Какво е одит на времето и защо е важен?

Беше натоварен ден на работа. Седяхте на бюрото си с поглед към компютъра. Време е за затваряне. Докато се приготвяте за тръгване, проверявате обема на работата, която сте свършили. Това, което виждате, не съвпада с часовете, които сте поставили. Чудите се защо е така.

Може да сте прекарали по-голямата част от времето си в общуване в социалните медии, вместо да вършите работата, която сте си поставили за цел.

Този сценарий обяснява колко хора прекарват времето си на работа. Задайте различен път за себе си, като направите одит на времето, за да инвестирате времето си по-добре.

Защо трябва да извършвате одит на времето?

Одитът на времето е систематичен процес, използван за преглед на това как прекарвате времето си. Позволява ви ефективно да управлявате времето си за постигане на целите си.

Начинът, по който инвестирате времето си на работа, влияе върху вашата производителност. Най-ефективните хора са тези, които използват времето си добре. Какъв по-добър начин да разберете как прекарвате времето си от това да направите одит на времето?

Нека разгледаме някои причини, поради които трябва да се отнасяте по-сериозно към одита на времето.

1. Ефективно управление на времето

Ефективното управление на времето ви помага да подобрете баланса си между професионалния и личния живот. Той ограничава излишъците, които ви отнемат времето.

Прекарвате няколко часа на работа. Но в края на деня разбирате, че не е постигнато толкова много. Одитът на времето ви помага да разберете непродуктивните дейности, за които прекарвате времето си.

2. Рационално вземане на решения

Одитът във времето полага солидна основа, необходима за вземане на информирани решения за постигане на целта ви. Вие сте по-склонни да вземате рационални, а не емоционални решения.

Постигането на бизнес цели е по-бързо, когато прикачите времева рамка към тях. С ефективен одит на времето вие идентифицирате колко време можете да посветите на целите си и да работите за постигане на някои важни етапи в рамките на определен период.

3. Време съзнание и стойност

Може да инвестирате времето си в непродуктивни дейности, без дори да го осъзнавате. Вероятно прекарвате няколко часа на компютъра си на работа. Но вие сте заети във Facebook през повечето от онези часове, когато се предполага, че работите. До края на деня знаете, че сте прекарали часове на компютъра си, но нямате резултати, които да покажете за това.

Одитът на времето ви помага да разберете не само важността на времето, но и как го инвестирате. Познаването на непродуктивните начинания, които отнемат времето ви, ви помага да станете съзнателни, за да накарате времето си да се брои.

4. Обективност

Извършването на одит на времето ви помага да бъдете обективни, а не субективни. Вие събирате фактите за това как и къде прекарвате времето си. За този, който е решен да подобри играта си в кариерата или работата си, това ви подтиква да станете проактивни с времето си, а не да реагирате.

Вместо да позволи на непланирани събития да изядат времето ви, одитът на времето ви мотивира да създадете график на вашите дейности предварително и да го следвате стриктно.

Седмичният работен план е ефективна инициатива за проактивност с времето си на работа. Той ви дава информация за дейностите, с които ще се занимавате през седмицата предварително.

5. Отчетност

Правилният одит на времето е полицията за отчетност. Той не само ви държи отговорни за това как прекарвате времето си, но също така ви дава представа как бихте могли да използвате времето си по-добре. И ако не го спазвате, последствията са видими във всички задачи, цели и задачи, които все още не сте изпълнили.

Отговорността за използването на времето е полезна, ако работите с екип. Одитът на времето ви показва как всеки член на екипа прекарва времето си.

Провеждането на ефективен одит на времето включва проследяване и документиране на това, в което прекарвате времето си всеки ден. Данните, записани от успешен одит на времето, помагат за създаването на бъдещи времеви диаграми и прогнозни графици.

Има основни инструменти, които можете да използвате, за да извлечете максимума от времето си за одит. Ето някои от тях.

1. Дневник

Дневникът е един от най-старите и прости инструменти за одит на времето, но все още ефективен. Дневниците са нещо много преди появата на компютъра и интернет. Вероятно сте имали дневник, в който сте записвали събития от живота си, докато сте израстнали.

Мандрите все още са много наоколо. Но вместо да използвате старите печатни дневници, можете да използвате електронни дневници, за да следите дейностите си.

Данните, съдържащи се във вашия дневник, ви помагат да разберете как прекарвате времето си.

2. Работен лист за одит на времето

Работният лист за одит на времето е електронен документ, който съдържа записани данни, оценени резултати и периода на процеса на одит на времето. С този инструмент можете лесно да идентифицирате и да правите препратки за това как прекарвате времето си.

Свързани: Най-добрите шаблони за разписание за проследяване на работното ви време

3. Софтуер за проследяване на времето

Благодарение на напредъка в технологиите има няколко инструмента, които можете да използвате проследявайте времето си и увеличавайте производителността си.

Инструменти за проследяване на времето като Apploye са ефективни при одитиране на времето, като проследяват дейностите, в които участвате онлайн, и показват продължителността на всяка дейност. Въз основа на вашите настройки получавате известия, когато прекарвате твърде много време в конкретен уебсайт или приложение.

Свързани: Най-добрият софтуер и приложения за проследяване на времето

6 стъпки за ефективен одит на времето

Използването на времето си за по-добро използване води до огромна промяна в работата ви. Един час, прекаран в продуктивни задачи, е по-ценен от 10 часа, прекарани в несериозни дейности. Нищо чудно, че служителите, които инвестират времето си разумно, са по-ефективни.

Готови ли сте да направите одит на времето? Ето няколко стъпки, които да ви насочат.

1. Постави си цел

Защо искате да извършите одит на времето? Колкото и прост да изглежда въпросът, отговорът на него може да бъде труден, особено ако не сте го помислили.

Определете целта си от самото начало. Това, че го разбирате, ви помага да се съсредоточите върху нещата, които са важни за вас. В края на одита ви ще знаете как да приложите констатациите си.

2. Установете краен срок

След като установите целта си, установете и краен срок за нейното постигане. В противен случай може да се задържи твърде дълго. Обърнете внимание на дейностите, които извършвате в рамките на определения срок.

Колкото и да искате да свършите нещата незабавно, не ги бързайте. Цялата същност на одита ще бъде провалена, ако резултатите ви не са точни. Основното правило е да се движите с умерено темпо.

3. Планирайте стратегически

Трябва да имате подробен план за това как възнамерявате да постигнете целите, които сте си поставили да постигнете по време на одита на времето. Този план трябва да бъде реалистичен и свързан.

Стратегическото планиране във вашия времеви одит включва пренасяне на всички от вашия екип и предоставяне на необходимите инструменти и ресурси за одита. Ефективният план ви помага да елиминирате загубата на време и ресурси.

4. Събиране на данни

Събирането на данни е много важна стъпка в процеса на одит на времето. Това става чрез събиране на записи за това как сте прекарвали времето си до този момент.

За да преминете успешно от точка А към точка Б, трябва да разберете динамиката на точка А и след това да използвате тази информация като ръководство за преминаване към следващата фаза.

5. Анализирайте събраните данни

Анализът на събраните данни ви помага да установите връзката между това къде сте били и къде се намирате сега. Не всички събрани данни са необходими за вашия одит.

Трябва да филтрирате пропуските във вашите данни, тъй като те биха могли да променят точността на вашия одит. Съсредоточете се върху важните данни. Такива данни трябва да бъдат анализирани и категоризирани, за да отговарят на целта на одита на времето.

6. Задайте цели

Целите ви държат на крака и ви дават усещане за постижение. Работата за постигане на целите си за одит на времето наведнъж може да бъде непосилна, особено когато целите са големи.

Разбийте целите си на малки цели, които да бъдат постигнати в рамките на определени периоди. Докато постигате всяка цел, празнувайте себе си за добре свършената работа. Вашата положителна енергия от постигането на целта ви мотивира да постигнете други цели, приближавайки ви до големите ви цели.

Всяка секунда се брои

Ще бъдете изумени от броя на непродуктивните неща, за които прекарвате времето си. Одитът на времето извежда тази информация на преден план, като ви показва дейностите, които губят ценното ви време.

Времето винаги се движи. Ако го загубиш, не можеш да си го върнеш. Ако дадена дейност не добавя стойност към вашата кариера или професионален живот, тя не заслужава вашето внимание.

Как да спазим сроковете и да свършим задачите навреме: 8 съвета

Научете как да се придържате към сроковете, наложени от вас, и да свършите нещата преди крайния срок. Ето няколко полезни съвета!

Прочетете Следващото

За автора