Как да сравним две колони в Excel: 7 метода

Когато работите с големи електронни таблици на Excel, сравняването на данните от две колони може да отнеме време. Вместо да анализирате колоните и да пишете „Съвпадение“ или „Несъответствие“ в отделна колона, можете да използвате функциите на Excel, за да рационализирате процеса.

Ще разгледаме как да използваме различни функции на Excel, за да сравним две колони и да идентифицираме съвпадащи или несъответстващи данни.

1. Как да откроите дублиращи се данни

Ако искате да сравните две колони в Excel, но не искате да добавяте трета колона, показваща дали данните съществуват и в двете колони, можете да използвате функцията за условно форматиране.

1. Изберете клетките с данни, които искате да сравните.
2. Насочете се към У дома раздел.
3. От групата Стилове отворете Условно форматиране меню.
4. Щракнете върху Маркирайте Правила за клетки > Дублиращи се стойности.
5. В прозореца за дублиращи се стойности се уверете, че Форматирайте клетки, които съдържат опцията е зададена на Дублиране и изберете опцията за форматиране до стойности с.
6. Щракнете върху Добре.

Сега Excel ще подчертае имената, които присъстват и в двете колони.

2. Как да подчертаете уникални данни

Можете да използвате същата функция, ако искате да идентифицирате данни, които не са част от двете колони.

1. Изберете набора от данни.
2. Още веднъж се насочете към Начало > Условно форматиране > Правила за маркиране на клетки > Дублиращи се стойности.
3. За Форматирайте клетки, които съдържат, избирам Уникален.
4. Изберете как да бъдат подчертани несъответстващите данни и щракнете Добре.

Сега Excel ще подчертае имената, които могат да бъдат намерени само в една от двете колони.

Въпреки че тези методи са доста лесни за използване, те може да не са ефективни за по-големи електронни таблици. Така че ще разгледаме по-сложни решения, които ви показват кои редове имат едни и същи данни или ще използваме допълнителна колона за показване на стойности, показващи дали данните съвпадат или не.

Свързани: Как да поставите електронната си таблица в Excel на вашия екран

3. Маркирайте редове с идентични данни

Ако имате нужда от по-добро визуално представяне на идентични данни, можете да накарате Excel да намира съвпадащи стойности в две колони и да маркирате редовете със съвпадащи данни. Както направихме при предишния метод, ще използваме функцията за условно форматиране, но ще добавим няколко допълнителни стъпки.

По този начин ще имате визуален индикатор, който ще ви помогне да идентифицирате съвпадащи данни по-бързо, отколкото да четете през отделна колона.

Следвайте тези стъпки, за да използвате условно форматиране на Excel, за да сравните два набора данни:

1. Изберете данните, които искате да сравните (не включвайте заглавките) и отворете У дома раздел.
2. Щракнете върху Условно форматиране и изберете Ново правило.
3. От Изберете тип правило, щракнете Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате.
4. Въведете =$A2=$B2 в полето по-долу Форматирайте стойности, където тази формула е вярна. Тук, А и Б съответстват на двете колони, които сравняваме.
5. За да персонализирате как Excel ще маркира редовете, щракнете Форматиране и в Форматиране на клетки прозорец, изберете Напълнете раздел. Можете да изберете цвета на фона, стила на шаблона и цвета на шаблона. Ще получите проба, за да можете да прегледате дизайна. Щракнете върху Добре след като завършите процеса на персонализиране.
6. Щракнете върху Добре в прозореца Ново правило за форматиране, така че Excel незабавно ще маркира редовете със съвпадащи данни.

Когато сравнявате две колони в Excel с помощта на този метод, можете също да маркирате редовете с различни данни. Преминете през горните стъпки и на стъпка 5, Влез в =$A2<>$B2 формула в рамките на Форматирайте стойности, където тази формула е вярна поле.

Свързани: Как да сравнявате документи в Google Документи

4. Идентифицирайте съвпаденията с TRUE или FALSE

Можете да добавите нова колона, когато сравнявате две колони на Excel. Използвайки този метод, ще добавите трета колона, която ще показва TRUE, ако данните съвпадат, и FALSE, ако данните не съвпадат.

За третата колона използвайте =A2=B2 формула за сравнение на първите две колони. Ако смятате, че вашата електронна таблица ще изглежда твърде препълнена с редовете TRUE и FALSE, можете задайте филтър в Excel, така че ще показва само TRUE стойностите.

5. Сравнете две колони с функция IF

Различен метод за анализ на данни на Excel от две колони е използването на функция IF. Това е подобно на горния метод, но идва с предимството, че можете да персонализирате показваната стойност.

Вместо да имате стойностите TRUE или FALSE, можете да зададете стойността за съвпадащи или различни данни. За този пример ще използваме Данните съвпадат и Данните не съвпадат стойности.

Формулата, която ще използваме за колоната, показваща резултатите, е =IF(A2=B2,"Данните съвпадат","Данните не съвпадат").

6. Сравнете две колони с функция VLOOKUP и намерете съвпадащи данни

Друг начин да накарате Excel да намери дубликати в две колони е да използвате функция VLOOKUP. Excel ще сравни всяка клетка във втората колона с клетките в първата колона.

Използвай =VLOOKUP(B2,$A$2:$A$14,1,0) за колоната, показваща резултатите. Просто се уверете, че коригирате обхвата на данните.

Когато използвате тази формула, Excel ще покаже съответстващите данни или ще използва стойност #N/A. Въпреки това, #N/Avalue може да е объркващо, особено ако изпратите електронната таблица на някой друг. Ако не са опитни, когато става въпрос за Excel, те биха могли да повярват, че има грешка.

Така че, за да избегнете объркване, надстройте функцията VLOOKUP до функция IFERROR. Ако трябва да намерите данни, които са в колона B и също са в колона A, използвайте =АКО ГРЕШКА(VLOOKUP(B2,$A$2:$A$14,1,0),"Данните не съвпадат") формула.

7. Как да сравните две колони и да извлечете данни

Освен да сравнявате две колони на Excel за съвпадения, можете също да използвате функцията VLOOKUP за извличане на съвпадащи данни. Това ще ви спести време, тъй като не е нужно ръчно да преминавате през първата колона и да търсите подходящи данни.

Освен това, ако данните във втората колона липсват от първата колона, Excel ще покаже стойност #N/A. За това използвайте =VLOOKUP(D2,$A$2:$B$14,2,0) формула.

Забележка: Ако искате да защитите резултатите си от правописни грешки, използвайте =VLOOKUP("*"&D2&"*",$A$2:$B$14,2,0) формула. Тук звездичката (*) има ролята на заместващ знак, заместващ произволен брой знаци.

Сравнете данните с лекота

Както обсъдихме, има много начини и трикове, които можете да използвате, за да сравните две колони в електронна таблица на Excel и да получите най-добрите резултати. А Excel има много повече инструменти, които могат да ви помогнат да избегнете повтарящи се задачи и да ви спестят много време.

15 формули на Excel, които ще ви помогнат да решите реални проблеми

Excel не е само за бизнес. Ето няколко формули на Microsoft Excel, които ще ви помогнат да решите сложни ежедневни проблеми.

Прочетете Следващото

За автора