5-те най-добри инструмента за съвместна работа с документи за отдалечена работа

С бума на културата на работа от дома, екипите разчитат в голяма степен на инструменти за сътрудничество, за да продължат да работят дистанционно. Има няколко налични инструмента за управление на отдалечени екипи, проследяване на техния напредък, организиране на виртуални срещи и поддържане на връзка, за да им помогнете да останат продуктивни.

По същия начин сътрудничеството с документи заема също толкова важно място за ефективна комуникация. За да направите създаването, споделянето и сътрудничеството на документи по-опростени, ето някои от най-добрите инструменти за сътрудничество с документи, които трябва да опитате.

За съвместна работа с документи Google Docs е най-добрият избор. Помага да изпреварите играта за сътрудничество, без да струвате нито стотинка. Той елиминира разочарованията както на подателя, така и на получателя, като присвоява уникални връзки за всеки документ и позволява на потребителите да ги споделят безпроблемно с едно щракване.

Функцията за съвместно споделяне на документи на Google Документи позволява на множество потребители да редактират един и същ документ, проследявайте и приемайте предложения и вижте промените, синхронизирани в реално време, за да сте в крак с най-новите версия. Освен това позволява на редакторите да добавят коментари и предложения в реално време.

СВЪРЗАНИ: Как да дадете и ограничите разрешения в Google Документи

Като собственик на документа, можете да коригирате правата за редактиране според вашите нужди. Можете да добавите хора като редактори или зрители, като използвате техните имейл адреси. Можете също да настроите документа на „Само за преглед“ или „Ограничен“, така че само хора с имейл идентификатори от същия домейн да имат достъп до него. Освен това можете да контролирате кой може да споделя вашия документ с други членове на екипа.

Повечето хора обаче срещат един проблем, когато използват Google Документи. Потребителите не са запознати с опциите за покани и споделяне на връзки в Google Документи. Получателят може да изтегли, редактира и изпрати по имейл получения документ, ако не знае как да си сътрудничи в Google Документи. Ето защо, ако за първи път го използват, може да се наложи да ги образовате малко.

Notion ви дава пълен контрол върху споделянето на документи. С него можете лесно да контролирате кой може да редактира, преглежда, коментира или споделя вашите страници на Notion. Документите могат да се споделят с един човек или с цял екип наведнъж.

При групово споделяне можете да ограничите кой има достъп до документи, независимо дали целият екип или само няколко членове от цялата група. Можете например да поставите своите заместник-редактори в една група и да им предоставите достъп за редактиране до поверителна информация с едно щракване. Или можете да дадете достъп за редактиране на няколко редактора, като същевременно споделяте документа с цялата група за редактиране.

СВЪРЗАНИ: Основни съвети и трикове, за да започнете с Notion

В лявата странична лента Notion съхранява запис на вашите лични и споделени страници. В резултат на това можете бързо да плъзгате и пускате страници от една секция в друга, като същевременно задавате разрешенията за достъп да съответстват на тези, които вече са зададени в секцията на частната страница. Същите разрешения за достъп важат за вложени страници, но по-късно можете да ги промените, ако е необходимо.

Също така, администраторът има право или да промени разрешенията за документ на вече споделен документ на няколко членове от поканената група или да премахне някой от достъп до него. Ако объркате разрешенията за редактиране, всичко, което трябва да направите, е да натиснете Restore. Следователно Notion е добър избор за малки екипи с такъв контрол върху споделянето на документи.

Notion се интегрира със Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp и много други услуги за лесно споделяне на документи. Безплатният план идва с ограничения, като например броя на гостите, които можете да поканите и следенето на хронологията. За да получите максимална полза, помислете за надграждане до платения план. Разгледайте Страница за ценообразуване на понятието за повече информация.

Zoho Writer също така позволява на потребителите безпроблемно да споделят документи за сътрудничество, подобно на Google Docs. Споделянето на документи с вашия екип за прегледи, като същевременно им позволявате да коментират файловете в реално време, е супер лесно. Когато оставите предложенията си в коментарите, вашият екип знае какво да редактира и може бързо да предприеме действия.

Можете дори да говорите за напредъка си, докато работите. Като собственик на документа, вие можете да включите превключвателя на промените в проследяването, така че всяка промяна, направена в документа оттук нататък, да бъде лесно проверявана отново. Освен това със Zoho Writer можете също да споделяте документи външно с клиенти, които не са във вашето работно пространство.

Документите се съхраняват в добре организирана облачна библиотека и могат да бъдат търсени и извличани бързо. Освен това можете лесно да интегрирате Zoho Writer с приложения като Google Drive, Dropbox, Evernote и Zoho Mail. Освен това Zoho Writer има професионален интерфейс и няма стръмна крива на обучение. Така че няма да ви е трудно да свикнете.

СВЪРЗАНИ: Zoho Writer vs. Google Документи и Microsoft Word онлайн: Време ли е за смяна?

Когато става въпрос за ценообразуване, Zoho Writer е безплатен за използване от физически лица. Въпреки това, за да се насладите на допълнителни предимства като допълнително пространство или защита с парола, ще трябва да изберете платените му планове. Проверете Ценова страница на Zoho Docs за повече информация.

Някои от удобните функции, на които можете да се насладите със Zoho Writer, са:

1. Запазване на документи в реално време.
2. Заключване на чувствителни данни.
3. Помощник за писане с AI.
4. Планиране или директно публикуване на статии в WordPress.
5. Работи и офлайн.

ClickUp Docs е друг високоефективен инструмент за отдалечено споделяне на документи. Чрез невероятния си интерфейс за сътрудничество, пълен с функции, всеки в работното пространство може да си сътрудничи, редактира и работи по задачи едновременно.

Позволява съвместно редактиране в стила на Google Docs. Можете да видите как курсорът се движи, когато някой редактира документ, като името му се показва над курсора. Като щракнете върху жълтата икона на бинокъл, можете също да видите кой гледа работата ви.

Освен това промените в реално време се синхронизират на всички устройства, за да се гарантира, че всеки член на екипа има достъп до най-новата версия на документа. Докато споделяте документи с екипа си, ще имате гъвкавостта да запазите някои документи поверителни, докато други са достъпни за всички.

Освен това, като защитите вашите документи, можете да попречите на конкретни членове на екипа да имат достъп до тези документи, без да търсите разрешение от вас. Влагането е друга от уникалните функции на ClickUp. Позволява ви да групирате страници в документ и с помощта на функцията Връзки можете да свържете свързани страници в документа.

Можете също да импортирате работата си от други приложения, включително Evernote, Google Docs и дори документи на Microsoft Word. Ако търсите много отзивчив инструмент за сътрудничество с документи, трябва да опитате ClickUp.

Платформата Dropbox Paper е друга усъвършенствана опция за сътрудничество с документи, достъпна за отдалечени екипи. С него можете да споделяте документи безпроблемно с членовете на екипа, като им давате достъп до документа чрез имейл адреси.

Възлагането на задачи на членовете на вашия екип само с няколко щраквания и незабавното създаване на краен срок точно до него държи всички в течение. Освен това можете да планирате срещите си, като свържете събитията в календара в споделения документ.

СВЪРЗАНИ: Изпробвайте тези най-добри характеристики на Dropbox Paper

Като сътрудник можете бързо да откриете кои задачи са ви възложени по документ или по документ и да навигирате през задачи, възложени на други, и тези, които вече са завършени. Освен това, за разлика от Google Docs, Dropbox Paper поддържа споделяне на мултимедийни файлове, което прави сътрудничеството по-привлекателно.

В допълнение към това Dropbox Paper ви позволява да импортирате документи на Microsoft Word, Excel и PowerPoint и да свързвате документи на Google Docs, Sheets и Slides. Така че, ако търсите богат на функции инструмент за сътрудничество за вашия екип, опитайте Dropbox Paper.

Издигнете сътрудничеството си с документи на следващото ниво

Сътрудничеството за документи съществува от десетилетия. Опитайте инструментите в списъка, за да изведете сътрудничеството по документи с вашия екип на следващото ниво. За да определите кой инструмент е най-подходящ за екипа, трябва да го управлявате от тях и да изберете решението, което отговаря на изискванията на екипа.

Имате ли членове на екипа, базирани в различни части на света? Организирането на важна среща несъмнено би било предизвикателство, ако не знаете часовата зона. Ако отговорът е да, трябва да проверите преобразувателите на часовите зони, за да улесните работата си.

10-те най-добри преобразуватели на часови зони за глобални отдалечени екипи

Имате ли нужда да работите с хора от различна часова зона? Използвайте инструменти за преобразуване на часови зони за своевременно сътрудничество.

Прочетете Следващото

За автора