10-те най-добри начина за администраторите на Office да се възползват максимално от Google Workspace

Административният специалист трябва да се справя с тежки натоварвания и взискателни графици. Въпреки това, правилните приложения могат да им помогнат да автоматизират задачите и да направят процесите безпроблемни.

Ако използвате Google Workspace във вашата организация, можете да използвате нейните инструменти за изпълнение на общи отговорности. Прочетете, за да разберете как администраторите могат да използват Google Workspace.

1. Планирайте и организирайте екипни събития

Преди да организирате пътуване за колеги, може да искате да знаете техните предпочитания за хотел и полет. Използвайте Google Forms, за да направите анкета за избор на полети и хотели, преди да вземете окончателното решение.

Свързани: Google Формуляри срещу Формуляри на Microsoft: кой да използвате?

Докато управляват събития при пътувания за екип, администраторите могат да създадат групов пощенски списък в Gmail, като включат всички, участващи в това събитие. Това ще ги спести от изпращане на отделни имейли до всеки участник. Изпратете един имейл до групата и всички членове ще получават важни актуализации.

Много администратори трябва да работят като асистенти на мениджъра. Независимо дали трябва да носите тази шапка за ограничено или неопределено време, трябва да го направите с пълна отдаденост.

С помощта на инструментите на Google Workspace, като Gmail, Контакти и Календар, можете безпроблемно да си кореспондирате от тяхно име. Всичко, което трябва да направите, е да имате достъп до техния акаунт в Google Workspace на вашия компютър. Или можете да свържете техния имейл акаунт с вашия Gmail чрез IMAP.

3. Организирайте кореспонденция с филтрирана входяща кутия

Получаването на стотици имейли във входящата ви поща всеки ден може да бъде стресиращо. Но като организирате входящата си кутия, можете да поддържате нещата подредени. Когато имате Gmail като част от Google Workspace, не е необходимо да използвате друг имейл клиент.

Gmail ви позволява да създавате етикети за различни податели, така че входящите имейли да отиват в отделни папки. Можете също така да направите Gmail автоматично със звезда, препращане или изтриване на всеки конкретен имейл, за да запазите входящата си поща без ненужни имейли.

4. Управлявайте без усилие имейли с шаблони и подпис

Многократното въвеждане на едни и същи имейл съобщения може да бъде скучно и дразнещо. Можете да създавате шаблони за най-често използваните съобщения в Gmail. Тя ви позволява да създавате до 50 шаблона за всеки акаунт, така че можете да спестите ценно време.

Можете също да използвате тази функция за шаблон, за да запазите множество подписи. Когато съставяте имейл, изберете подходящия шаблон с подходящия подпис според това кого представлявате.

5. Комуникирайте незабавно с Google Chat

Независимо дали трябва да се свържете с шефа си, без да го безпокоите с телефонни обаждания, или искате да разговаряте набързо със служител, незабавният чат е най-добрият вариант. С Google Chat можете да ги питате всичко и те могат да ви отговорят незабавно.

Въпреки че хората не винаги могат да вдигнат телефонно обаждане, те могат да проверят въпросите, които сте задали в чата. Ако са заети, могат да се свържат с вас в удобното им време.

6. Създайте списък със задачи и получавайте известия

Създаването на списък със задачи за важните ви задачи е задължително, ако не искате да ги забравите. С Google Workspace няма нужда да използвате отделно приложение за списък със задачи. С помощта на Google Keep можете да създадете списък със задачи, които те искат да изпълняват. Те могат да използват този онлайн инструмент по време на срещи, за да водят бележки.

Свързани: Как да организирате вашите списъци със задачи, използвайки елементи за действие

По-късно администраторите могат също да споделят документа Keep с други подходящи страни. Те могат да използват Google Календар и да добавят задачи като събития, за да получават напомняния за задачи. Освен това, това приложение ви позволява да персонализирате времето за напомняния за всяка задача или събитие.

7. Заявки за координиране

Като администратор на офиса, често е трудно да следите всички заявки за съоръжения, които служителите правят. С помощта на Google Forms можете да събирате всички заявки на едно място. Създайте формуляр за заявки за услуги като поддръжка и кетъринг.

Споделете го с всички служители и когато някой го попълни, ще получите известие по имейл и адрес толкова бързо. Можете да предоставите достъп до данните от формулярите на друг администраторски персонал, така че множество хора да могат да разглеждат заявките, когато им е удобно.

Администраторите могат да управляват заявките и да следят завършените и чакащите заявки с помощта на Google Таблици.

8. 24/7 достъп до файл отвсякъде

Като офис администратор, вашето задължение не може да бъде ограничено до фиксирано работно време. Вашата организация може да иска незабавно да получите достъп или да споделите определен файл, дори извън служебното време. Следователно не можете да разчитате на персонални компютри за съхраняване на важни офис документи.

Използвайте Google Диск, за да съхранявате файловете и документите, така че да имате достъп до тях по всяко време и навсякъде. Освен това ви позволява да споделяте документите с вашите колеги.

Независимо дали закъснявате за офиса или трябва да се координирате с администраторите, работещи в друга смяна, използването на Споделен диск за съотборници ще осигури сигурен и лесен достъп.

9. Незабавно споделяне на файлове и сътрудничество

Искате ли незабавно да споделяте документи? Създайте документ и електронна таблица в Google Workspace и ги споделете незабавно с толкова хора, колкото искате. Можете да зададете роли, докато споделяте, за да гарантирате сигурността и целостта на файла.

Приложения като Google Документи и Google Таблици също така ви позволява да общувате директно от документа. Ако искате няколко администратора да работят върху файл в реално време, нищо не може да бъде по-добро от приложенията Документи, Таблици и Презентации на Google Workspace.

Тези приложения поддържат съвместна работа и показват кой член на екипа е направил промени в документ.

10. Наличност на координация за срещи и обучение

Координирането на наличността на служители за обучителни сесии и срещи вече не трябва да бъде проблем. Календарът с инструмента Google Workspace ви позволява да разберете кога всички са на разположение и да планирате срещи.

Администраторите могат дори да създават отделни календари за събития, срещи, обучения, ваканции за екипите. По този начин служителите могат също да коригират личните си графици според събитията, изброени в календара.

Google Workspace за администратори на Office

Отговорността на офис администратора е да координира и наблюдава всичко, което се случва в организацията. Въпреки че работното натоварване често може да се отрази, използването на правилните приложения може да улесни задачите за администраторите.

Компаниите, които вече използват Google Workspace, не се нуждаят от допълнителни инструменти за изпълнение на повечето административни задачи. Сега, когато знаете как да използвате инструментите на Google Workspace, можете да управлявате екипите, дори ако работят от отдалечени места.

10-те най-добри съвета за ефективно управление на отдалечен екип

Трудно ли ви е да управлявате екип, работещ от разстояние? Опитайте тези най-добри съвети за организирано дистанционно управление на екип.

Прочетете Следващото

За автора