Как да използвате изгледа на дъската в календара на Microsoft 365

Всеки понякога се бори да намери информация, дори в собствените си файлови системи и приложения. Календарът в Microsoft 365 за уеб включва често пренебрегван инструмент, който може да помогне.

Board View ви позволява да управлявате графика и задачите си на едно място, като същевременно имате бърз достъп до свързани файлове, бележки и запомняне на целите. Той изпълнява много от същите задачи, свързани с управлението на проекти като Trello и OmniFocus. Но за хората, които използват Microsoft 365, той може да послужи като организационна мощ.

Как да използвате Board View в Microsoft 365

Board View е наличен в Microsoft 365 в мрежата. Отворете календара на Outlook и щракнете върху каквото и да е изглед използвате (ден, седмица, месец). В долната част на падащото меню ще видите дъска.

Кликнете върху По подразбиране за да изведете основния си календар и всичките си задачи. Като алтернатива можете да щракнете Нов борд да създадете табло, фокусирано върху конкретен проект.

Board View отваря платно, върху което можете да щракнете, за да се движите. Можете да увеличите с

Ctrl + ] и навън, Ctrl + [. Полезно, Board View има много клавишни комбинации за бърза навигация.

Вероятно ще видите няколко предварително заредени джаджи, когато платното се зареди. Можете да ги преоразмерите и да ги преместите около платното. За да добавите още джаджи, щракнете върху Добавяне към дъската горе вляво. Ще видите следните джаджи в падащото меню:

• Календар
• Забележка
• Списък със задачи
• колекция
• Цел
• Файл
• Връзка
• Метеорологично време
• Часовник
• Лице
• Местоположение

Щракнете върху някоя от тези джаджи, за да ги добавите към платното. За да премахнете джаджа, щракнете върху три точки в горната му част и изберете Отстранете от дъската.

Свързани: Най-добрите бонуси за Trello, за да увеличите максимално сътрудничеството в екипа си

Всяка от джаджите Board View има свои собствени приложения за управление на проекти.

1. Календар

Притурката на календара може да изглежда сама по себе си. Можете да промените изгледите, за да видите вашите общ дневен ред, работна седмица, седмица или месец. По-задълбочен поглед разкрива допълнителни възможности за персонализиране, които си струва да се отбележат.

Има не само възможност за създаване на календар за конкретен проект. Можете да се абонирате за календар извън Microsoft 365 чрез връзка или да качите календар от .ics файл.

В знак на географски разпръснат характер на съвременната работа е възможно да се добавят международни празници от страни по целия свят. Особено полезна функция за планиране, това означава, че работещите в Съединените щати вече не трябва да се изненадват, когато открият, че европейските им колеги отново са извън офиса на поредния празник!

Можете също да добавите календари за телевизионни предавания и спортове, които следвате, полезно, за да решите какво може да си струва да се гледа.

2. Забележка

Бележките, създадени в Board View, също ще се появят във вашата емисия на OneNote. Можете да направите основно форматиране на текста във всяка бележка и да вмъкнете изображение. Възможно е дори да направите дъската си малко по-оживена, като промените цвета на всяка нота.

Можете също да зададете краен срок на бележките. Маркирайте го като завършен или премахнете крайната дата, всичко в рамките на Board View.

3. Списък със задачи

Приспособлението „Списък със задачи“ е предназначено да служи като център, показващ задачи, запазени в приложението To Do на Microsoft, и бележки с крайни дати. Списъкът със задачи се синхронизира със задачи, така че можете да виждате задачи от дадено табло в това приложение. Всяка дъска получава собствен списък.

Задачите, които създавате в списък за изглед на дъска в рамките на To Do, ще се синхронизират с този списък със задачи, един от малкото удобни за мобилни устройства елементи на този инструмент, както ще бъде обсъдено по-долу.

4. колекция

Можете да създадете колекция за групиране на свързани джаджи заедно. Това може да бъде особено полезно, ако работите по проект с множество стъпки или дълъг период от време.

След като поставите колекция върху платното, можете да плъзнете други джаджи в нея. Колекцията се разширява, докато добавяте джаджи. Можете да наименувате всяка колекция, която създавате.

5. Цел

Тази функция има за цел да ви държи фокусирани. Можете да добавяте цели към вашето платно на Board View или към отделни колекции.

Задайте краен срок и ще се появи обратно отброяване с броя на оставащите дни. Целта автоматично ще бъде добавена към вашия календар. Можете също да промените цвета на фона на всяка цел.

6. Файлове

Искате ли да преминете към конкретен файл? Можете да го добавите като миниатюра и да свържете директно към платното или колекция.

Това спестява реално време, тъй като е по-добре да щракнете в OneDrive или дори да търсите файл по име. Ако си сътрудничите с колеги или членове на семейството, можете да гарантирате, че имат достъп до правилния файл, като го поставите направо върху платното.

Тук можете да поставите връзка върху платното. Заглавието на страницата и изображението се изтеглят върху дъската. Отново, полезността тук е да поставите информация, свързана с вашия проект, на едно място, което прави функцията за връзка приятна за използване.

8. Време и часовник

Тези две са страхотни, когато работите с международно разпръснат екип. Можете да добавите текущото време и местното време на друго място.

Функции като тези могат в най-добрия случай да ви дадат контекст за друг човек и поне да се уверите, че не му се обаждате посред нощ.

9. Лице

Искате ли бързо да се свържете с този човек? Можете да добавите тяхната информация за контакт директно в Canvas, което ги прави само на няколко щраквания разстояние. Функцията е особено добра, ако вашите проекти включват външна поддръжка, която не е във фирмения указател.

10. Местоположение

Функцията за местоположение също е добра за разбиране на ситуациите на други хора, тъй като ви позволява да запазвате адреси директно в платното. По-късно можете да копирате адреса или да отворите упътвания до местоположението с помощта на Bing карти.

Свързани: Как да използвате PowerPoint Speaker Coach, за да подобрите уменията си за презентация

Изгледът на дъската липсва на мобилни устройства

Board View има много силни функции за управление на проекти. Въпреки това, основен капан е липсата на мобилна интеграция, дори ако инструментът е предназначен да даде 360-градусов поглед върху това, което трябва да направите.

Можете да видите задачите на Board View в To Do, цели в Календар и бележки в OneNote. И все пак липсата на мобилна опция за Board View го кара да се чувства като инструмент, който все още е в процес на разработка.

Липсата на силни мобилни възможности за инструмент, който включва функции за местоположение, засилва това впечатление и повдига някои въпроси относно ангажимента на Microsoft да поддържа Board View. За щастие, Microsoft не е толкова бърз да убива инструменти, за разлика от своя конкурент Google, който е печално известен с това, че стартира проекти и след това ги убива.

Board View обединява всичко

Board View предлага завладяващ преглед на вашите проекти на едно място. Въпреки че липсата на специално мобилно приложение е разочароващо, ако използвате Microsoft 365 в мрежата, това е богат на функции инструмент за управление на това, което трябва да свършите.

5 предимства за спестяване на време от използването на софтуер за управление на проекти

С помощта на софтуер за управление на проекти можете да поддържате всичко организирано на едно място, спестявайки време. Ето някои от неговите предимства за спестяване на време.

Прочетете Следващото

За автора