Как да номерирате редове в Microsoft Excel

Форматирането на данни в Microsoft Excel може да бъде трудно, особено когато трябва да промените голям набор от данни, който вече е попълнен. Номерирането на редовете в Excel е пример за такова форматиране.

Ако наборът от данни е малък и непрекъснат, можете лесно да номерирате редовете му ръчно или чрез последователност за автоматично попълване. Когато наборът от данни е голям и непоследователен, някои данни трябва да бъдат добавени или премахнати от средата или когато трябва да филтрирате данните в конкретна колона, номерирането се обърка.

Нека проучим различни начини за номериране на редове от последователни и непоследователни (празни редове) набори от данни в Microsoft Excel.

1. Номериране на редове на последователен набор от данни в Excel с помощта на манипулатор за запълване и запълване на серии:

Използването на манипулатора за запълване или запълване на сериите е най-лесният начин за номериране на редове, когато имате последователен набор от данни без празни редове.

За по-добро разбиране, нека приложим и двата начина за номериране на редове към набор от данни, показан по-долу:

За да номерирате редове с манипулатор за запълване, следвайте тези стъпки:

1. Слагам 1, 2 и 3 в клетките A2, A3 и A4.
2. Изберете клетките A2 през A4.
3. А плюс икона ще се появи в долния десен ъгъл на последната избрана клетка, когато курсорът ви задържи курсора върху нея.
4. Щракването два пъти върху него ще номерира всички непрекъснати редове под него.

Следователно, ако в целия набор от данни не се появяват празни редове, това е бърз метод за номериране на редове. Въпреки това, манипулаторът за запълване не работи в тези два случая:

1. Всеки път, когато манипулаторът за запълване срещне несъответствие (празен ред), той автоматично ще спре.
2. Ако съседната колона, където използвате манипулатор за запълване, е празна, няма да работи.

Има обаче решение за това, а именно ръчно автоматично попълване на последователността. По този начин, дори ако има несъответствие в набора от данни или съседната колона е празна, все пак можете да номерирате редовете чак до края.

Автоматичното попълване е толкова просто, колкото да плъзнете долния десен ъгъл на избраните клетки, където се показва знакът плюс, и да го разширите до края.

Но този метод не е жизнеспособен поради следните причини:

1. Той също така номерира всички празни редове, които се изпречат на пътя му, което, разбира се, не искаме.
2. Ръчното плъзгане на набор от данни до дъното става проблематично, ако наборът от данни е обширен.

Като алтернатива можете да използвате метода Fill Series, ако не искате ръчно да плъзгате поредици в голям набор от данни, но все пак искате автоматично попълване на данни до края. Нека да разгледаме как работи.

1. Отбележете общия брой попълнени редове в набора от данни, като натиснете CTRL + Край.
2. В клетка A2, въведете 1.
3. Изберете Серия от Напълнете падащо меню в Редактиране раздел на У дома раздел.
4. Избирам колони в Серия в и Линеен в Тип.
5. Комплект Стоп стойност до общия брой попълнени редове и Стойност на стъпката да се 1.
6. Щракнете върху Добре.

Редовете ще бъдат автоматично номерирани до последния попълнен, включително празните. Въпреки че елиминира ръчното плъзгане и не спира попълването на празния ред, няма да работи при създаване на професионални електронни таблици, тъй като номерира празни редове, което не искаме.

Освен това, тъй като и двата метода са статични, ако изтриете ред и го преместите или замените, ще трябва да го преномерирате. Въпреки това и двата метода са лесни за използване и работят добре, когато данните са последователни.

СВЪРЗАНИ: Как да премахнете празни редове в Excel по лесния начин

Нека да разгледаме как да номерираме непоследователни набори от данни с празни редове, използвайки функциите COUNTA и IF.

2. Използване на функции COUNTA и IF за номериране на редове в непоследователен набор от данни

Функцията COUNTA пропуска празни редове, като номерира последователно попълнените. За да видите как работи, нека го приложим към непоследователен набор от данни:

1. Помислете за следния набор от данни:
2. Попълнете следната формула в клетка A2:

   =АКО(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. С помощта на автоматично попълване попълнете останалите клетки по-долу.

Можете да видите, че прескача празните клетки, докато номерира само попълнените в ред. Тук функцията IF решава дали съседната клетка е празна. Оставя редовете празни, ако съседните клетки са празни, и ги брои, ако са запълнени.

Освен това, този метод за номериране на редове е динамичен, така че когато добавяте, замените или премахнете ред, номерирането автоматично ще се актуализира.

Но какво ще стане, ако трябва да попълните набора от данни и искате да запазите номерата на редовете? В този случай комбинацията от IF и COUNTA няма да помогне, както и дръжката за запълване или запълване на сериите.

След това можете да преминете към друг подход, като използвате функцията SUBTOTAL, за да поддържате номерирането на редовете в листа с данни, докато филтрирате данни.

3. Използване на функция SUBTOTAL

Нека разгледаме синтаксиса на функцията SUBTOTAL, преди да го приложим към набора от данни.

=SUBTOTAL(функция_номер, диапазон 1, [диапазон 2..])

Диапазон 1 посочва диапазона на набора от данни, където функцията трябва да се приложи. В номер_функция показва къде се намира желаната от вас функция в списъка, както е показано по-долу.

За да номерирате редове с помощта на SUBTOTAL, изпълнете следните стъпки:

1. Отидете в клетката A2.
2. Там въведете следната формула:

   =ОБЩО (3,B2:$B$2)

3. Попълнете последователността, за да попълните записи в клетките по-долу.

Сега, както е показано по-долу, когато филтрирате данните в която и да е друга колона, номерирането на редовете ще се промени автоматично в правилния ред.

Сравняване на употребите на всеки метод

Нека разгледаме накратко къде са полезни и трите метода:

1. Докато имате последователни данни без празни редове, можете да използвате ръкохватка за запълване или запълване на серия, за да номерирате редовете.
2. Ако данните са непоследователни и трябва само да номерирате редовете (без да ги филтрирате по-късно), можете да използвате втория метод за комбиниране на функцията COUNTA с функция IF.
3. Функцията SUBTOTAL ще работи винаги, когато трябва да филтрирате данни, като същевременно поддържате номерирането на редовете.

СВЪРЗАНИ: Как да вмъкнете няколко реда в Excel

Номерирани редове с лекота в Microsoft Excel

По този начин, без значение дали данните са последователни или не, можете лесно да номерирате редовете. Изберете кой метод най-добре отговаря на вашите нужди.

Освен тези три метода, можете също да използвате функцията ROW и да създадете таблица в Excel за номериране на редове, но всеки от тези подходи има своите ограничения.

Винаги ли е трудно да управлявате множество работни листове с безкрайни редове и колони? Можете лесно да групирате редове и колони, така че данните да са по-лесни за обработка и по-лесно за вашите клиенти и колеги за навигация. Използвайте ги във вашите електронни таблици, за да изглеждат по-професионално.

Как да групирате редове и колони с очертания и междинни суми в Excel

Научете как да групирате редове и колони в Excel, за да улесните достъпа на потребителите до вашите обобщени отчети.

Прочетете Следващото

За автора