Как да напишете ефективен имейл бързо (4 AI инструмента, които можете да използвате)

За разлика от обикновените текстови съобщения, писането на имейл е различно. Хората са склонни да мислят много, когато става въпрос за съставяне на имейл от нулата. Чудите се какво да включите, какво да избягвате и Бог знае дали това, което пишете в момента, е правилно?

Тъй като съм доставчик на услуги, трябва да пиша десетки имейли всеки ден. И това ме прави идеалният човек, който да отговаря на вашите въпроси.

С правилната информация по-бързото писане на ефективни имейли става толкова лесно, колкото въвеждането на съобщение в приложение за чат. След това можете също да използвате инструменти за изкуствен интелект, за да ускорите процеса. Ето как.

10 съвета за по-бързо писане на ефективни имейли

1. Третирайте темата като резюме на вашия имейл

Когато трябва да изпратите имейл, първото нещо, с което трябва да се справите, е писане на мощна тема. Това е първото нещо, което вашият получател вижда и всеки имейл с лоша или без тема може да бъде изтрит или да попадне в папката за спам.

По този начин може да ви е необходима допълнителна минута, за да го помислите и напишете. Най-лесният начин да предотвратите темите си да бъдат общи или неясни е да ги третирате като заглавия. Всичко, което трябва да направите, е да обобщите имейла си по сбит, но информативен начин.

2. Поздрави ги

След темата ви трябва да зададете тона на имейла си и да направите впечатление на получателя си. Поздравяването им, официално или неофициално, е идеалният начин да го направите. Ако сте объркани, изберете официалния начин.

Ето различните начини да поздравите вашите получатели:

• Здравейте: Това е за директни и приятелски разговори.
• здравей: Това е просто и учтиво.
• Уважаеми: Това е малко неестествено, но можете да го използвате, докато се свързвате с изпълнителен директор или нещо такова.

3. Добавете начално изречение

След като поздравите получателя си, трябва да почувствате сърбежа да говорите за какво е имейлът ви, но спрете за секунда. Преди да кажете нещо, напишете начално изречение, за да започнете имейла си с добър поток.

Един от най-добрите начини да го направите е като добавите отварящ ред.

Ето няколко примера, които можете да използвате директно:

• Позволете ми да се представя.
• Страхотно е да чуя от вас.
• Надявам се да си добре.
• Обръщам се към ____
• Благодаря Ви за актуализацията.
• Ще се регистрирам на ____
• Поздравления за вашето (скорошно постижение).

4. Представи се

Ако изпращате имейл на някого за първи път, трябва да се представите, преди да говорите за нещо друго.

Въпреки че хората обикновено говорят с часове, те започват да се потят, когато ги помолят да се представят. не се тревожи Не е задължително да е така. За да го улесните, използвайте един от следните формати.

• Моето име е (Пълно име) и аз съм (Вашата текуща роля).
• Аз съм (пълно име) и работя за фирма (индустрия), наречена (Име на компанията).

Най-добрата практика е да включите само едно-две изречение за себе си и не повече от това.

5. Стигнете до точката бързо

Най-добрият начин да гарантирате, че вашият имейл е ценен за получателя, е да го направите бързо доставян на информацията, която те изискват. С други думи, стигайте по-бързо до въпроса.

Поздравихте своя получател, написахте начален ред/представихте се, сега напишете защо му изпращате имейл. Ако трябва да обсъдите няколко неща, приоритизирайте ги и започнете имейла си с най-важното. Това може да бъде отговор на въпрос или отправяне на заявка.

Свързани: Хакове за Gmail, които да ви помогнат да направите повече

6. Включете една голяма идея

Ако имейлът ви се окаже малко дълъг, вземете съвет от редовното писане на съдържание и добавете заключение или голяма идея в края.

Ще постави целия фокус върху най-важното. Например, първо трябва да направите нещо, или имате нужда от отговор незабавно, за да продължите с проект и т.н. Можете също да добавите заключение, като кажете нещо като: Основният извод от нашата дискусия е [____].

7. Поддържайте го кратко

Средностатистическият професионалист получава над сто имейла на ден. Това означава, че повечето хора, с които се свързвате, са заети. Колкото и да те харесват, те вероятно няма да са готови за каквото и да било блуждаене. Така че, поддържайте имейлите си кратки и сладки.

Друг недостатък на дългите имейли е, че понякога те стават неясни, извън основната тема или дори могат да създадат недоразумения.

8. Бъдете уважителни и щедри

Красотата на писането на уважителни и учтиви имейли е, че може да не сте съгласни с някого, да представите алтернативни мнения или дори да поискате услуги, но те пак ще звучат добре за четене.

Ако планирате да направите нещо подобно в имейла си, помислете първо да благодарите на получателя си или да му направите комплимент за работата или идеите му. След това изложете мнението си, без директно да посочвате, че това, което са направили, е лошо или напълно погрешно.

9. Добавете заключително изречение

Вашият заключителен ред зависи от типа отговор, който очаквате от човека, на когото изпращате имейл. Можете да изберете да завършите имейла си с изявление или затворен въпрос, в зависимост от контекста. Въпреки това избягвайте на всяка цена да затваряте с отворен въпрос.

Това е най-вече защото изявление и затворен въпрос дават насока на разговора ви, поддържат нещата по правилния път и гарантират отговор.

Въпреки това, отворен въпрос увеличава дискусията ненужно. Освен това, ако се свързвате с някой, който е напълно зает, имейлът ви може да бъде игнориран напълно.

Ето пример за затворен въпрос.

Нека го обсъдим допълнително по време на обаждане. Кое време работи най-добре за вас? [Време 1] [Време 2] [Време 3]

Това улеснява процеса на вземане на решения за вашия получател.

От друга страна, ето пример за отворен въпрос.

Можем да го обсъдим допълнително чрез обаждане. И така, кога си свободен?

Това оказва натиск върху вашия получател да провери своя календар, преди да отговори, което затруднява предприемането на действие.

Освен това изявлението също може да бъде добра идея за добавяне към имейл. Например:

Очакваме с нетърпение да чуем от вас/работи с вас. Приятен ден. Благодаря ти.

10. Отпиши ме

И накрая, можете да завършите имейла си с някоя от тези фрази за подписване, в зависимост от контекста на вашия имейл.

• Поздрави
• за разбирането
• на Ваше разположение
• Най-добрият
• Наздраве
• Най-добри пожелания

Всички тези съвети са достатъчни, за да ви помогнат да композирате и отговаряйте на всички имейли по правилния начин.

Ако търсите нови проекти или нова работа, или ако текущата ви работа изисква да изпращате няколко имейла на ден, тези инструменти за изкуствен интелект могат да бъдат полезни.

Този инструмент ви помага да създавате персонализирани отварящи линии въз основа на данните от профила на вашите получатели в LinkedIn. Всичко, което трябва да направите, е да добавите URL адреса на LinkedIn на получателя в инструмента и той ще излезе с уникални начални редове въз основа на детайлите на техния профил.

Инструментът струва $36 на месец за до 200 отварящи линии.

SmartWriter.ai ви помага да събирате данни от публичния профил на вашия получател и новините, в които са споменати. Помага ви да създавате персонализирани имейли за хората, с които се свързвате.

Можете да го използвате за изпращане на студени имейли или съобщения в LinkedIn за контакт. Абонаментът за инструмента започва от $49 на месец.

Ако започвате нов бизнес и имате нужда от финансиране, Snazzy.ai може да бъде идеалният инструмент за вас. Помага ви с шаблони за имейли за представяне на венчурни капитали или ангелски инвеститори.

Но първо ще трябва да създадете акаунт в платформата. За да започнете да изпращате имейли, въведете аудиторията, към която сте насочени, ключовите думи, които търсите, и описанието на вашето предложение. И това ще ви спести много време, като предостави персонализирана първа чернова.

След това можете да го промените малко, за да осигурите съвършенство. Абонаментът започва от $25 на месец.

Това е друг инструмент за изкуствен интелект, който да ви помогне да измислите перфектната кука за вашите получатели. За да започнете с Lyne.ai, въведете CSV на вашите потенциални клиенти с техните работни имейли или URL адресите на техните профили в LinkedIn.

Можете също да решите колко изречения искате инструментът да напише за началото, например 1-2 изречения или 3-4 изречения и т.н. Абонаментът започва от $99 на месец.

Писането на имейли никога не е било по-лесно

Ако някога сте намирали за предизвикателство да съберете всички точки, за да съставите добър имейл, вашата борба приключва днес.

Използвайте тези съвети или инструменти, за да напишете следващия си ефективен имейл по-бързо!

4-те най-добри приложения за имейл за Windows, за които никога не сте чували

Всички познаваме класическите приложения за електронна поща на Windows, които всеки обича да използва, така че какво ще кажете за някои, за които никога не сте чували преди?

Прочетете Следващото

За автора