Подг 1 Никога не планирайте среща без цел. Ако можете да постигнете това, което трябва да постигнете с имейл или бележка, по-добре е да спестите време на себе си и на колегите си. 2 Започнете с една основна задача, крайната цел на срещата. Каква е вашата цел или желания резултат? Защо свикваш? Какво трябва да се направи? 3 След като определите целта на срещата, помислете малко за вида среща, която би била най-добра – индивидуална? Сесия между два малки отбора? Или просто вие, лидерът, разговаряте с няколко ключови играчи за вашия план за игра? 4 След като сте решили основния си фокус, очертайте всичко, което трябва да се случи в подкрепа на този резултат. Опростете плана като цяло в по-малки действия; всичко конкретно, осезаемо и присвоено на кохорта. 5 Много офиси вече са вградени с отдалечена работа и използват общи приложения за виртуални срещи като Zoom, Skype или Google Meet. Ако вие или вашата компания сте нов в света на отдалечените места за срещи, направете малко проучване и изберете най-доброто приложение за виртуални срещи за вашите нужди. 6 Решете колко дълго трябва да продължи вашата среща; като общо правило срещата ви не трябва да продължава повече от час. Създайте прост график за продължителността на вашата среща, като разделите общото си време, разпределено на отделни, дефинирани блокове, всеки от които е посветен на нещо конкретно. 7 В случай на среща, която наистина трябва да надвишава един час, кратка почивка по средата може да е подходяща. Планирайте пет минути, ако е планирано да бъде дълъг път. 8 Ако вашият домашен офис или работна зона все още не са оборудвани за виртуална среща, уверете се, че нещата са във форма преди деня на вашата среща. Светлият, неутрален фон и силен източник на осветление създават професионално миниатюрно изображение. 9 Подгответе предварително лист за дневен ред, който присъстващите да използват, докато провеждате вашата виртуална среща. Този лист ще им помогне да останат с вас, докато говорите; също така ще ви помогне да изясните визията си за срещата и да организирате собствените си мисли. 10 Официалното слайдшоу или презентация на PowerPoint също може да спестява време, особено ако имате много факти, статистически данни или цифри, които да споделите в рамките на този ограничен период от време. 11 Ако даден ресурс може да се споделя дигитално, винаги е по-бързо да предоставите списък с хипервръзки, документация и препоръки за вашия екип, отколкото би било да ги научите на всичко, което трябва да знаят по време на срещата себе си. Ако е необходима по-ангажираща сесия за обучение, тя трябва да бъде планирана отделно и в групи, ако е възможно. 12 Идентифицирайте всички препятствия и неизвестни, през които все още работите. Ако е необходимо, планирайте малко време за открита дискусия. Изложете няколко различни възможности, към които да се стремите, ако пътят пред вас е неясен. 13. Направете си списък за проверка, на който да се обърнете, след като дадете своето мнение. Това трябва да бъде списък на всичко, което трябва да предадете на вашия екип, както и вашите елементи за действие и всичко, което води до тях логистично. Тази разпоредба гарантира, че нищо не е забравено в момента.
Покани 14 Оценете списъка си с действия и визуализирайте екипа, който трябва да изградите, за да се грижите за тях ефективно и ефикасно. Кой трябва да присъства? Каква е причината за включването на всеки присъстващ? 15 Поканете само тези, от които имате нужда. Въпреки че не трябва да се чувствате ограничени до един или друг конкретен номер, винаги си струва да поддържате списъка си с гости възможно най-кратък, без да забравяте за някой важен. 16 Поканете своя списък с присъстващи много предварително, когато е възможно. Срещите в последната минута са подходящи, когато е необходимо или при спешни случаи; когато планирате по-сложни, организирани проекти обаче, умът ви винаги трябва да е с няколко седмици напред. Денят на 17 Преди да започнете, изчистете зоната си от потенциални разсейващи фактори, особено ако се настройвате от вкъщи. 18 Яжте обяд или бърза закуска преди това и изпийте чаша вода до себе си. 19 Както при всяка друга професионална среща, външният ви вид трябва да бъде добре възпитан и удобен за офиса. 20 Проверката на микрофона, камерата и Wi-Fi преди срещата ви е един от начините да предотвратите злополучен технически проблем по време на шоуто. Ако използвате лаптоп, уверете се, че сте включени, заредени и готови за грохот. 21 Вашата уеб камера трябва да ви срещне на нивото на очите. Опитайте се да притиснете прозореца възможно най-близо до окото на уеб камерата. Искате да поддържате емисията си удобна за гледане за тези, с които ще се срещате. Контактът с очите помага. 22 Ако сте нервен или никога не сте присъствали на онлайн среща от разстояние, тренирайте предварително пред камера, без никой да гледа. Вашата екранна усмивка вероятно ще изглежда и ще се чувства много по-различно от истинската ви; изпитването на емоции пред камера е умение, но след няколко виртуални срещи няма да е необходимо дори да мислите за това. 23 Заглушаване на телефона; изключете известията на работния плот и всичко друго, което може да вдига шум по време на срещата. Ако е възможно, уговорете известно време непосредствено преди срещата си, за да отговорите на съобщения в последния момент или да проверите нещо важно, което наблюдавате активно. 24 Трябва да имате под ръка приложение за водене на бележки или лист хартия и химикал за бързи бележки и задачи. Трябва да присъствате, да сте ангажирани и да се интересувате от този, който говори и каквото и да се говори. По време на 25 Ако вие сте организаторът на срещата, прехвърлете бързо. Започнете бързо и точно и кажете какво трябва да се каже, преди да усъвършенствате първото си действие. 26 Ако е подходящо, може да се наложи да назначите някой да запише протокола от срещата. Някои видове софтуер за сътрудничество всъщност ще могат да направят това вместо вас. Документацията е най-бързият начин за бързо улавяне на тези, които не присъстват, и държи всички участници отговорни за това, което всъщност е казано и споделено. Опитайте се да не го пропускате, ако е възможно. 27 В зависимост от размера и естеството на срещата, представянето може да бъде по ред. Планирайте специален блок от време за представяне в началото на срещата си, ако е необходимо. 28 Разпределянето на роли на всеки елемент от действие естествено ще бъде една от най-важните части на всяка виртуална среща. Отново трябва да знаете какви са тези роли и кой ще ги изпълнява, преди срещата да започне. 29 Създайте времева линия и го направете визуално, ако е възможно. Нека всички знаят кога следващия път ще докоснете базата. Интелигентно задайте срокове. Започнете достатъчно далеч предварително, така че всеки да има повече от достатъчно време, за да успее. 30 Минимизирайте безцелното бърборене, особено в началото на срещата. След като наберете инерция, обикновено няма да е необходимо да продължавате микроуправлението. 31 Бързо повторно обобщение в края, преглед на всяка роля и цел, е един от начините за засилване на резултата от срещата. 32 Преди заседанието да бъде прекратено, уверете се, че всички напускат масата с всичко необходимо, за да продължат напред. Всеки трябва да знае своята роля и какво ще се очаква от него, преди да се откаже. Отделете няколко минути в края, за да зададете всякакви въпроси и да изчистите въздуха от всяко объркване. 33 Ако имате останало време за задния край и никой не казва нищо, обадете се по-рано. Потвърдете, че всички са на една и съща страница и продължете с деня. След 34 Ако ви е назначен предмет за действие от вас самите или от началник, скочете върху него. Започнете незабавно да работите върху краткосрочни действия. Започнете да планирате неща, които са по-напред. 35 Ако все още нямате такъв, нов групов календар може да е един удобен начин за планиране на следващите срещи в бъдеще. Това ще бъде особено полезно, ако този екип ще си сътрудничи често, поне в обозримо бъдеще. 36 Ако следвате инструкции или заповеди, следете всички проблеми, които срещате, или въпроси, които възникват. Неспешните запитвания обикновено могат да бъдат отнесени към списък, който добавяте, докато отивате. Разбира се, ако наистина сте заседнали, винаги трябва незабавно да се протегнете назад, за да се изправите на крака. 37 Помнете всичките си „победи“, дори малки неща, преди всъщност да завършите елемента си за действие като цяло. Те са чудесен начин да следите напредъка си и могат да осигурят така необходимия тласък на морала в моменти на неудовлетвореност. 38 Докато вие и вашите колеги напредвате, от хоризонта ще се появят нови цели и предизвикателства. Ролите ще се развиват и ще се представят нови цели – за да се поддържа всичко заедно в реално време, отворената линия на комуникация е жизненоважна. Когато член на екипа успее, той трябва да знае какво следва за него. Винаги давайте на всеки човек нещо, което да прави и къде да отиде. Бъдеще 39 Проследете всичко. Ако организирате начинанието, проверявайте отново толкова често, колкото е необходимо, особено ако изглежда, че някой се затруднява. 40 Помислете за срещата в свободното си време. Какво мина добре? Какво се проточи? Помислете какво работи за вас и вашия екип и какво не. Направете каквото можете в бъдеще, за да избегнете попадането в същите тези клопки.
5 спестяващи време приложения за по-добри срещи както онлайн, така и офлайн
Независимо дали е виртуално или лично, вашето време може да бъде прекарано по-ефективно и продуктивно, ако използвате правилните инструменти за организиране и управление на срещи.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, ревюта, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате