Как да преодолеете претоварването със сътрудничество на работното си място

Когато се появи нов проект, често се случва екипът ви да се събере, за да обсъди как най-добре да се справи с него. Ако е направено по правилния начин, това може да направи чудеса за вашия резултат.

Въпреки това, докато се опитвате да извлечете ползите от този тип работа в екип, може по невнимание да се прекалите и да създадете проблем, наречен „претоварване на сътрудничеството“.

В тази статия ще обсъдим съвети и инструменти, които можете да използвате, за да избегнете претоварване на сътрудничеството.

Какво е претоварване на сътрудничество?

Претоварването на сътрудничеството възниква, когато хората се ангажират толкова често с колеги, че това пречи на производителността и се отразява негативно на благосъстоянието на служителите.

Това може да бъде причинено от няколко фактора, като твърде много ненужни срещи, прекомерно изпращане на имейли, достъп до няколко цифрови инструменти, твърде много хора, които работят по един и същ проект едновременно или са на разположение по всяко време, за да отговорят на колегите запитвания.

Когато това се случи, членовете на екипа могат да бъдат претоварени и затънали в задачи за комуникация и вземане на решения.

Това обикновено води до намалена работна ефективност и производителност. В някои случаи всички тези съвместни задачи се превръщат в разсейващи фактори, които пречат на хората да вършат работата, която трябва да свършат сами.

В крайна сметка границите между работа и личен живот се размиват, тъй като служителите са принудени да носят недовършена работа вкъщи, което води до изгаряне.

Грешните инструменти могат да доведат до объркване, разочарование и претоварване на сътрудничеството. И обратно, правилните инструменти могат да направят екипа ви по-ефективен и продуктивен.

Първата стъпка за преодоляване на претоварването на сътрудничеството е да изберете правилните инструменти за работата. Не всички цифрови решения са създадени еднакви и някои са по-подходящи за конкретни задачи от други.

Например, има много причини да използвате инструменти за сътрудничество вместо имейл, включително спестяване на време, по-добър достъп до информация и подобряване на производителността, за да назовем само няколко.

Като се има предвид това, когато избирате инструменти за сътрудничество за вашия екип, не забравяйте да изберете удобни за потребителя инструменти за лесно приемане и такива, позволяващи интеграция с други приложения, за да работят заедно безпроблемно.

Например инструмент за екипен чат като Отслабване може да бъде чудесно за вътрешна комуникация между колеги, докато инструмент за управление на задачи като асана може да ви помогне да следите кой какво прави и кога. И двете софтуерни решения се свързват безпроблемно заедно, което ви позволява избягвайте смяната на контекста и подобрявайте продуктивността на екипа и сътрудничество.

2. Създайте ясен работен поток

Жизненоважно е да създадете ясен работен поток, за да избегнете прекалено много хора да работят по един и същи проект. Добре дефинираният процес може да предотврати объркване и да гарантира, че всеки знае своята роля и очаквания. Това също така позволява на служителите да управляват по-добре времето си извън работа.

Асана е отлична за тази работа. Можете лесно да създавате задачи от самото начало и да ги възлагате на членовете на вашия екип или можете да използвате една от многобройните шаблони.

Например, ако вашият екип обикновено се занимава със запитвания за поддръжка на клиенти, разработете шаблон за обработката им, така че всеки да следва един и същ процес всеки път. Това ще помогне за намаляване на умората от вземане на решения и ще подобри качеството на крайния резултат. Освен това използвайте контролни списъци, за да помогнете на членовете на екипа да останат на път и организирани, което ще сведе до минимум шансовете задачите да бъдат забравени.

Ясният работен процес и добре дефинираните роли са от съществено значение за избягване на претоварването на сътрудничеството. С правилните инструменти и разбиране как да ги използвате най-добре, можете да поддържате екипа си да работи продуктивно заедно, без да се чувствате претоварени.

3. Създайте централно хранилище на данни

Един практичен начин за преодоляване на претоварването на сътрудничеството е чрез настройване на вътрешно уики за да централизирате всичките си файлове и информация. Това ще улесни хората да имат достъп до всичко необходимо на едно място, без всеки път разсейвайки другите колеги или преминавайки през няколко платформи, за да откриете какво представляват търся.

Можете да направите това с помощта на инструмент като тетра. Този инструмент ви позволява бързо и лесно да създавате, осъществявате достъп и споделяте страници с вашия екип. Освен това позволява на множество потребители да имат достъп и да добавят информация едновременно и има стабилна функция за търсене, за да намерите това, което търсите.

Като разполагат с цялата необходима информация на едно място, членовете на екипа могат лесно да намерят това, от което се нуждаят, без да търсят в множество имейли. Нещо повече, той се интегрира с вашето работно пространство в Slack, така че винаги да имате най-актуалната информация на една ръка разстояние.

4. Възползвайте се от асинхронната комуникация

Асинхронната комуникация е чудесен начин за подобряване на производителността и намаляване на претоварването на сътрудничеството. Например, вместо да поискате от някого незабавен отговор по имейл или незабавно съобщение, когато отговорът ви е нужен само на по-късна дата, изпратете му текст и го помолете да отговори, когато има време.

Този тип комуникация може да бъде полезен, ако работното време на вашия колега не е в съответствие с вашето, например, ако работите дистанционно в различни часови зони. Това ще позволи на двете страни да свършат работата си, без постоянно да се прекъсват взаимно, когато никой не се нуждае от незабавен отговор.

Като се възползвате от асинхронната комуникация, можете да се спасите от получаването на безкрайни известия за съобщения всеки ден, като същевременно поддържате продуктивни екипни взаимодействия през цялото време. Можете да го вземете по-нататък използване на тихи срещи за по-ангажиращо сътрудничество.

5. Признайте ефективно сътрудничество

Въпреки че можете да използвате горните техники, за да избегнете претоварване на сътрудничеството, от съществено значение е да признаете ефективната работа в екип, за да насърчите и мотивирате служителите да продължат да работят заедно продуктивно.

Можете да направите това лесно с инструменти като Бонус които позволяват на мениджърите да разпознават служителите винаги, когато надхвърлят и надхвърлят заедно дадена задача. Bonusly се интегрира със Slack, позволявайки често и навременно разпознаване.

Ефективното сътрудничество е на ръка разстояние

Сътрудничеството може да бъде жизнеспособно решение в много случаи, но прекомерното разчитане на него може да бъде проблематично. Претоварването на сътрудничеството може да бъде истинско предизвикателство на работното място.

Въпреки това, с тези съвети под ръка, можете да премахнете ненужните разсейвания, като същевременно насърчавате продуктивните взаимодействия на работното място. Като разпознаете признаците на претоварване на сътрудничеството и предприемете стъпки за справянето с тях, можете да поддържате екипа си да работи хармонично заедно за постигане на общи цели.

6-те най-добри безплатни онлайн инструмента за сътрудничество за работа от вкъщи

Онлайн сътрудничеството с клиенти и екипи може да бъде сложно. Използвайте тези надеждни безплатни инструменти, когато работите от вкъщи.

Прочетете Следващото

За автора