6 съвета за управление на времето, за да организирате собственото си работно натоварване

Работните места, където получавате автономия в това, което правите, са страхотни, ако не ви харесва да ви казват какво да правите и ви доставят много удовлетворение. Въпреки това, със свободата идва необходимостта да организирате и управлявате собствената си работа.

Това изисква умения за управление на времето и задачите и не е нещо, което непременно идва естествено. Нека разгледаме някои надеждни начини, по които можете да укрепите способностите си в тази област и да започнете да поемате ефективно собственото си работно натоварване.

1. Вземете навика да използвате календар

Да разчитате единствено на паметта си, за да следите графика си, е отворено за огромни количества човешки грешки. Най-лесният начин да овладеете доброто управление на времето е да използвате календар за всичко и да го правите редовно.

Има много приложения за цифров календар, които можете да използвате, като напр Outlook и Google Календар. Освен това можете да изберете Tweek, ако предпочитате базиран на задачи плановик.

Свързани: Как да категоризирате цветно своя календар на Outlook

Целта е да поставите всичко в календара си, включително срещи, части от работа и събития и по принцип всичко, което знаете, че трябва да направите. Ако има нещо, което знаете, че може да забравите, поставете го. Добра практика е да попълвате календара си колкото можете по-рано, така че блокирайте известно време в началото на седмицата, за да направите това.

2. Организирайте вашите имейли в папки

Съхраняването на всичките ви имейли във входящата ви поща може да създаде хаос, особено ако трябва да намерите важен входящ имейл на по-късна дата. За да поправите това, трябва да организирате имейлите си в подходящи папки.

Папките, които създавате, трябва да са специфични за вашата работа и роля и да ги правят така, че да можете бързо да намирате информация. Това може да включва папки за проекти, фирмени съобщения и актуализации, членове на екипа, имейли, които трябва да проследявате, и т.н.

Най-добре е да избягвате изтриването на имейли, свързани с работата, защото дори ако нещо не изглежда уместно сега, това не означава, че няма да стане в бъдеще.

Може да не видите веднага ползата от организирането на комуникациите по този начин, но в дългосрочен план това ще ви помогне да контролирате работното си натоварване.

3. Организирайте вашия файлов диск

Няма нищо по-вредно за вашата производителност от файлово устройство, което има стотици свободни файлове. Правейки това прави трудно и непосилно намирането на това, от което се нуждаете, което води до отлагане и избягване.

Точно както с вашите имейли, важно е да подредите файловете си в папки, така че да можете да сте в течение на работата си. По същество не трябва да имате никакви файлове, които не се съхраняват в специална папка.

Свързани: Продуктивни инструменти за подобряване на фокуса в разсейващи офиси

Това няма да ви направи автоматично по-добри в управлението на натоварването, но ще ви помогне с управлението на времето и ще ви поддържа последователни. Чували ли сте някога поговорката "подреденият дом е подреден ум"? Същото важи и за вашето цифрово работно пространство!

4. Следете работата си

Да имате автономия в работата означава, че се очаква да следите текущите си задачи и как това се вписва в по-широките екипни усилия. Следователно, от само себе си се разбира, че имате нужда от практичен начин да направите това.

Можете да създадете електронна таблица, която изброява целия ви напредък в работата, от клиенти, с които работите, до планиране на проекта. Microsoft Excel и Google Sheets имат много шаблони, които можете да използвате, или можете да направите такъв от нулата. В идеалния случай вашата електронна таблица трябва да ви дава надзор върху:

• Какво е произведението.
• Срокове.
• Индикатори за напредък.
• Задачи, свързани с него.

Като алтернатива можете да използвате софтуер за управление на работата, напр асана, това ви помага да организирате. Независимо как решите да проследявате работата си, ако носите изключителна отговорност за натоварването си, от съществено значение е да имате някакъв визуален преглед.

Свързани: Хакове за Asana, които трябва да знаете

5. Ефективно приоритизирайте задачите си

Когато нямате някой, който да ви казва какво да правите, трябва да разберете кои задачи имат приоритет пред другите. Това умение често е това, с което хората срещат най-много затруднения, защото изисква да се мисли за по-голямата картина и да се предвиждат бъдещи резултати.

За щастие има някои изпитани методи за това, които да ви помогнат. В Московски метод ви помага да подредите задачите като задължителни, трябва да имате, може да имате и няма да имате. Това е многостепенна система, която ви позволява да установите кои задачи са от съществено значение и кои не.

В Матрицата на Айзенхауер е друг метод, който категоризира вашите задачи в мрежа 2x2: спешни, важни, не спешни и неважни. Следователно, ако задачата ви попадне в полето Спешно/Важно, това означава, че трябва да го направите сега. Докато ако попадне в полето „Не спешно/не е важно“, засега вероятно бихте могли да го игнорирате.

6. Спестете време при повтарящи се задачи

Хората прекарват около 25% от времето си на работа за повтарящи се задачи; това е огромна част от време и е невероятно неефективно. Това може да са имейли, които изпращате, където съдържанието е идентично, или блокове от текст, които пишете в отчети.

Добрата новина е, че можете да автоматизирате рутинната работа по този начин, като използвате Magical Text Expander Разширение за Chrome. Това е безплатно приложение, което ви позволява да създавате до 10 преки пътища, вместо да пишете един и същ текст отново и отново.

Свързани: Ежедневни задачи, които можете да автоматизирате с помощта на Zapier

Тригерът за пряк път може да бъде комбинация от символи и букви. Когато ги въведете, той автоматично създава пълния текст, от който се нуждаете. Например, пишете #доклад ще създаде пълния скелетен отчет и можете просто да влезете и да редактирате всички подходящи подробности.

Останете на върха на работното си натоварване

Много е лесно да станете неорганизирани и да правите грешки, когато става въпрос за управление на собственото си работно натоварване. Ето защо е важно да се уверите, че имате всичко, за да сведете до минимум това.

Като хора, ние можем да съхраняваме само толкова много информация в мозъка си, така че не се натоварвайте с опити да запомните всичко. Използвайки съветите, разгледани тук, ще сте на път да управлявате ефективно собственото си натоварване и с времето това ще стане втора природа.

4 Digital Board Apps за сътрудничество и планиране на проекти

Дигиталните табла за сътрудничество са пътят напред, но кое трябва да използвате? Ето най-добрите приложения за сътрудничество и планиране на проекти.

Прочетете Следващото

За автора