Винаги искате да имате най-новите налични данни, ако правите презентация. По този начин можете да гарантирате, че вашите слайдове са точни и отразяват реалностите на земята.
Въпреки това, има моменти, когато трябва да създадете презентация, тъй като вашите колеги все още събират данни. Как можете да гарантирате, че всяка промяна, която правят във вашата база данни на Excel, отразява във вашия слайд на PowerPoint?
Тук идва функцията за поставяне на връзка. Ето как да го използвате, за да сте сигурни, че винаги разполагате с най-новата информация за база данни и диаграми за вашата презентация.
За да свържете вашата таблица в Excel с вашата презентация, тя първо трябва да съществува. Ако вашите колеги все още не са го създали, можете да създадете таблица за място, която можете да изберете и копирате и след това да накарате вашите съотборници да актуализират съдържанието й. След като направите първоначалните данни, следвайте стъпките, описани по-долу.
- Изберете таблицата, която искате да копирате във вашата презентация.
- Кликнете върху копие или натиснете Ctrl + ° С (Команда + ° С за потребители на Mac).
- Отвори Microsoft Powerpoint.
- Отворете презентацията на файла, върху която работите, ако вече имате такава; в противен случай щракнете върху Празна презентация.
- На празен слайд отидете на Лента за начално меню.
- Кликнете върху стрелка надолу под икона за поставяне.
- Избирам Специално поставяне…
- В прозореца Специално поставяне изберете Поставете връзка радио бутон.
- Избирам Обект на работен лист на Microsoft Excel.
- Натиснете Добре.
След като приключите, ще видите таблицата, която сте копирали от Excel, да се появи във вашата презентация на PowerPoint.
Въпреки това, трябва да получите достъп до изходния файл на Excel, за да редактирате съдържанието или форматирането на таблицата, която сте добавили. За да направите това, можете да отворите файла, където сте го записали; или можете да щракнете двукратно върху таблицата и тя автоматично ще отвори изходния файл.
Свързани: Как да организирате електронните си таблици в Excel
Създаване на динамична диаграма
Един от най-лесните начини за визуализиране, сравняване и анализиране на данни и тенденции е използването на диаграми. Въпреки това, ако искате да създадете диаграма от свързаната таблица на Excel, която току-що създадохте, първо трябва да го направите от нейния изходен файл. След като направите диаграмата, можете да копирате и да я свържете с вашия PowerPoint файл. Ето как да го направите.
- Изберете диаграмата, която създавате в Excel.
- Кликнете върху копие или натиснете Ctrl + ° С (Команда + ° С за потребители на Mac).
- Отвори Microsoft Powerpoint.
- Отидете до слайда, където искате да поставите диаграмата, която току-що копирате.
- На У домалента за меню, щракнете върху стрелка надолу под икона за поставяне.
- В Опции за поставяне, можете да изберете Използване на тема на местоназначението и данни за връзка (L) или Запазете форматирането на източника и данните за връзката (F). Това са съответно третата и четвъртата икона. Първата опция ви позволява да използвате темата, която използвате за вашата презентация, докато втората запазва облика и усещането на вашия изходен файл на Excel.
- След като поставите диаграмата си, можете да я местите, за да отговаря на вашите нужди.
Свързани: Как да създавате мощни графики и диаграми в Microsoft Excel
Актуализиране на вашата диаграма
За съжаление, ако трябва да направите промени във вашата диаграма, ще трябва да отворите нейните изходни данни в Excel. Ако имате достъп до файла на Excel, можете просто да правите промени директно и това трябва автоматично да се отрази на диаграмата на PowerPoint.
Ако нямате отворен файл на Excel, можете Кликнете с десния бутон на диаграмата на PowerPoint, след което изберете Редактиране на данни > Редактиране на данни в Excel в контекстното меню. Можете също да изберете Редактиране на данни > Редактиране на данни за да отворите малък прозорец, ако трябва да направите само малки промени.
В случай, че промените, които правите, не се отразяват автоматично на диаграмата на PowerPoint, можете ръчно да я актуализирате. За да направите това, щракнете върху вашата диаграма, отидете на Лента на менюто за дизайн на диаграма, след което щракнете върху Обнови данни. Това ще извлече най-новата информация от свързания файл на Excel и ще актуализира информацията, показана на вашата диаграма на PowerPoint.
За разлика от вашата таблица с данни в Excel, всички промени, които правите в дизайна на диаграмата в Excel, няма да повлияят на вашата диаграма в PowerPoint. Поради тази причина трябва да финализирате дизайна и усещането на диаграмата, от която копирате в Excel, преди да я копирате във вашата презентация.
Като алтернатива можете да правите промени в дизайна на вашата диаграма на PowerPoint независимо. Това означава, че можете да промените как изглежда вашата презентационна диаграма, без да засягате диаграмата, която сте копирали от Excel.
За да направите тези промени, щракнете върху диаграмата си, след което отидете на Лента на менюто за дизайн на диаграма. Можете да изберете как се чувства графиката под Стилове на диаграми. Ако смятате, че текущият тип диаграма не пасва добре на вашата презентация, можете дори да я промените.
Кликнете върху Промяна на типа диаграма за да отворите нов прозорец. Оттам можете да изберете всеки тип диаграма, който харесвате, в лявата колона.
Свързани: Как да направите линейна графика в Excel
Понякога не можете да си спомните дали таблиците и диаграмите във вашата презентация са свързани с файл на Excel. Или може да се окаже, че сте свързали данните си в PowerPoint с електронна таблица, но не можете да си спомните къде сте ги запазили.
Можете да проверите директно файла на PowerPoint дали е свързан с някакъв файл и къде се намират тези файлове. За да направите това, щракнете върху Файл в лента за меню. В менюто на цял екран, което се отваря, отидете на Информация в лявата колона.
Под Информация прозорец, на дясна ръка колона, отидете на Свързани документи. Кликнете върху Отворете местоположението на файла за да видите къде са запазени свързаните файлове.
Ако сте преместили свързаните файлове на Excel, щракнете върху Редактиране на връзки към файлове. Ще се появи прозорец с връзки, показващ всеки свързан обект и местоположението на файла, прикачен към него. Прозорецът ви дава четири избора:
- Актуализирайте сега: Актуализирайте данните на обекта до последните промени в свързания файл.
- Отворен код: Отваря свързания файл на Excel.
- Промяна на източника…: Отваря прозорец на File Explorer, за да промените свързания файл.
- Прекъсване на връзката: Премахва връзката от вашата презентация.
Винаги бъдете актуализирани
Тази страхотна функция се появи за първи път в Microsoft Office 2010 и оттогава е достъпна за всички потребители на Office. Така че, когато правите презентация въз основа на непълни данни, вече не е нужно да се притеснявате да я актуализирате ръчно в бъдеще.
Като копирате информацията от Excel и след това я поставите във вашата презентация като свързан елемент, вие гарантирано автоматично актуализирате най-новите данни във вашия PowerPoint файл.
Използвайте тези съвети на Microsoft PowerPoint, за да избегнете често срещани грешки, да ангажирате аудиторията си и да създадете професионална презентация.
Прочетете Следващото
- производителност
- Microsoft Excel
- Съвети за електронни таблици
- Microsoft PowerPoint
- Съвети за презентация
- Съвети за Microsoft Office
Джоуи е писател, кариерен треньор и пилот. Той разви любов към всичко PC, откакто баща му купи настолен компютър, когато беше на 5 години. Оттогава той използва и максимизира технологията във всеки аспект от живота си.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, ревюта, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате