Как да очертаем работен поток в Notion

Независимо дали става дума за творчество, строителство, администрация или нещо друго, често ще се окажете с повтарящи се задачи във всяка работна среда. Създаването на установен работен процес ще помогне на вас и вашите колеги да влезете в ритъм, особено когато наемате някой нов.

В тази статия ще ви преведем през очертаването на работен процес в Notion, така че вие ​​и вашият екип да знаете състоянието и стъпките на всяка задача, върху която работите.

Предимствата на очертаването на работен поток в понятие

Оформянето на вашия работен процес в Notion ще помогне на вашия екип да визуализира и запомни стъпките, които трябва да предприемат, когато започват или завършват задача. Освен това ще помогне на всеки да разбере на какъв етап е дадена задача.

Например, ако писането на публикации в блога е повтаряща се задача, можете да разделите творческия процес на четири стъпки: изготвяне, редактиране, изображения и качване. Когато писателите от вашия екип завършат чернова, те могат да отбележат своята част от задачата завършена на дъската и да определят лицето, което отговаря за редактирането, като възложител.

Дори ако работите сами, това е отличен начин да проследявате напредъка си, защото ще имате по-подробен преглед на работното си натоварване. Той също така помага да разделите по-обемната задача на по-малки действия, което може да помогне за предотвратяване на претоварване.

Очертаване на работен поток в понятие със статуси

Използвайки проста таблица с база данни in Notion ще ви даде съкратен преглед на вашия работен процес. Можете бързо да видите на коя стъпка е всяка задача, да я сравните с крайния срок и да проверите кой работи по нея, без да се налага да правите много превъртане.

В този пример всяка колона представлява стъпка в процеса на писане. За да започнете, решете в кои стъпки искате да разбиете повтарящите се задачи и създайте нова страница, като изберете опцията в долния ляв ъгъл на Notion. След като сте на новата си страница, вместо да избирате шаблон, изведете командите с помощта на наклонена черта и изберете Таблица база данни - Inline.

В име колоната ще бъде мястото, където поставите името на вашата задача, а допълнителната колона, която се показва, можете да изтриете. След това добавете нова колона, като изберете символа за добавяне в горния десен ъгъл на таблицата и в тип имот меню, изберете изберете.

Щракнете върху клетката по-долу и въведете състояние, което искате да използвате, и Notion ще ви даде подкана да го превърнете в опция. Оттам можете да промените цвета, като използвате трите точки до него.

Създайте всички състояния, които искате да използвате, като следвате същите инструкции и щракнете върху заглавието на колоната, за да изведете менюто и да го дублирате, докато имате една колона за всяка стъпка. Назовете ги съответно.

Сега, докато вие и вашите колеги ходите, можете да използвате статуси, за да съобщите на коя стъпка сте и как върви. Така че, вместо просто да маркирате извършената задача, можете да покажете на екипа си, че работите върху даден елемент, без всъщност да го казвате.

Примерът използва да направя за да покажа, че все още никой не работи по него, в ход да кажа, че е в ход, завършен за да покажа, че е направено, на изчакване за да уведомите другите, че е на пауза, и заседнал за да посочи, че правоприемникът се нуждае от помощ.

Свързани: Клавишни комбинации на Notion за Windows и Mac

Ако вашият екип трябва да съобщи подробности, те могат да коментират страницата със задачата, като щракнат върху името й и я отворят. Празното поле по-долу е идеалното място за първоначални подробности. Полето за коментари е оптимално за задаване на въпроси, съобщаване, че предавате проекта или отправяне на предложения.

Провеждането на тези разговори в Notion също ще даде на всеки достъп до информацията, вместо да ограничава достъпа в директно съобщение или да се изгуби в групов чат.

Дори ако работите сами, използването на статуси и оставянето на коментари са полезни, когато избирате задача.

Очертаване на работен поток в Notion с контролни списъци

Ако сте фен на това да бъде прост и предпочитате просто да уведомите другите, че задачата е завършена, можете да очертаете работния си процес с помощта на колони от контролен списък. Това също е отличен начин да спестите място, ако трябва да включите много колони в работния си процес. Въпреки това, най-добре е да ги сведете до минимум, ако можете.

Ти Добави колони за контролен списък по същия начин, по който бихте направили a изберете колона като щракнете върху бутона за добавяне в горния ляв ъгъл на вашата таблица и всичко, което трябва да направите, е да ги наименувате.

Използвайки ги, все пак ще получите бърз преглед на това къде се намирате вие ​​и вашият екип със задачи, с малко по-малко претрупан вид на текста в състоянията. Това е особено страхотно за екипи, които може да искат нивото на приоритет да се откроява пред всичко останало.

Свързани: ClickUp срещу Идея: Кое е по-добро за сътрудничество по проекти

Освен това, разбира се, все още можете да общувате в коментарите, но състоянието на всяка стъпка не е в центъра на вниманието – само дали е завършена или не.

Други елементи, които може да искате да включите в работния си поток на Notion

Някои други колони, които може да искате да включите в работния си поток на Notion, са a колона за връзка ако вашите проекти са в устройство или онлайн софтуер или a файлове и мултимедийна колона ако предавате документи напред-назад.

Ако откриете, че не искате определен имот за да се покаже като колона във вашата база данни, имайте предвид, че можете да я скриете от таблицата си, но тя все пак ще се показва в списъка със свойства, когато щракнете върху проект.

Добавянето на бележки към страницата над или под таблицата също ще помогне на вас и вашите колеги да научите и запомните стъпките във вашия работен процес.

Правенето на това е особено полезно за включване на нови членове на екипа, тъй като те ще знаят всички стъпки и вашите инструкции ще им кажат какво точно трябва да направят, когато стигнат до следващата.

Влезте в ритъм с идеята

Очертавайки работен процес в Notion, вие премахвате предположенията от процеса и разбивате по-големите проекти на по-малки, организирани етапи. По този начин вие и вашият екип ще имате всичко на едно място и никой не трябва да търси.

Ако все още не сте проверили Notion, неговата персонализация и простота ви позволяват да управлявате всеки проект. Въпреки това, ако се чувствате блокирани, можете да започнете с някои от многобройните му шаблони и да учите, докато вървите.

Как да започнете с Notion: 7 основни съвета и трика

Notion е един от най-добрите инструменти за производителност и бързо се разраства. Ето някои трикове и съвети, които можете да използвате, за да започнете.

Прочетете Следващото

За автора