Как да зададете етапи на проекта за повишена производителност

Започването на проект без важни етапи е като да работите цял ден без почивки. Освен че се изтощавате, ще се отегчите от ума си.

Основните етапи на проекта ви дават причини да се вълнувате от проекта си, дори когато крайният край е далеч. Те ви показват наградите от вашите усилия и ви вдъхновяват да работите по-усърдно.

В тази статия ще обсъдим важността на основните етапи на проекта и как да зададем ефективни етапи на проекта за успех.

Какво е етап на проекта?

Основните етапи на проекта са специфични точки, които показват кога дадено събитие, фаза или цел са завършени в проекта. Ефективните етапи ви помагат да следите проект и нещата, необходими за завършването му.

Основните етапи на проекта обхващат целия живот на проекта, от началото до края. Точно като указателните табели по пътя, те ви дразнят, за да завършите проект.

Някои често срещани примери за важни етапи на проекта са одобрението на проекта, финансирането на проекта и събирането на членове на екипа по проекта.

Защо важните етапи на проекта са важни?

Основните етапи са стълбовете, които поддържат успешен проект. Без основни етапи на проекта вашият проект може да започне да се чувства уморителен или скучен. Такъв е случаят, особено при големи проекти, чието изпълнение отнема много време. Основните етапи на проекта са сред нещата, които поддържат мотивацията на вашия екип през цялото пътуване.

Ето някои от важността на основните етапи на проекта.

1. Ефективно сътрудничество

Наличието на важни етапи в проект ви помага да делегирате задачи за отметка на основните етапи. Вместо членовете на екипа да останат бездейни, те ще бъдат постоянно ангажирани, давайки положителен принос към проекта.

Ще има увеличение на производителността, когато има сътрудничество в екипа, и всеки знае какво трябва да направи във всяка точка. Резултатите ще бъдат видими в техните изпълнения.

Основните етапи, които включват тестове и инспекции, ще насърчат служителите да се справят правилно със задачите си, за да преминат теста.

2. Поддържайте високи стандарти

Какъв стандарт искате да постигнете във вашия проект? Стремежът към определен стандарт в крайния резултат на вашия проект без основни етапи не е осъществим. По-лесно е да изпълните договорените стандарти, когато ги измервате на различни етапи.

Уверете се, че основните етапи достигат зададените стандарти, преди да ги отметнете като завършени. Не можете да постигнете зададените стандарти, когато качеството на всеки етап е под очакванията.

3. Вземете информирани управленски решения

Поставянето на важни точки ви помага да вземайте по-добри групови решения за да завършите проекта си навреме. Ще знаете стъпките, които трябва да предприемете, необходимите ресурси и времето, което ви е необходимо за проекта. Осъзнаването на тези важни фактори ще намали мързела и загубата на време.

Вашият екип може да продължи с проект дори във ваше отсъствие, защото знае, че има ресурсите да взема правилните решения. Това също ще повиши производителността и ще направи екипа ви по-ориентиран към действие.

4. Идентифицирайте възможните предизвикателства

Ефективен начин за решаване на проблем е да идентифицирате проблема предварително, а важните етапи ви помагат да направите това. Предизвикателствата във вашия проект могат да бъдат недостатъчен бюджет, липса на ресурси или членове на екипа.

Можете да посочите предизвикателствата, които могат да попречат на успешното завършване на етап и да се справите с тях незабавно. Ако пренебрегнете тези предизвикателства, последствията може да изскочат, когато най-малко ги очаквате.

5. Мотивирайте Екипа

Екипната мотивация е от съществено значение за успеха на проекта. Като ръководител на проекти трябва мотивирайте екипа си за да продължите да настоявате и можете да направите това с важни етапи.

Основните етапи разкриват текущия етап на проекта и насърчават екипа да положи повече усилия, за да го завърши. При липса на важни етапи, вашият екип не може да измерва представянето си.

6. Наблюдавайте крайните срокове

Искате ли да имате контрол върху сроковете на проекта си? Основните етапи ви уведомяват кога трябва да започнете и да завършите конкретна задача. Проследяването на вашия проект ще ви позволи спази крайния срок и приключва задачите без ненужен натиск.

Ако не контролирате крайните си срокове, това може да доведе до ниска производителност и в крайна сметка няма да завършите проекта.

5 съвета за определяне на ефективни етапи на проекта

Преди да финализирате етапите на проекта си, трябва да сте сигурни, че те са реалистични и постижими. Поставянето на важни етапи, за да се вълнувате, е контрапродуктивно. Ще бъдете разочаровани, когато не можете да постигнете основните етапи и това ще се отрази на отношението ви към целия проект.

Ето няколко съвета за определяне на ефективни етапи на проекта.

1. Изберете правилния момент

Ако вашите основни етапи са твърде близо един до друг, създава фалшиво усещане за напредък. Разпределете важните точки достатъчно добре, така че резултатите да са значими за целия проект.

Уверете се, че вашите основни етапи са предизвикателни и отнеме известно време, за да ги завършите. Въпреки това, не ги дръжте твърде далеч един от друг, защото това може да доведе до загуба на мотивация.

Не сте сигурни как да разпределите проекта си? Използвайте инструмент като ProofHub за да разделите проекта си на множество етапи и да проследите времето за изпълнение.

2. Стремете се към прогресия

За да бъдат вашите основни етапи ефективни, трябва да сте сигурни, че те ви отвеждат няколко стъпки по-близо до края на вашия проект. Един добър етап ви премества от точка А до точка Б. Ако крайъгълен камък ви остави на същото място, това не е прогресивно.

За да направите вашите основни етапи прогресивни, трябва да се уверите, че те не се припокриват. Всеки етап трябва да бъде независим от друг. Използвайте инструменти за управление на проекти като Brightpod за да гарантирате, че вашите основни етапи не се припокриват, за да поддържате работния процес в движение.

3. Опростете основните етапи

Най-ефективните етапи са прости и лесно разбираеми от всеки от екипа. Ако членовете на екипа не разбират компонентите на един етап и как да го постигнат, те ще се борят да го направят.

Можете да използвате инструменти за управление на проекти, като напр Планиране на етапи за да опростите вашите основни етапи в изчерпателни части за лесно разбиране.

4. Създайте лесна достъпност

Като ръководител на проекти, вие винаги трябва да предоставяте основните етапи на проекта си на членовете на вашия екип. Скриването на която и да е част от етапа ще доведе до забавяне на работния процес. Освен ако не е частен проект, дръжте основните си етапи отворени, така че членовете на екипа да следват напредъка. Те ще упражняват по-голям натиск, за да постигнат близки етапи.

Използвайте инструмент за управление на проекти като Kissflow за да направите основните етапи на проекта си достъпни за членовете на вашия екип. Те имат отдалечен достъп до таблото за управление на проекта ви по всяко време в неговото базирано в облак хранилище.

Основните етапи на проекта ви няма да бъдат ефективни, ако никой не ги приема сериозно. Накарайте членовете на вашия екип да разберат важността на постигането на всеки етап, като ги държите отговорни.

Ако екипът не успее да постигне крайъгълен камък, някой или група хора трябва да бъдат държани отговорни за това. В противен случай вашите служители няма да имат желание да свършат работата.

Останете мотивирани с основните етапи на проекта

Удовлетворението, което идва от успешното завършване на проект, е безценно. Членовете на екипа ще се чувстват толкова горди от себе си, че са свършили страхотна работа.

Основните етапи на проекта са индикатори, че вие ​​и вашият екип сте на прав път. Когато проектът стане труден и ви се прииска да се откажете, важните етапи, които сте завършили, ще ви мотивират да продължите напред. Ако можете да постигнете тези етапи, можете да постигнете и предстоящите.

5 предимства за спестяване на време от използването на софтуер за управление на проекти

С помощта на софтуер за управление на проекти можете да поддържате всичко организирано на едно място, спестявайки време. Ето някои от неговите предимства за спестяване на време.

Прочетете Следващото

За автора