Какво представлява политиката за сигурност на имейла и как работи?

Кога за последен път изпратихте имейл? Вероятно беше днес. Точно като вас, много хора по света изпращат имейли ежедневно.

Имейлите са част от живота ни от най-дълго време. Тъй като е почти невъзможно да се направи без тях, трябва да се подсигурите с ефективна политика за сигурност на имейла.

Не искате имейлите ви да попаднат в грешни ръце, нали? Внедряването на политика за сигурност на имейла им помага да бъдат по-безопасни.

Какво представлява политиката за сигурност на имейла?

Политиката за сигурност на имейла е поредица от процедури, управляващи използването на имейли в рамките на мрежа или заведение. Той подробно описва как категория потребители взаимодейства със съобщения, които се изпращат и получават по имейл.

Поддържане на вашите имейли организирани и защитени повишава вашата производителност. Целта на политиката за сигурност на имейла е да защити съобщенията от неоторизиран достъп.

Кой може да се опитва да получи достъп до имейлите без разрешение, може да попита някой? Киберпрестъпници – те се интересуват много от поверителни съобщения, които изпращате във и извън вашата организация. И това е, защото те знаят, че подобна информация е ценна. Ако се сдобият с него, могат да го използват за поредица от злонамерени дейности, за да се обогатят.

Как работи политиката за сигурност на имейла?

Степента на сигурност по подразбиране на имейла не е толкова силна. Съобщенията, изпратени по имейл, са в публичното пространство. Следователно те могат лесно да бъдат достъпни от всеки със средни хакерски умения. Създаването на политика за сигурност на имейла е едно от основните неща, които можете да направите, за да отблъснете нападателите.

Вярването, че вие ​​или вашата организация не можете да станете жертва на нарушение на имейл, е фалшива предпоставка. Докато използвате имейли, можете да бъдете насочени.

Нежеланието ви да приложите политика за сигурност на имейлите може да задържи вода само ако имейлите, които изпращате, са безсмислени. Но това едва ли е така, ако управлявате приличен бизнес.

За да бъде ефективна политиката за сигурност на имейл, тя трябва да включва следните елементи:

1. Обхват и цел на политиката.
2. Информация за собствеността върху съдържанието, съдържащо се в имейлите.
3. Притеснения за поверителност и очаквания на страните, използващи имейла.
4. Отговорности на потребителите на имейл.
5. Указания за използване на имейл акаунти на организацията.
6. Съвети за откриване и избягване на заплахи за сигурността на имейла.
7. Конкретни действия, които да предприемете в случай на подозрение за пробив в сигурността на имейла.

Достъпността е ключът към успешното прилагане на политиката. Членовете на екипа могат да бъдат запознати с информацията в правилата само ако имат достъп до документа.

Вместо да съхранявате документа на физическо устройство, препоръчително е да използвате инструмент за работен поток с облачно съхранение и отдалечен достъп. По този начин упълномощените членове на екипа могат да имат достъп до политиката отвсякъде и по всяко време.

Обучението е друг основен елемент за успешно прилагане на политика за сигурност на имейла. Някои потребители може да не са склонни да спазват правилата, особено ако не са използвали нещо подобно в миналото. От вас зависи да осигурите подходящо обучение, за да ги накарате да разберат как използването на правилата е в интерес на всички.

Как да изградим ефективна политика за сигурност на имейла

Политиката за сигурност на имейла не е универсална, защото няма две еднакви организации. Но кибер заплахите, които застрашават използването на имейли, имат сходни ефекти върху организациите, независимо от техните предложения и размери. Те са общи атрибути, които трябва да се вземат предвид при изграждането на стандартна политика.

Ето няколко практически съвета за изграждане на работеща политика за сигурност на имейла.

1. Приемете шаблон

Създаването на политика за сигурност на имейла от нулата не е лоша идея, но бихте могли да си спестите време, като приемете съществуващ шаблон. Това е необходимо, особено ако не сте запознати със съдържанието на правилата.

Вместо да създавате неуместна информация, имате жизненоважна информация за създаване на политика, която работи.

2. Променете шаблона

Приемането на съществуващ шаблон не означава, че трябва да го използвате по начина, по който е. Шаблонът трябва да ви даде представа как изглежда политиката.

Вместо да вземете всичко, което се съдържа в линията за куки и поглъщане на шаблона, коригирайте го така, че да отговаря на уникалните нужди на вашия бизнес.

В крайна сметка ще имате оригинален документ, който е специално създаден за вашата организация.

3. Идентифицирайте условията за ангажиране на потребителите

Потребителите на вашия имейл може да участват в безразборни дейности, ако не знаят, че такива дейности са забранени. Ваша отговорност е да посочите изрично как те трябва да използват вашия имейл.

Идентифицирайте нездравословни практики за електронна поща, които могат да изложат вашата мрежа на кибератаки, и предупредете да не участвате в такива дейности.

Вашата политика за защита на имейлите е непълна без внедряване на инструмент, който подобрява сигурността на вашите имейли.

Ръчната защита на вашия имейл срещу кибер заплахи е недостатъчна, особено след като киберпрестъпниците използват модерни технологии за своите атаки. Съпоставете тяхната енергия с инструменти като пясъчни кутии, филтри за спам и софтуер за предотвратяване на злонамерен софтуер. Ефективен филтър за спам ви предпазва от преглеждане на злонамерени имейли.

5. Прилагане на потвърждение на правилата на потребителя

Успешното прилагане на вашата политика започва с желанието на вашите потребители да я спазват. Промяната идва с известна съпротива. Членовете на екипа, които не са запознати с политиката за сигурност на имейла, може да решат да я пренебрегнат.

Накарайте потребителите да се ангажират с използването на правилата, като добавят подписите си като форма на потвърждение. По този начин имате доказателство за тяхното съгласие да го използвате, в случай че не успеят.

6. Обучете потребители

Потребителите на вашия имейл може да не разбират част от информацията в правилата. Оставянето им в състояние на объркване е рисковано, тъй като те могат да предприемат неподходящи действия, които ще застрашат вашата мрежа.

Уверете се, че всеки разбира политиката, като проведе обучение. Създайте им място да задават въпроси относно сивите зони, така че всеки да е наясно какво да прави и какво да не прави.

7. Разработете план за реакция при инциденти

Дори с цялото обучение как да прилагате ефективно политика за сигурност на имейла, нещата може да се объркат.

Разработете план за реакция при инциденти в случай на пробив в сигурността. Вашата политика трябва да съдържа какво трябва да направят потребителите, след като подозират злонамерена дейност или атака. Предприемането на правилните действия може да смекчи последиците от кибератака.

Култивирайте здравословна киберкултура с политика за сигурност на имейла

Незабавните съобщения може да са модерни в общуването с приятели и семейство. Но когато става въпрос за работа и бизнес, добрият стар имейл все още е актуален. Помага на организациите да поддържат чувство за ред и формалност.

Може да не сте в състояние да спрете нападателите да се насочат към вашите имейли, но можете да анулирате техните атаки с ефективна политика за сигурност на имейла.

Когато всички, които използват вашия имейл, разберат как да пазят информацията в безопасност, киберпрестъпниците няма да имат възможност да атакуват. Въпрос на време е да се откажат от опитите да проникнат в мрежата ви и да преминат към следващата.

Как да напишете ефективен имейл бързо (4 AI инструмента, които можете да използвате)

Борите ли се с писането на имейли, за да свършите нещата? Ето няколко съвета как да пишете по-добри имейли по-бързо, заедно с някои инструменти, които да използвате.

Прочетете Следващото

За автора