ден за комуникация не е най-продуктивното използване на времето ви. В идеалния случай комуникационните инструменти като имейл трябва да ви дадат възможност да вършите най-добрата си работа, а не обратното.

За съжаление имейлът се превърна във всеобхватна форма на комуникация, която лесно може да изсмучи деня ви, ограбвайки вашето време и производителност.

В тази статия ще представим някои практически стратегии и инструменти за борба с претоварването на имейлите.

Какво представлява претоварването на имейлите и как се отразява на производителността ви?

Претоварването на имейлите е невъзможността да се поддържа броят на имейлите, които получавате или изпращате. Това се случва, когато имате повече съобщения във входящата си кутия, отколкото можете разумно да се справите.

И така, какви са признаците, че се борите с претоварването на имейлите?

• Чувствате се, че постоянно изоставате с имейла си и никога не можете да наваксате.
• Вие сте стресирани всеки път, когато проверявате имейла си, защото имате много съобщения, с които да се справите.
  instagram viewer
• Получавате твърде много последващи имейли, защото се борите да сте в крак с съобщенията си.
• Имате силно желание постоянно да проверявате имейла си, дори когато сте заети с други задачи или дори когато се опитвате да се отпуснете у дома.

Не сте сами, ако изпитвате някои от тези симптоми. Претоварването на имейлите е често срещан проблем, с който се сблъскват много хора, но как стигнахме дотук? Има много причини, поради които претоварването на имейлите се е превърнало в такъв проблем, най-вече широкото приемане на имейл като основно средство за вътрешна комуникация на работното място.

Това се влоши с разширяването на отдалечената работна сила, тъй като личните взаимодействия се превърнаха в комуникация по имейл. Не на последно място, културата на работа в реално време и винаги включена означава, че се очаква хората винаги да са на разположение да отговарят на имейли, дори извън работното време.

Всички тези фактори са довели до ситуация, в която хората прекарват все повече време в имейл, което води до няколко негативни последици, включително:

• Повишени нива на стрес
• Трудност да останете фокусирани
• Трудност при спазване на крайните срокове
• Повишено чувство на претоварване
• Намалена производителност поради превключване на контекста.

Тези последици не са ограничени до отделни лица, тъй като могат да имат вълнообразен ефект върху екипа или компанията. И така, как можете да се борите с претоварването на имейлите и да възвърнете контрола върху времето и производителността си?

Най-добрите съвети за справяне с претоварването на имейлите

1. Пакетна имейл активност

Групирането на задачи е ефективна техника за производителност което включва групиране на подобни задачи заедно и изпълнението им в определени срокове. Можете да приложите този подход към имейла, като групирате всички дейности, свързани с имейли, в определени времеви интервали.

Тъй като четенето или отговарянето на имейли не е непременно умствено натоварваща задача, можете да зададете време извън продуктивните си часове, за да направите това, например рано сутрин или късно следобед, в зависимост от вашия хронотип. Тази стратегия може да ви помогне да избегнете изкушението постоянно да проверявате имейла си и да бъдете всмукани във вихър от имейли.

Можеш да използваш приложения за групиране на време като Google Календар да блокирате времето за дейности, свързани с имейл. Можете също така да персонализирате вашите имейл известия така, че да идват само през времевите интервали за вашата имейл активност.

2. Отпишете се от ненужни имейли

Всички тези досадни бюлетини и промоционални имейли, за които сте се абонирали преди години, но никога не сте чели, могат да бъдат значителен източник на претоварване на имейлите. Отписването от тези имейли може да разтовари входящата ви поща.

Има много начини да се отпишете от имейли, но най-често срещаният е да намерите връзка „отписване“ в долната част на имейла. Въпреки това, ако сте се абонирали за стотици имейли, отписването на един по един може да бъде трудна задача. Ако случаят е такъв, има много инструменти, които могат да ви помогнат да организирате имейлите си, включително Развийте.me, което ви позволява масово да се отпишете от имейли само с няколко щраквания.

И накрая, можете също да настроите отделен имейл акаунт за промоционални съобщения, за да разчистите основната си входяща кутия. По този начин ограничавате достъпа до вашия основен/служебен имейл адрес само до важни съобщения.

3. Настройте филтри за имейли

Филтрите ефективно управляват имейла ви, като автоматично сортират съобщенията ви в конкретни папки въз основа на определени критерии. Например, можете да настроите филтър за автоматично изтриване на имейли от конкретен подател, преди да достигне до входящата ви кутия.

Филтрите могат да ви помогнат да управлявате имейла си по-ефективно чрез:

• Помага ви да останете организирани.
• Предотвратяване на неуместни имейли да претрупват входящата ви поща.
• Позволява ви бързо да намирате имейли въз основа на конкретни критерии.

Можете да настроите филтри във вашия имейл клиент; например, можете да ги използвате интелигентни филтри за Gmail или използвайте услуга за филтриране на имейл като SaneBox.

В идеалния случай имейлът не трябва да е единственото средство за комуникация на работното ви място. Можете да използвате имейл за конкретни цели, например за актуализиране на клиент по проект или за предоставяне на дългосрочно съдържание.

В много случаи можете да използвате други инструменти за вътрешна комуникация, като:

• Отслабване е приложение за работни съобщения, което ви позволява да общувате с колеги и екипи. Можете да го използвате за различни цели, като споделяне на файлове, провеждане на групови разговори и създаване на канали за конкретни проекти.
• Завъртете е инструмент за асинхронна комуникация което дава възможност на колегите да обменят съобщения без натиск или очакване за незабавен отговор. Той е идеален за екипи, които искат да преодолеят постоянните прекъсвания от известия и да имат повече контрол върху времето си.
• асана е инструмент за управление на проекти, който ви позволява да проследявате напредъка на задачите, да споделяте файлове и да общувате с членовете на екипа. Това е отличен инструмент за работа, базирана на проекти, или екипи, които трябва да си сътрудничат по задачи.
• Спайк е универсално решение за електронна поща, което може да ви помогне преодоляване на претоварването с имейли и повишаване на производителността. Можете да използвате Spike, за да интегрирате всичките си съществуващи имейл акаунти, да организирате входящата си кутия, да си сътрудничите с колеги и др.

Върнете си контрола над входящата си поща, за да повишите производителността си

Претоварването на имейлите може да бъде основен убиец на производителността. Въпреки това, като използвате стратегиите и инструментите, описани в тази статия, можете да намалите претрупването в вашата входяща поща и възвърнете контрола върху вашите имейл комуникации, повишавайки вашата производителност в процеса.

Как да предотвратите навлизането на имейли в спам: 6 съвета

Вашите имейли може да не достигат редовно до пощенските кутии на вашите получатели, ако филтрите за спам ги блокират. Ето как можете да предотвратите това.

Прочетете Следващото

За автора